Einleitung
Es gibt eine Reihe an Dingen, die beachtet werden müssen, bevor es letztendlich zum Tattoo- oder Piercing-Termin kommt. In kisscal stellen wir euch hierfür bei den Listen unter der Kathegorie "Termin-Vorbereitung" eine Reihe an Auswertungen zur Verfügung.
Zum richtigen Verständnis der Dinge, die wir euch hier zeigen solltet ihr die Tutorial Grundlagen zum Projekt-Management sowie Grundlagen zu den Listen gelesen haben!
Alle Listen zur Termin-Vorbereitung findet ihr unter dem Symbol oben Links im Menü: 
. Folgende Auswertungen stehen euch hier zur Verfügung:
01 Fehlende Anzahlungen |
Zeigt alle Termine in der Zukunft, bei denen eine Anzahlung/Terminkaution vereinbart aber noch nicht gezahlt wurde. Diese könnt ihr anschreiben oder ggf. auch wieder freigeben. Alles weitere hierzu unter fehlende Anzahlungen. |
02 vorgemerkte Termine |
Termine, die noch nicht geprüft (Online-Buchung) oder bestätigt sind, können zu Terminausfällen führen, wenn die Klärung nicht rechtzeitig erfolgt. Mit dieser Liste behaltet ihr stets den Überblick, könnt evtl. Rückmeldungen beim Kunden nachfassen und Termine ggf. wieder freigeben. Alles weitere hierzu unter vorgemerkte Termine. |
03 Bitte um Bestätigung |
Über diese Liste könnt ihr, zusätzlich zu der automatischen Terminerinnerung, die euch kisscal bietet, zu bestimmten Terminen um eine Bestätigung seitens des Kunden bitten. Nicht bestätigte Termine lassen sich so frühzeitig erkennen und wieder freigeben. Alles weitere hierzu unter Bitte um Bestätigung. |
10 Termine verschieben |
Wenn ihr Termine eines bestimmten Zeitraums/Artists einmal absagen bzw. verschieben müsst (z.B. wegen Krankheit), muss dies nicht mehr mühseelig von Hand geschehen. Über diese Liste könnt ihr alle betreffenden Kunden anschreiben und über die Online-Buchung direkt die Möglichkeit geben, sich Ersatztermine zu buchen. Alles weitere hierzu unter Termin verschieben. |
20/21 Termin-Ersatz |
Ein kurzfristiger Terminausfall ist immer ärgerlich. Daher bieten wir euch hier gleich zwei Listen, über die ihr schneller und ohne viel Aufwand einen Ersatz-Termin finden könnt. Alles weitere hierzu unter Termin-Ersatz. |
fehlende Anzahlungen
Voraussetzung ist, dass ihr bei euren Artist-Daten das Anzahlungs-Management aktiviert habt.
Unter den Artist-Einstellungen / Assistenten kann jeder Artist den Funktionsumfang seines kisscals einstellen. Es öffnet sich der nachfolgende Dialog.
Hier sollte der Assistent "Anzahlungen prüfen" aktiviert sein.
Nun verliert ihr mit dieser Liste keine offene Anzahlungen mehr aus den Augen.
Über die Artist-Auswahl in der Suche oben könnt ihr festlegen, wessen Termine ihr prüfen möchtet (oder mit dem "x" einfach alle). Einmal "Suchen" Klicken, schon habt ihr den Überblick:
Ihr könnt die Termine sowie die Kundendaten über die Action-Buttons rechts in der Liste einsehen und natürlich auch in den Kalender springen (siehe Kalender-Button unter der Liste).
Um die Termine (und Kunden) anzuschreiben, markiert ihr einfach die betreffenden Termine und klickt auf das "Broadcast" Symbol unter der Liste. Über das Symbol links daneben könnt ihr in einem zweiten Schritt die Termine herausnehmen (Status: ausgefallen), die ihre AZ/TK nicht rechtzeitig überwiesen haben.
Bevor ihr die Kunden anschreibt, solltet ihr evtl. prüfen, ob der Kunde zuvor einen Bespr.-Termin hat, an dem er/sie die AZ/TK mitbringen möchte.
vorgemerkte Termine
Analog zur Liste für fehlende Anzahlungen könnt ihr euch natürlich auch alle noch vorgemerkten Termine in der Zukunft anzeigen lassen, entweder zu einem bestimmten Artist oder für alle Artists.
Auch hier könnt ihr die Kunden ggf. nochmals anschreiben (mit der Bitte um kurze Bestätigung des Termins) oder hinfällige Termine auf "ausgefallen" setzen lassen.
Bitte um Bestätigung
Wenn ihr zu bestimmten Termine vorab eine Bestätigung des Kunden wünscht, könnt ihr dies über einen entsprechenden Hashtag im Betreff des Termins vormerken ("#conf_open").
Über diese Liste lasst ihr euch die betreffenden Termine anzeigen und könnt die Kunden z.B. mit einer eigenen Nachrichtenvorlage anschreiben.
Ihr könnt euch selbst weitere Hastags definieren (z.B. "#conf_asked" und "#conf_done") und über die Spaltenfilter in dieser Liste danach filtern. Je nach Status könnt ihr dann z.B. unbestätigte Termine wieder freigeben lassen (siehe fehlende Anzahlungen).
Termin verschieben
Über diese Liste könnt ihr euch die Termine eines bestimmten Artists z.B. der nächsten 7 Tage anzeigen lassen und die betreffenden Kunden anschreiben.
Wir empfehlen, bei dem Anschreiben den Kunden gleich den Link zu eurer Online-Buchung mitzuschicken, damit diese sich gleich Ausweich,termine buchen können. Das spart euch eine Menge Arbeit.
In einem zweiten Schritt lasst ihr diese Termin über die Liste auf "ausgefallen" setzen (mit kurzem Vermerk im Betreff, z.B. "Artist krank"). Denkt daran, zuvor den kompletten Zeitraum zu blocken, damit die Kunden online dort nicht wieder hinein buchen.
Termin-Ersatz
Bei kurzfristigen Terminausfällen sind Insta-Posts sehr beliebt, um die Lücke zu füllen. Dies bringt jedoch zwei Probleme mit sich:
-
Kunden, die schon lange auf ihren Termin warten und euch evtl. sogar gebeten haben, bei Terminausfällen informiert zu werden, fühlen sich übergangen.
-
Evtl. kommt eine Buchung rein, für deren Vorbereitung ihr gar nicht mehr genügend Zeit habt (aufwendiges Motiv).
Wesentlich effizienter und kundenfreundlicher sind die Listen, die euch hier zur Verfügung stehen.
-
20 Termin-Ersatz (Kennzeichen 'kann kurzfristig')
zeigt euch alle Kunden, die bei dem betreffenden Artist ein offenes (laufendes) Projekt haben und zu denen ihr bei den Kundendaten hinterlegt habt, dass sie kurzfristig können:
-
21 Termin-Ersatz (Termin vorziehen)
zeigt euch alle Termine des Artists z.B. aus den nächsten zwei Wochen. Aus diesen könnt ihr solche vorziehen, zu denen die Motive schon vorbereitet sind und die von der Dauer her in die Lücke des Terminausfalls passen.
Mit beiden Listen könnt ihr die Kunden direkt anschreiben (Broadcast) und erreicht so immer genau die richtigen Interessenten für euren Terminausfall. Schickt auch hier am Besten gleich den Link zu eurer Online-Buchung mit. Dann schließt sich die Lücke durch euren Terminausfall voll automatisch.