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Eine kurze Einführung

Niemand liest gerne Handbücher. Daher versuchen wir hier, uns so kurz wie möglich zu halten.

Ihr könnt direkt mit kisscal loslegen, wenn ihr euch das erste mal einloggt. Sobald ihr dann weitere Funktionen nutzen möchtet (Nachrichten verschicken, weitere Artist-Kalender, Online-Buchung etc.), sind ein paar Dinge bei euren Einstellungen erforderlich (siehe kisscal einrichten weiter unten), aber alles zu seiner Zeit.

Mit den nachfolgenden Tutorials führen wir euch zunächst Schritt für Schritt an die Funktionen von kisscal heran…​

Schnell zum Ziel

Unser Online-Service

Für alle, die keine Auto-Didakten sind, bieten wir Webinare, Online-Support und Fernwartungs-Services an, die ihr euch hier direkt online buchen könnt:

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Die Grundlagen

Kisscal ist mehr als nur ein Kalender. Welchen grundlegenden Unterschied ihr zu "normalen" Kalender ihr für eure Arbeit mit kisscal unbedingt kennen solltet, ist hier beschrieben.

Kunden, Termine, Projekte

Kisscal kann für dich voll automatisch all die Dinge verwalten, die einem ansonsten viel Arbeit machen: fehlende Anzahlungen anmahnen, vorgemerkte Termine nachfassen, Termine verschieben/absagen wegen Krankheit, Wartelisten führen, Stammkunden von Guest-Artists anschreiben, Zufriedenheitsbefragungen und unzähliges mehr.

Damit das funktioniert, führt kisscal für dich neben Kunden und Terminen auch noch Projekte. Wie dies funktioniert, ist in diesem Tutorial anschaulich beschrieben:

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Los geht’s

Termine, Kunden, Projekte erfassen, verschieben, vormerken, …​ also alles, was ihr tagein, tagaus braucht, zeigen wir euch hier.

Ein schneller Überblick

Als erstes geben wir dir hier einen schnellen Überblick über die Funktionen auf der Startseite von kisscal: Dem Kalender und der Kundenliste.

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Termine vereinbaren

Hier zeigen wir euch, wie ihr am schnellsten eure bestehenden Termine in kisscal pflegt und dabei bereits Grundlagen für alle weiteren Funktionen in kisscal legt (Kundenstamm, Termin- und Projekt-Management, Wartelisten u.v.m.).

Außerdem: wie läuft eine Terminvereinbarung in kisscal ab, persönlich oder telefonisch bzw. via Email/FB, möglichst einfach, schnell und so, dass alle Formalitäten stimmen?

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Tipps & Tricks zu Terminen & Projekten

Was kann der Kalender noch?

  • Private Termine

  • Info- Termine und Infos an Kollegen

  • Termine verschieben, auch zu einem anderen Artist

  • Vorlagen zu Terminen und Projekten

  • Gemeinsame Termine

  • Projekte übertragen

  • freie Termine über mehrere Artists suchen

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Urlaubsplanung

Tragt eure Urlaube in kisscal ein, informiert eure Kollegen darüber und all das so, dass diese freien Zeiten auch bei der Online-Buchung und eurem Platzmanagement berücksichtigt werden.

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Euer Kundenstamm

kisscal führt für euch voll automatisch einen Kundenstamm für alle Artists und Filialen. Das vereinfacht nicht nur die Arbeit im täglichen Geschäft, sondern bietet viele Möglichkeiten für Kundenbindung und -Werbung.

Alle Infos zu eurem Kundenstamm findet ihr in diesem Tutorial.

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Papierlose Formulare

Ihr habt erste Termine, Kunden und Projekte in kisscal angelegt? Und auch schon eine erste Einverständnis-Erklärung erstellt (fix und fertig vorausgefüllt)? Dann interessiert euch evtl. als nächstes, wie ihr alle eure Formulare komplett papierlos in kisscal führen könnt:

Digitale Unterschriften (kissSign)

Mit kissSign könnt ihr eure Einverständniserklärungen und alle weiteren Formulare (auch eigene) papierlos ausfüllen sowie digital und rechtssicher unterschreiben lassen. In diesem Tutorial erfahrt ihr alles, was ihr dafür wissen müsst:

  • Rechtliches und Voraussetzungen

  • Die einmalige Einrichtung

  • Der Ablauf in kissCal und kissSign

  • Wie ihr fehlende Formulare erkennt und trackt

KissSign ist kostenpflichtig und keine Voraussetzung für eure Arbeit mit kissCal. Es wird euren Alltag aber erheblich vereinfachen!

