Termine vereinbaren

Damit alles bestens funktioniert, sind einige Einstellungen bei euren Artist-Daten erforderlich (falls noch nicht geschehen). Siehe hierzu das Tutorial Artists verwalten und dort das Kapitel „Bestehende Artists pflegen“.

In kisscal erfasst ihr Termine (fast) so, wie in jedem anderen Kalender auch: mit einem Klick in den Kalender an dem Tag und der Uhrzeit, an dem ihr den Termin haben wollt.

Ihr gelangt automatisch in die Terminerfassung. Wie man unschwer erkennt, wurde ein offener Tattoo-Termin in Lemmis Kalender für den 10.11.2022 um 12:00 - 14:00 Uhr angelegt:

Nun wollen wir zu dem Termin auf den Kunden hinzufügen…​

Kisscal verwaltet für euch nicht nur eure Kalender, sondern führt für euch auch einen Kundenstamm. Sobald ihr eure Kunden in kisscal eingefügt (oder importiert) habt, könnt ihr auch nach Kunden suchen (Klick auf die Lupe, statt auf "+"). Einfach dort dann den Vor- oder Nachnamen eingeben:

In unserem Beispiel wollen wir aber einen Kunden anlegen und klicken dafür auf den "+"-Button neben der Kundenauswahl. Es erscheint der Dublettencheck. Ihr tragt hier Vor- und Nachname sowie die Kontaktdaten ein.

Bevor ihr den Kunden anlegen könnt, müsst ihr auf „Suche Doubletten“ klicken. Kisscal prüft dann zunächst, ob der Kunde evtl. schon existiert (ähnlich geschriebener Name, gleiche Handy-Nr. oder Email-Adresse) und ob dieser evtl. gesperrt wurde (schwarze Liste).

Ihr könnt dann entweder einen evtl. gefundenen Kunden übernehmen oder den oben eingegebenen neu anlegen. Mit diesem Check soll vermieden werden, dass Kunden von unterschiedlichen Mitarbeitern X-fach angelegt werden.

Ihr gelangt anschließend in die Kundenerfassung, wo ihr evtl. noch weitere Daten ergänzen könnt. Ihr schließt diesen Dialog mit Speichern oder einem Klick auf "x".

Als nächstes beschreibt ihr das Projekt zu dem Termin. Kisscal legt bei einem Termin zu einem neuen Kunden automatisch ein neues Projekt an:

In KissCal gehört zu einem (Arbeits-)Termin auch immer ein Kunde und ein Projekt. Dort beschreibt ihr das Tattoo bzw. Piercing genauer und macht weitere Angaben zu Anzahlung und Preis.

Selbstverständlich könnt ihr auch Bilder (Vorlagen etc.) sowie weitere Informationen (Bemerkung) zu jedem Projekt hinterlegen.

Im Prinzip war’s das schon. Evtl. noch die Termin-Dauer ändern und einen kurzen Hinweis in den Betreff und schon könnt ihr den Termin speichern.

Der Name von kisscal steht für „Keep It Simple & Smart“. Aus diesem Grund gibt es eine Reihe Assistenten in kisscal, die euch bei eurer täglichen Arbeit unterstützen. Einer dieser Assistenten ist der Finalizer, der immer nach dem Speichern von Projekten und Terminen aktiviert wird.

In diesem Fall werdet ihr gefragt, ob die vereinbarte Anzahlung bereits vorliegt. Wir gehen davon aus, dass dies so ist und klicken auf „Ja“. Es erscheint eine weitere Frage, ob für diese Anzahlung ein Besprechungstermin angelegt werden soll. Auch hier klicken wir auf "Ja". Mehr zu diesem Assistenten und obige Fragen findet ihr in dem Tutorial Einnahmenbuch.

