Kundenportal

Auf der rechten Seite findet ihr eine Kurzerläuterung der einzelnen Bereiche. Auf diese Seite kommt ihr immer mit einem Klick auf das „i“.

Wir starten direkt mit der mitgelieferten Konfiguration, indem ihr auf den Pfeil vor „Konfigurationen“ klickt und anschließend auf „Standard“:

Den Hinweis „Probleme“ unten rechts ignorieren wir erst einmal, dazu kommen wir später. Das Erste, was wir jetzt machen, ist das Kundenportal auf euer Website-Design anzupassen. Dazu benötigen wir:

Nun öffnet ihr in eurem Browser einen neuen Tab und fügt bei der Web-Adresse den Inhalt des Zwischenspeichers ein. Es öffnet sich euer Kundenportal:

Klickt euch einfach einmal durch und macht euch einen Überblick über die verschiedenen Buchungs-Optionen.

Ihr hättet gerne schöne Themen-Bilder gleich auf der ersten Seite eures Kundenportals oder möchtet die Texte etwas anpassen? Kein Problem, geht einfach wieder in die Einstellungen eures Kundenportals und klickt auf die Rubrik, die ihr ändern möchtet:

Mit einem Klick könnt ihr ein eigenes Bild zu der Rubrik hinzufügen. Wir empfehlen bei den Bildern für Rubriken das Format von 640 * 420 Pixeln. Die Erläuterung der weiteren Felder findet ihr hier:

Hier haben wir einen Beratungs-Termin für euch vordefiniert. Der Text unter „Beschreibung“ ist der, der auch im Kundenportal unter der Option angezeigt wird. Gebucht wird ein Bespr.-Termin im 15-Minuten-Takt (z.B. 12:00 … 12:15 … 12:30 … 12:45 …). Der Kunde kann den Termin maximal 60 Tage im Voraus buchen. Das Mindest-Alter für die Buchung solltet ihr evtl. auf 17 hochsetzen.

Eine komplette Erläuterung aller Felder zu den Terminarten findest du im nächsten Kapitel unter Terminarten: komplette Feldbeschreibung.

Ihr könnt in eurem Kundenportal nicht nur Termin-Buchungen, sondern auch Anfragen ermöglichen. Auch dafür haben wir euch ein Beispiel mitgeliefert. Klickt dazu in euren Kundenportal-Einstellungen auf die Terminart „unverbindliche Anfrage“:

Über diese Terminart gebt ihr euren Kunden die Möglichkeit, erst einmal nur eine unverbindliche Anfrage zu stellen, ohne gleich einen Termin buchen zu müssen. Das hat viele Vorteile:

Um euch all das zu ermöglichen, wurde hier die Option „ohne Terminbuchung“ aktiviert. Es wird dann nur der Kunde mit einem Projekt angelegt und in dem Kundenportal entfällt die Terminauswahl.

Auch hier ändert ihr das Mindestalter z.B. auf 17 und den Artist zu dieser Terminart wieder auf eure*n Shop-Manager*in (wie oben bei der Beratung Tattoo).

In unserer Standard-Konfiguration liefern wir eine Rubrik „Tattoo Termin“ mit, in der wir euch die gängigen Terminarten für den Tattoo-Bereich zusammengestellt haben. Wenn ihr die eine oder andere Terminart erst einmal nicht nutzen wollt, nicht einfach löschen, setzt sie besser auf „inaktiv“, dann könnt ihr später evtl. wieder auf die Vorlage zurückgreifen:

Schauen wir uns aber erst einmal wieder diese Rubrik aus Kundensicht an:

Folgende Terminarten werden den Kunden unterhalb der Rubrik „Tattoos by Jacky“ angeboten:

Wenn bei euch viele Artists arbeiten und diese ggf. auch häufig wechseln (Guest-Artists), macht es evtl. Sinn, nicht für jeden Artist eine eigene Rubrik anzulegen, sondern die Rubriken nach Stil-Richtungen zu organisieren.

