Termine Tipps&Tricks

Es sind für diese Themen keine weiteren Einstellungen erforderlich.

Kisscal versucht, euch die wichtigsten Informationen zum Termin direkt im Kalender anzuzeigen:

Weitergehende Informationen (Bemerkungen zu Termin/Projekt, Risikofaktoren des Kunden, Vorlagen zum Projekt) erhaltet ihr mit einem Klick auf den Termin (s.u.). <

Wenn sich ein Artist in kisscal einloggt, steht er anschließend automatisch in seinem Kalender in der aktuellen Woche. Um sich nun über einen Termin zu informieren, genügt ein Klick.

Alle wichtigen Informationen zum Termin werden ihm in diesem Info-Toaster angezeigt:

Mit einem weiteren Klick auf den Stift gelangt ihr dann in die Terminbearbeitung, mit einem Klick auf eine Bild-Vorlage wird diese geöffnet und ihr könnt sie ausdrucken.

Mit einem Klick auf das Nachrichten-Symbol in dem Info-Toaster könnt ihr dem Kunden zu diesem Termine eine Nachricht zukommen lassen.

Es öffnet sich das Fenster für den Nachrichtenversand, wo ihr eine Nachrichtenvorlage auswählt und anschließend auf Senden klickt:

Natürlich könnt ihr den Betreff sowie die Textnachricht vorher noch abändern und auch auswählen, ob ihr die Nachricht per SMS oder Email senden möchtet.

Kisscal setzt automatisch die Daten aus dem jeweiligen Termin in die entsprechenden Platzhalter der Nachrichtenvorlage ein, so dass ihr ohne viel Tippen euren Kunden schnell eine ganz individuelle Nachricht schicken könnt.

In dem Kalender werden euch die Arbeitszeiten eines Artists über die weißen Bereiche kenntlich gemacht. Mit einem Klick in diese Bereiche wird automatisch ein Tattoo- bzw. Piercing-Termin angelegt.

Die grauen Bereiche sind entweder nicht buchbar, weil der Artist an diesen Tagen nicht im Studio ist (siehe Tutorial Artists verwalten, Thema „Location-Termine pflegen“), oder es sind eure privaten Zeiten (Freizeit). Kisscal legt bei einem Klick in diese grauen Zeiten automatisch einen Privat-Termin an.

Ihr solltet auch eure Privat-Termine im Kalender führen (ggf. mit kryptischen Info’s bei sehr persönlichen Terminen). Zum einen, damit euch in diesen Zeiten niemand versehentlich einen Termin bucht, zum anderen zur Dokumentation für evtl. Steuerprüfungen. Denn bei Leerzeiten wird gerne mal ein unterschlagener Termin unterstellt.

Über einen Klick in dem Bereich "Ganztägig" könnt ihr entweder Location-Termine (Conventions, Guest-Spots etc.) oder Info-Termine anlegen:

Wenn ihr eure Kollegen ebenfalls über diesen Event informieren möchtet, öffnet ihr nochmal die Terminerfassung (Klick auf den Termin und Klick auf „Bearbeiten“) und klickt dort bei „weitere Teilnehmer“. Dort wählt ihr die Artists aus, die über diesen Event informiert werden sollen.

Der Info-Termin erscheint jetzt auch bei den Kollegen.

Kisscal bietet einen eigenen Termintyp für Besprechungstermine mit den Kunden. Dazu legt ihr wieder mit einem Klick in dem Kalender einen Termin an und ändert den Termintyp auf „Bespr.“.

Natürlich wird wieder automatisch der aktuelle Kunde aus der Kundenliste übernommen. Und: Die Dauer des Termins wird automatisch auf 15 Minuten geändert. Ggf. noch eine kurze Anmerkung in den Betreff, speichern, fertig.

Zur besseren Lesbarkeit eurer Kalender werden Besprechungen mit einer eigenen Farbe dargestellt.

Wenn der Kalender eines Artists voll ist, funktioniert der bequeme Klick in den Kalender leider nicht mehr. Dafür steht euch der „+“-Button oberhalb des Kalenders zur Verfügung.

Auch hier werden wieder Kunde und Projekt übernommen. Lediglich Datum und Uhrzeit müsst ihr hier jetzt von Hand ändern.

Gerade bei größeren Studios kommt es immer wieder vor: Ein Kunde ruft an, weil er seinen Termin verschieben muss, weiß aber nicht mehr, bei welchem Artist er den Termin hat.

