Einleitung
kisscal verwaltet eure Termine nicht nur als Termine, sondern ergänzt diese um einen Kundenstamm sowie ein Projekt-Management. Wozu das ganze und was bringt mir das? Das erklären wir euch in 5 Minuten auf den nächsten Seiten.
Klassische Terminplanung: Kunde & Termine
Üblicherweise verwaltet man seine Termin in einem Kalender. Was in der Regel dazu führt, dass man nur Termine hat, jedoch keinen Kundenstamm.
Wenn man sich hier etwas mehr Mühe macht, führt man zudem einen eigenen Kundenstamm (z.B. Apple- oder Google- Kontakte, aber Vorsicht mit dem Datenschutz! ;-) und verknüpft die Termine mit seinen Kundendaten:
Erweiterte Terminplanung: Kunde, Projekt, Termine
In kisscal gehen wir noch einen Schritt weiter: Wir führen für euch nicht nur einen Kundenstamm (Datenschutzkonform!), sondern managen eure Tattoos & Piercings noch in Form von Projekten:
Die Terminerfassung
Keine Sorge: Das sieht komplizierter aus, als es ist. Ihr erfasst auch in kisscal eure Termine in einer übersichtlichen Maske.
Ihr tragt lediglich die jeweiligen Informationen an der richtigen Stelle ein:
Kunde |
Projekt |
Termin |
Vorname, Nachname, |
Was (Lobe, Industrial,
Herzchen Handgelenk, …), |
Wann (Datum, Uhrzeit), |
Kundendaten nur einmal erfassen |
Bilder, Infos, Preis, Anzahlung nur einmal hinterlegen |
Neuer Termin? Kunde und Projekt werden automatisch verknüpfen. Alle Infos aus Kunde und Projekt damit automatisch in jedem Termin. |
Wie funktionieren Projekte und was können sie?
Wozu das alles? Vor allem, um euch Zeit zu sparen.
Wenn ihr z.B. Folgetermine zu einem Tattoo/Piercing in kisscal erfasst, müsst ihr eigentlich nur noch den Termin anlegen. Alle Informationen zum Tattoo/Piercing, der Preis, Anzahlungen, Bilder, Motivbeschreibungen etc. werden automatisch aus dem jeweiligen Projekt übernommen.
Aber die Projekte bieten noch viele weitere Vorteile. Doch dazu mehr weiter Unten.
Wozu der Projektname?
Der Projektname sollte immer die wichtigsten Informationen enthalten: Was und wohin. Denn dieser Projektname taucht an unzähligen Stellen in kisscal wieder auf.
Er macht es euch leichter, z.B. den richtigen "Max" in der Kundenliste zu finden (den Nachnamen weiß man meist nicht mehr, aber das letzte Tattoo/Piercing, daran kann man sich erinnern).
Aber auch wenn es darum geht, später einmal seine Projekte zu managen, hilft es ungemein, wenn man auf einen Blick erkennt, worum es geht:
Wozu zwei Stati?
Was zu Beginn etwas verwirrend erscheinen mag, sind die zwei Stati: Termin-Status und Projekt-Status. Wann muss man wo welchen Status setzen?
Keine Sorge! Auch dies wird einfach, sobald man mal ein paar Termine mit kisscal erfasst und erledigt hat. Zunächst einmal das Grundlegende:
Die Termin-Stati
Es gibt 4 Termin-Stati, die ihr je nach Situation oder eben Status des Termins setzt:
vorgemerkt |
Der Termin ist bereits reserviert aber es noch Klärung erforderlich (z.B. weil das Motiv noch unklar ist, der Terminvom Kunden noch bestätigt werden muss oder er wurde online gebucht und ist noch nicht durch euch geprüft, …). |
offen |
Der Termin ist verbindlich gebucht (nun erhält der Kunde eine automatische Termin-Erinnerung, falls gewünscht, und fehlende TK/AZ werden angezeigt). |
erledigt |
Termin hat stattgefunden und ist erledigt (ggf. Einnahmenbuch pflegen, TK/AZ oder Gutscheine verrechnen, …) |
ausgefallen |
Termin hat nicht stattgefunden (abgesagt, no-show) (Solche Termine nicht löschen! Für eure Terminhistorie zum Kunde, evtl. Steuerprüfung, oder um die TK/AZ zu verrechnen bei No-Shows) |
Die Projekt-Stati
Auch bei den Projekten gibt es vier Stati. Auch diese setzt ihr je nach Situation bzw. Status des Projektes:
wartend |
Der Kunde erscheint mit dem Projekt auf der Artist-Warteliste (Das Datum „wartet seit“ wird beim Projekt autom. ergänzt) |
offen |
Laufendes Tattoo-/Piercing-Projekt |
geschlossen |
Tattoo/Piercing ist fertig/erledigt (letzter Termin ist erfolgt oder der Kunde hat kein weiteres Interesse) |
ruhend |
Kunde muss das Tattoo/Piercing verschieben/unterbrechen (Schwanger, Krank, Ausland, kein Geld, … Der Kunde meldet sich wieder) |
Soweit klar? Dann wird es nun spannend…
Termine und Projekt über die Stati managen
Aus diesen beiden Stati kann kisscal für euch nun unglaublich viele Dinge automatisieren. Hier nur ein paar Beispiele von dem, was alles möglich ist:
Warteliste managen
Ihr könnt zu euren Kunden Projekt mit dem Status "wartend" erfassen, ohne dass der Kunde Termine haben muss:
Solche wartenden Projekte könnt ihr über kisscal jederzeit tracken und sogar mit wenigen Klicks automatisiert anschreiben lassen (mehr dazu später im Tutorial Wartelisten).