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bestehende Kunden und Termine importieren

Ihr habt bereits eine digitale Kundenliste oder arbeitet mit einem elektronischen Kalender? Dann könnt ihr die Kunden/Termine natürlich auch in kisscal übernehmen. Falls nicht, könnt ihr diese Totorials einfach überspringen.

Kundenimport

Kisscal bietet euch die Möglichkeit, Kundendaten im sog. csv-Format zu importieren.

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iCal Import

Termine aus anderen elektronischen Kalender (Apple, Google, …​) könnt ihr ebenfalls in kisscal importieren (iCal-Format). Dabei werden auch Kundendaten aus euren Terminen heraus gelesen.

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Termine und Projekte managen

OK, sobald ihr mal eine Reihe Termine, Folgetermine, Kunden und Projekte in kisscal eingepflegt habt und mit den obigen Themen soweit klar kommt, wird es Zeit, sich mit den weiteren Funktionen zu beschäftigen.

Kisscal ist weit mehr, als nur ein Kalender. Es kann dir helfen, deine Termine (und Projekte) einfacher und professioneller zu managen, als dies von Hand überhaupt möglich wäre. Hier holst du das Maximum aus deinen Daten heraus und sparst dabei sogar Zeit.

Bitte beachte hierzu auch unsere Hinweise zur Datenpflege weiter unten!

Termin-Vorbereitung

In Sachen Terminvorbereitung stehen dir in kisscal zahlreiche Auswertungen zur Verfügung, die dir das Leben leichter machen.

  • fehlende Anzahlungen

  • vorgemerkte (noch nicht bestätigte) Termine

  • Bitte um Termin-Bestätigung

  • fehlende Dokumente/Unterschriften

  • Termine verschieben/absagen (z.B. wegen Krankheit)

  • Ersatz für kurzfristige Terminausfälle

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Termin-Nachbereitung

Auch im Nachgang zu deinen Terminen sind ein paar Dinge zu beachten und zu erledigen. Selbstverständlich bietet dir kisscal auch hierfür die nötigen Listen:

  • Der Tagesabschluss

  • fehlende Termindokumentation

  • Hinfällige Termine

  • geschlossene Projekte mit Anzahlung/Terminkaution

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Jeder der Auswertungen bietet dir zugleich die Möglichkeit, die betreffenden Kunden automatisiert und doch individuell anzuschreiben (Broadcast).

Follow-Up

Ein guter Service bedeutet, niemanden zu vergessen. Unsere Follow-Up Listen helfen dir, genau dies mit minimalem Aufwand bieten zu können:

  • offene Projektanfragen

  • Laufende Projekte ohne Termine

  • Zufriedenheitsbefragungen

  • Ruhende Projekte mit Anzahlung/Terminkaution

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Kundenbindung

Selbstverständlich liegt uns mit kisscal auch die Langfristige Kundenbindung am Herzen. Die wichtigsten Auswertungen zeigen wir dir hier. Weitere kannst du dir jederzeit nach Belieben selbst gestalten:

  • Wartelisten managen/anschreiben

  • Guest-Artist wieder zu Besuch

  • Geburtstags-Aktionen

  • Kunden nach Stil-Richtung

  • Kundenexport für Newsletter

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Bei der Betreuung eurer Kunden sind eurer Kreativität mit kisscal zukünftig keine Grenzen mehr gesetzt! Lernt hier, wie ihr eigene Listen erstellt und eure Kundendaten in weiteren Programmen nutzen könnt…​

Newsletter & Anrufererkennung

Die Nutzung eurer Kundendaten geht selbstverständlich auch über kisscal hinaus. In diesem Tutorial zeigen wir euch, wie ihr diese z.B. in ein Newsletterprogramm oder eure Google-Kontakte für eine Anrufer-Erkennung übernehmen könnt.