Mit einem Klick auf Speichern wird der neue Termin angelegt. Wenn ihr bei euren Artist-Daten den Assistenten "Erfasse Einnahmen" ebenfalls aktiviert habt wird zudem automatisch ein Besprechungs-Termin für den Eingang der Terminkaution angelegt:

Wie ihr seht, erscheint der neue Termin im Kalender mit allen wichtigen Informationen:

Die Aufteilung von Termin-Informationen in Termin, Kunde, Projekt hat viele Vorteile für euch. Nehmen wir einmal an, der Kunde braucht noch einen weiteren Termin drei Wochen später. Ihr blättert im Kalender einfach drei Wochen weiter- und klickt wieder an dem gewünschten Tag/Uhrzeit, um einen neuen Termin anzulegen.

Kisscal schlägt automatisch den aktuellen Kunden und dessen laufendes Projekt für diesen Termin vor. Ihr müsst also nichts weiter eingeben, alle wichtigen Daten sind automatisch in allen Terminen zu dem Kunden und Projekt verfügbar:

Wenn ihr diesen Termin speichert, gelangt ihr wieder zurück in den Kalender. Ein erneuter Klick auf diesen neuen Termin bringt euch den sog. Termin-Toaster:

Darin werden euch alle wichtigen Informationen zum Termin auf einen Blick angezeigt. Ein Klick irgendwo neben den Toaster schließt ihn wieder.

Kisscal führt zudem, wie schon erwähnt, automatisch einen Kundenstamm für euch, der euch auf der rechten Seite des Kalenders angezeigt wird:

Hier erscheinen immer alle Kunden, die in der angezeigten Kalenderwoche einen Termin bei euch habe. Mit einem Klick auf einen Kunden erscheint zudem seine Terminliste unterhalb der Kundenliste. Hier stehen alle Termine des Kunden, auch vergangene, und seid mit einem Klick immer im Bilde zu dem Kunden (welche Tattoos/Piercings, bei wem, wie lange her, häufige Terminabsagen, …​?).

Übrigens: Mit einem Klick auf einen der Termine springt kisscal für euch in die betreffende Kalenderwoche.

Nehmen wir nun an, der Kunde erscheint zu eurem Termin am 10.11. Dann ist es Zeit für den Papierkram (Anamnese, Einverständniserklärung, …​). Dazu klickt ihr auf den Termin und es öffnet sich der Toaster:

Hier werden euch unter anderem alle noch fehlenden Dokumente/Unterschriften angezeigt. Mit einem Klick auf den Drucker öffnet ihr den Formulardruck zum Termin.

Evtl. Risikofaktoren werden euch anschließend (zusammen mit Geburtstagen) automatisch in der Kundenübersicht signalisiert (Verbandskasten vor dem Kunden) sowie im Termin selbst.

Mehr zu diesen Symbolen findet ihr in dem Tutorial Tipps&Tricks zu Terminen.

Seit der REACH-Verordnung von Jan. 2022 ist eine Dokumentation verwendeter Farben bei Tätowierungen dringend angeraten. In zunehmend mehr Ländern ist die ohnehin gesetzlich vorgeschrieben. Die Termin-Dokumentation muss aber nicht nur lästige Pflicht sein, sie bietet auch Vorteile:

Mit kisscal (und insb. mit kissSign) ist die Termindokumentation in wenigen Sekunden erledigt.

Ihr klickt wieder auf den Termin und dann in dem Info-Toaster auf den Drucker (für die Formulare). Bei den Standard-PDF-Vorlagen von kisscal sind natürlich auch Vorlagen für eine Termin-Dokumentation (Tattoo/Piercing) enthalten.

Diese wählt ihr aus und erstellt das entsprechende PDF (bzw. bearbeitet und speichert es komplett papierlos mit kissSign):

Kunde, Termin, Projekt und Artist werden automatisch übernommen. Ihr müsst nur noch ein paar Checkboxen anklicken (und je nach Land ggf. Chargennummern ergänzen), speichern bzw. drucken, fertig.

Natürlich könnt ihr diese Formulare individuell anpassen und die bei euch verwendeten Nadeln, Farben und Hilfsmittel hinterlegen (siehe Html-Vorlagen).