Im Prinzip sieht der Aufbau solcher Buchung-Rubriken genau so aus, wie die von „Tattoos by Jacky“. Ihr müsst nur folgende Punkte ändern:

Bei der Buchung eines Termins in so einer Rubrik ändert sich dann für eure Kunden automatisch die Seite mit der Terminauswahl. Standardmäßig werden die Kalender aller zugeordneten Artists nach freien Terminen durchsucht und dem Kunden alle freien Termine angeboten. So stellt kisscal für euch automatisch die optimale Auslastung all eurer Artists sicher.

Natürlich können eure Kunden aber auch die Terminsuche auf einen oder mehrere Artists einschränken. Dann werden nur noch deren freien Termine angeboten. All das macht kisscal für euch automatisch, ihr müsst nichts weiter tun.

Natürlich liefern wir standardmäßig auch eine Rubrik für Piercings mit, wenn ihr euch neu bei kisscal anmeldet. Es gibt ein paar Besonderheiten im Bereich Piercing, auf die wir hier eingehen möchten.

Eventuell sind noch weitere Änderung an den Terminen erforderlich. Hier ein paar Punkte, die es ebenfalls zu beachten gibt:

Wenn der Kunde die Anzahlung/Terminkaution nicht gleich bei der Buchung online zahlt, müsst ihr natürlich (leider) eure Zahlungseingänge tracken. Bei Eingang der Terminkaution auf eurem Konto, tragt ihr diese in dem Projekt nach. Dazu einfach in der Terminerfassung unten beim Projekt den Anzahlung-Status zum Projekt ändern.

Ihr könnte euren Kunden dann, wenn ihr möchtet, eine kurze Bestätigung des Zahlungs-Einganges via Email oder SMS (ebenfalls aus der Terminerfassung über „Sende Nachricht“) senden. Mit einer entsprechenden Nachrichten-Vorlage ist das mit wenigen Klicks erledigt.

Wem die Links zu lang oder zu technisch sind, der kann sich seinen individuellen Buchungs-Link einfach über https://bitly.com/ kürzen. Doch Vorsicht! Verwendet solche gekürzten Links nicht in Emails. Die landen sonst gerne auf der Spam- oder Blocking-Liste.

Wenn man eine eigene Website bzw. Domain hat, dann gibt es hier eine etwas elegantere Lösung: permanente 301-Redirects. Man kann z.B. einfach die URL www.intothelight.tattoo/booking automatisch auf euren Buchungslink weiterleiten und so in allen Mails, Profilen, Posts diese besser lesbare Webadresse verwenden.

In dem Kapitel „Rubrik nach Stilen (z.B. „back&grey Realistic“, „Old-School”, …)“ hatten wir euch gezeigt, wie euer Onlineportal aussieht, wenn ihr zu einer Terminart mehrere Artist zuordnet. Der Kunde kann dann einen oder mehrere Artists für seine/ihre Buchung auswählen.

Damit ihr das ansprechend und mit ein paar Infos gestalten könnt, habt ihr die Möglichkeit, zu euren Artists ein Bild und eine Beschreibung zu hinterlegen:

Solltet ihr mehrere Filialen haben, könnt ihr ebenso eure Locations mit Bildern und Beschreibung versehen und die Location-Auswahl für eure Kunden individuell gestalten.

Ihr könnt euren Kunden für die Zahlung von Anzahlungen/Terminkautionen sowie Gutscheinen (siehe Unten) direkt eine Online-Zahlung mit verschiedenen Zahlungsmethoden anbieten (Kreditkarte, GiroPay, Link, ApplePay, GooglePay, Klarna, …). Dazu verwenden wir als Zahlungs-Dienstleister Stripe.

Die Anbindung eures Kundenportals an euer Stripe-Konto haben wir mit unserem neuen Kundenportal deutlich vereinfacht. Ihr klickt nur noch auf das Symbol oben im Menü und dann auf „Verbinden mit Stripe“ und schon gelangt ihr auf der Anmeldeseite von Stripe.

Wenn ihr bereits ein Stripe-Konto habt, müsst ihr euch nur anmelden und das bestehende Konto verbinden. Habt ihr noch kein Konto, folgt ihr einfach dem Anmeldeprozess von Stripe (Dauer ca. 3 Minuten).