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Datenpflege

Wenn du die obigen Listen das erste mal öffnest, fallen dir sicherlich Ungereimtheiten auf oder alle Projekte heißen einfach nur "Neues Projekt". Jede Auswertung ist halt immer nur so gut, wie die Daten darin (Shit in, shit out).

Voraussetzung dafür, dass du mit kisscal erfolgreich Termine und Projekte managen kannst, sind zuverlässige Daten. Selbstverständlich unterstützt dich kisscal auch hierbei:

Kundendubletten bereinigen

Wenn man eine Kundeliste führt, sind erfahrungsgemäß 10% - 20% der Kunden darin Dubletten. Diese können erheblichen Ärger machen, wenn man deswegen z.B. Infos zu einer Allergie beim Kunden übersieht.

Kisscal hilft euch dabei, Dubletten zu vermeiden, existierende Dubletten zu finden und mit wenigen Klicks zu bereinigen, ohne dass irgendwelche Daten (Projekte, Termine, Nachrichten, Bilder) verloren gehen.

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Weitere Datenpflege

Aber auch bei der Pflege aller weiterer Daten unterstützt dich kisscal, deren Pflege so effizient wie möglich vorzunehmen:

  • Unnötige Eingaben bei den Gesundheits-daten ("alles ok", "nichts", …​)

  • Kontaktprobleme (falsche Handy-Nr.)

  • fehlende Geburtstage

  • verständliche Projektnamen

  • u.v.m.

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Online-Termine, -Gutscheine, -Zahlungen

Die Welt ist online und Online-Anfragen, Termine, Gutscheine etc. setzen sich in allen Lebensbereichen durch. Auch in eurem Geschäft bietet sie euren Kunden einen (erheblichen!) zusätzlichen Service und hilft euch zugleich, Zeit zu sparen (weitere Infos auf unserer Website). In kisscal ist alles enthalten, was ihr dafür braucht.

Euer Kundenportal

Ihr könnt euch in kisscal euer eigenes Kundenportal gestalten, mit eigenem Logo, individuellen Farben, Bildern und genau den Buchungs-Optionen, die für euer Geschäft passen. Wie ihr das macht, zeigen wir euch hier.

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Erweiterte Funktionen

kisscal ist für die Branche zugeschnitten und bietet genau die zusätzlichen Funktionen, die ihr in eurem Tagesgeschäft benötigt:

Gutscheine verwalten

Führt eure Gutscheinliste ebenfalls direkt in KissCal inkl. der Einlösungen. Dabei sind natürlich mehrere Einlösungen je Gutschein möglich. Erfasst ihr außerdem eure Einnahmen in kisscal, könnt ihr dort Gutscheine automatisch verrechnen lassen.

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Anzahlungen managen

Wenn Ihr möchtet, könnt ihr in kisscal auch eure Anzahlungen managen. Ihr legt nicht nur je Kunde, sondern sogar je Projekt (und Artist) fest, welche Anzahlung vereinbart ist und welche tatsächlich gerade vorliegt. Fehlende Anzahlungen werden euch im Kalender und in eurer Projektliste angezeigt.

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Einnahmenbuch

Führt ihr eine offene Ladenkasse (handschriftliches Kassenbuch), dann ist das Einnahmenbuch für euch eigentlich obligatorisch. Es bietet aber auch ein paar coole Funktionen, die euch das Leben leichter machen können.