Fehlende Anzahlungen tracken
Ihr habt offene Termine zu einem offenen Projekt mit fehlender Anzahlung?
Kisscal erkennt dies automatisch für euch, zeigt dies im Kalender an und natürlich könnt ihr diese Termine rechtzeitig im Voraus mit wenigen Klicks anschreiben (wie dies geht, wird euch später im Tutorial Termin-Vorbereitung) gezeigt).
Wozu hier der Projekt-Status wichtig ist? Nachstech-Termine zu erledigten Tattoo-Projekten benötigen zum Beispiel keine Anzahlung.
Unfertige Tattoos nachfassen
Es kommt immer mal vor, dass eure Kunden oder ihr Termine absagen müsst (z.B. wegen Krankheit). Es ist daher nicht ungewöhnlich, dass ihr im Laufe der Zeit offene Tattoo- oder Piercing-Projekte habe, zu denen es keine Termine mehr gibt.
Mit kisscal erkennt ihr dies voll automatisch, schreibt die betreffenden Kunden mit wenigen Klicks an und schlagt zwei Fliegen mit einer Klappe: Ihr zeigt euren Kunden, dass ihr sie nicht vergesst und füllt zudem evtl. Lücken in eurem Kalender. Mehr dazu im Tutorial Follow-Up.
Nachkontrolle zu Piercings tracken
Auch bei Piercings kann es Sinn machen, ein Projekt offen zu lassen, wenn der Piercing-Termin erledigt ist:
So könnt ihr Piercings verwalten, zu denen euch eine Nachkontrolle wichtig ist und die Kunden ggf. wieder mit wenigen Klicks anschreiben.
Vor hinfälligen Terminen warnen
Vor allem bei großen Tattoo-Projekten vereinbart man gerne mehrere Termine im Voraus. Wird man nun schneller fertig, als geplant, kann es passieren, dass ein nun hinfälliger Termin im Kalender stehen bleibt und zu einem Terminausfall führt.
kisscal erkennt dies für euch anhand der Termin- und Projekt-Stati automatisch und kann euch in diesem Falle rechtzeitig warnen.
Termine erledigen - der Tagesabschluss
Ihr seht: Es macht Sinn, die Stati zu euren Terminen und Projekten zu pflegen. Am Besten macht ihr dies täglich, entweder direkt im Anschluss eines Termins, oder am Ende des Tages.
Dabei könnt ihr z.B. auch gleich euer Einnahmenbuch führen (siehe Einnahmenbuch) und schauen, ob der Kunde evtl. noch weitere Termine braucht.
Mehr zum Thema Tagesabschluss findet ihr in unserem Tutorial Tagesabschluss.
Projekte pflegen, Projekte bereinigen
Hier noch ein paar Tipps, die euch helfen, eure Projekte korrekt zu pflegen, damit kisscal euch optimal unterstützen kann.
neues Tattoo/Piercing? Neues Projekt!
Wenn ihr zu einem bestehenden Kunden einen neuen Termin anlegt, schlägt euch kisscal in der Regel das letzte Projekt zu diesem Kunden und Artist wieder vor. Denn wir nehmen an, es handelt sich um einen Folgetermin.
Ihr verliert sonst wichtige Informationen! Z.B. für eine evtl. Steuerprüfung, oder für Follow-Up-Aktionen zu euren Kunden ("Warst du zufrieden? Magst du uns eine Bewertung schreiben?").
Mit einem Klick auf das "+" neben dem alten Projekt, legt ihr ganz einfach ein neues an:
Projekte doppelt angelegt?
Die nachfolgend beschriebenen Funktionen stehen nur auf Geräten mit größeren Displays (Laptop/Tablet) zur Verfügung.
Umgekehrt passiert es natürlich oft, dass man zu einem Kunden zwei oder drei Projekte angelegt hat, die sich eigentlich auf das selbe Tattoo/Piercing beziehen.
Auch hier empfehlen wir dringen: EIN Tattoo/Piercing, EIN Projekt! Zum Glück könnt ihr solche Projekt-Dubletten in kisscal mit wenigen Klicks zusammenfassen:
Sonstige Fehler zu euren Projekten
Natürlich kommt es im täglichen Geschäft immer mal vor, dass man die Dinge nicht so sauber pflegt, wie es eigentlich sein sollte (z.B. Projektnamen oder Preisangabe vergessen, vereinbarte Anzahlung fehlt, …). Das ist natürlich kein Problem. Dafür bietet euch kisscal die passenden Listen und Funktionen, um solche Fehler zu erkennen und zu bereinigen (siehe auch das Tutorial Datenbereinigung).
Diese Listen solltet ihr regelmäßig (z.B. wöchentlich) durchsehen und bereinigen. Dann stehen euch all die smarten Funktionen (wie oben Beschrieben) zur Verfügung, wenn ihr sie braucht und - wie meistens - nicht viel Zeit habt.