Kein Problem: Ihr sucht einfach den Kunden (bzw. die Kundin) in der Kundenliste heraus.

Mit einem Klick auf den Kunden erscheint unter der Kundenliste die Liste seiner Termine. Und mit einem Klick auf den Termin öffnet sich automatisch der Kalender des betreffenden Artists.

Mit Drag&Drop könnt ihr den Termin jetzt einfach z.B. um eine halbe Stunde nach hinten verschieben.

Wenn ihr einen Termin von einem Artist (in diesem Fall „Alba“) zu einen anderen verschieben möchtet („Tara“), öffnet ihr einfach die Terminerfassung und ändert den Artist zum Termin (sowie ggf. Datum und Uhrzeit).

Wenn Tara auch das Projekt übernehmen, also in diesem Fall das Tattoo fertig stechen soll, ändert ihr zudem den Artist zum Projekt.

Dabei müsst ihr jedoch ggf. auch die Anzahlung von Alba an Tara übertragen, damit Tara diese bei seinem letzten Termin verrechnen kann. Bei selbständigen Artists zahlt Alba also an Tara die 50 € Anzahlung aus. Wenn ihr Terminkautionen über die Studiokasse laufen lasst, ist auch hier ein Umbuchen von dem einen Artist zum anderen erforderlich.

Wenn ihr bei den Assistenten zu den Artists die Themen „Anzahlungen managen“ und „Einnahmen erfassen“ aktiviert habt, dokumentiert kisscal für euch beim Speichern automatisch diesen Übergabevorgang.

Der Termin steht anschließend in Tara’s Kalender nebst dem Besprechungs-Termin für die Übernahme der Anzahlung.

Nehmen wir an, ein Kunde, die ihr gerade tätowiert habt, möchte anschließend auch gleich den anderen Arm von euch haben und ihr vereinbart dazu einen Besprechungstermin. Dann übernimmt kisscal natürlich wieder den Kunden aus der Kundenliste sowie das aktuelle Projekt dieses Kunden.

Da ihr jedoch ein neues Projekt beginnen wollt, legt ihr ein neues Projekt hierzu an. Bitte nicht einfach das alte überschreiben, das gibt nur jede Menge Durcheinander (Anzahlungsliste, Dokumentation alter Termine, Jahresvorschau etc.). Ihr legt das neue Projekt einfach mit einem Klick auf das „+“ neben der Projektauswahl an.

Wenn ihr mit dem ersten Projekt noch nicht fertig seid, könnt ihr den Status dieses Projektes auf „ruhend“ setzen. So vermeidet ihr unnötige Hinweise von kisscal im Projekt-Management. Anschließend Projekt und Termin speichern, fertig.

Nehmen wir an, Miriam aus dem Beispiel oben (Alter Kunde: neue Termine für neues Projekt) hat bereits Vorlagen auf ihrem Handy (oder USB-Stick) dabei, wie sie sich ihre Ganesha vorstellt. Dann könnt ihr diese Vorlagen natürlich direkt zum Projekt speichern. Öffnet dazu erneut die Terminerfassung. Hier könnt ihr nun Bilder mit Drag&Drop herüberziehen oder über den Button "Add" hinzufügen. Ihr könnt beliebige Bilder (keine Dokumente) von eurer Festplatte, eurem Netzwerk oder externen Datenträgern zu eurem Projekt hinzufügen.

Termin speichern, fertig.

Ihr könnt in kisscal auch gemeinsame Termine mit mehreren Teilnehmern eintragen, wie z.B. Team-Meetings. Dazu legt ihr wie gehabt einen Termin an, in diesem Fall z.B. als Event.

Anschließend klickt ihr auf den Reiter „Teilnehmer“, markiert wieder alle Artists, die an dem Termin teilnehmen sollen und entfernt die Häkchen aus dem Info-Feld.

Speichern, fertig. Dieser Termin erscheint jetzt bei allen Teilnehmern im Kalender. Sollte ein Teilnehmer verhindert sein, kann er hier seine Teilnahme canceln. Der Termin verschwindet aus seinem Kalender, bleibt aber bei allen anderen stehen.

Diese Ansicht könnt ihr noch weiter filtern Mit einen Klick auf das Filter-Symbol (Trichter) über dem Kalender:

Und natürlich könnt ihr hier auch Termine von einem Artist zu einem anderen verschieben:

Doch Vorsicht! Nicht vergessen ggf. auch das Projekt auf den anderen Artist zu übertragen (siehe weiter Oben).