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Wartelisten führen

kisscal kann für euch automatisch eure Wartelisten managen. Wir zeigen hier:

  • wie ihr einen Kunden auf die Warteliste nehmt

  • wie ihr Kunden auf der Warteliste anschreibt

  • wie ihr Projekte von der Warteliste aktiviert

  • und wie ihr eure Warteliste pflegt

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kisscal einrichten

Keine Sorge: Wir wissen, dass nicht jeder ein Tekki ist. Daher unterstützen wir euch hier nicht nur mit diesen Tutorials, sondern bieten auch eine kostenlose Ersteinrichtung per Fernwartung an.

kisscal für dein Studio einrichten

Hier zeigen wir euch die grundlegende (einmalige) Einrichtung von kisscal für euer Studio:

  • Locations definieren (Filialen, Conventions, Guest-Spots)

  • eigene Formulare gestaltet

  • automatische Terminerinnerungen und Geburtstagsgrüße aktiviert

  • Vorlagen für regelmäßige Nachrichten an eure Kunden gestaltet

kisscal ist voll arbeitsfähig ohne diese Einstellungen, aber sobald ihr beginnt, kisscal im Tagesgeschäft einzusetzen, sollten diese Einstellungen für euch passen.

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Artists verwalten

Lege deine eigenen Arbeitszeiten fest, deine Location-Termine (wann und wo), deine erweiterten Funktionen in kisscal, dein persönliches Passwort und was wer mit deinen Daten machen darf und was nicht.

Für Admins: verwaltet in kisscal beliebig viele Artists und Guest- Artists. Kosten fallen nur an, wenn diese auch Termine haben.

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Google Sync

Ihr könnt eure kisscal Kalender automatisch Nachts in den Google-Kalender eures Studios übertragen lassen. Bitte beachtet aber, dass die Option kostenpflichtig ist!

Eine automatisch tägliche Übertragung an Google kann in folgenden Fällen Sinn machen:

  • Ihr müsst euren kisscal-Kalender noch mit anderen Kalendern abgleichen. Dann führt ihr einfach alle Kalender in Google zusammen und habt immer eine aktuelle Übersicht.

  • Ihr pflegt Termine für Guest-Artists, die nur gelegentlich da sind und sich schlicht nicht für euch umgewöhnen wollen.

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Fragen & Antworten

Hier findet ihr Antworten zu den häufigsten Fragen zu kisscal. Solltet ihr hier wichtige Punkte vermissen, freuen wir uns über euren Input!

Frage

Antwort

Meine Formulare (PDFs) kommen nicht mehr auf meinem Tablet (kissSign) an; kissSign lädt keine Formulare/Dokumente mehr.

Dann blockiert höchst wahrscheinlich ein unvollständiges/altes Dokument die Warteschlange von kissSign. Wie du das Problem ganz einfach selbst beheben kannst, findest du hier: kissSign Störungen

Meine Kunden erhalten am Ende der Online-Buchung eine Fehlermeldung. Der Termin ist aber trotzdem angelegt.

Dies liegt meist daran, dass die Mail-Konfiguration des Artists, bei dem gebucht wurde, nicht korrekt ist. Kisscal kann sich dann nicht mit dem Email-Provider verbinden und daher auch keine Buchungs-Bestätigung verschicken. Weitere Infos dazu findest du hier: Artists: Mail-Konfiguration

Was sind das für sonderbare grünen Blocker-Termine in meinem Kalender?

Dann bucht derzeit ein Kunde online einen Termin. Um zu vermeiden, dass gleichzeitig ein anderer Kunde den selben Termin bucht, werden diese sog. Blocker-Termine angelegt. Sie werden automatisch gelöscht wenn entweder der Kunde die Buchung abgeschlossen hat oder, falls nicht, nach 30 Minuten.

Was bedeuten die Symbole in den Terminen (grünes Dollar-Zeichen, blauer Briefumschlag, roter Verbandskasten etc.)?

Alle verwendeten Symbole in deinem Kalender sind hier erläutert: Termine Tipps & Tricks: Die Hinweis-Symbole

Wie lösche ich einen Kunden?

Aus Sicherheitsgründen können Kunden nur gelöscht werden, wenn zuvor alle Termine und Projekte zu dem Kunden gelöscht wurden.

Gibt es für kisscal auch eine App?

kisscal ist als sog. Web-App gebaut und natürlich auch für die Arbeit am Handy optimiert. Du kannst es dort in deinem Browser einfach aufrufen (app.kisscalservice.de) und anschließend die Website auf deinen Startbildschirm kopieren/installieren. Alles Infos dazu findest du hier: kisscal auf den Desktop legen.