Keine Sorge, falls ihr bei dem Anmeldeprozess mal versehentlich etwas falsch eingebt (Rechtsform, Tel.-Nummer, …), ihr könnt das anschließend in den Einstellungen eures Stripe-Kontos wieder ändern.

Ebenso unter den Einstellungen könnt ihr auch die Zahlungsmethoden aktivieren, die ihr gerne anbieten möchtet:

Runter scrollen, dann kommen die Zahlungsmethoden.

Ihr könnt euer Kundenportal in verschiedenen Sprachen anbieten. Dazu bietet euch kisscal einen automatischen Übersetzungs-Service. Wir empfehlen, diesen Schritt zu machen, wenn ihr bereits alle Rubriken, Terminarten, Produkte sowie Artist- und Location-Beschreibungen fertig konfiguriert habt, sonst müsstet ihr diese Schritte hier ggf. mehrfach durchführen bzw. manuell nacharbeiten.

Für die Aktivierung weiterer Sprachen klickt einfach auch das Welt-Symbol oben im Menü, bestimmt die Sprache der Original-Texte und wählt dann die Sprachen aus, die ihr darüber hinaus gerne anbieten möchtet:

Speichert eure Änderungen und ruft die Sprachauswahl dann nochmals auf:

Es steht euch jetzt die automatische Übersetzung zur Verfügung. Dabei werden alle Original-Texte übersetzt, zu denen es bislang keine Übersetzungstexte gibt. Wenn ihr später also z.B. weitere Terminarten ergänzt, könnt ihr anschließend problemlos diesen Punkt erneut aufrufen.

Die fertigen Übersetzungen findet ihr dann in den jeweiligen Rubriken, Terminarten etc. mit Klick auf den Button „Übersetzung“:

Wenn ihr einen Original-Text ändert, könnt ihr hier einfach die Übersetzungstexte löschen und neu erstellen lassen. Ihr könnt hier aber auch, falls nötig, manuelle Änderungen vornehmen.

Ergänzend zu den Erläuterungen der verschiedenen Terminarten im Kapitel 1 (Die Standard-Konfiguration) findet ihr hier die komplette Übersicht inkl. Erläuterung aller Felder:

Ihr habe die Möglichkeit, die Buchung von einzelnen Terminarten auf spezielle Arbeitszeiten zu beschränken. Standardmäßig werden immer die Arbeitszeiten verwendet, die ihr beim Artist hinterlegt habt (siehe Artists: Arbeitszeiten).

Das macht z.B. Sinn bei Nachkontrolle/Schmuckwechsel im Bereich Piercing oder für Besprechungs-Termine mit den Artists, damit man diese Buchungen von der Menge und der Streuung ein wenig eingrenzen kann.

Dazu klickt ihr bei der Terminart auf den Artist, für den ihr Sonderarbeitszeiten definieren möchtet. Ihr könnt je Artist und Terminart eigene Arbeitszeiten definieren:

Bei dem Artist klickt ihr dann auf die Checkbox „Sonderarbeitszeiten definieren“. Es öffnet sich die Übersicht der Arbeitszeiten. Unten rechts findet ihr ein „+“ um neue Arbeitszeiten hinzuzufügen:

Hier legt ihr nun folgende Dinge fest:

Speichern nicht vergessen.

Wenn ihr weitere Arbeitszeiten für die anderen Wochentage hinzufügen möchtet, klickt ihr einfach wieder auf das „+“ unten rechts von der Liste. Am Ende auch hier wieder Speichern klicken. Schon gelten die hier definierten Sonderarbeitszeiten für diese Terminart und diesen Artist.

Bitte beachtet: Beim Buchen dieser Terminart gelten dann nicht mehr die Arbeitszeiten des Artists, sondern ausschließlich die Sonder-Arbeitszeiten, die ihr hier definiert habt.

Wenn ihr mehrere Filialen habt, könnt ihr bei der Rubrik auch mehrere Location zuordnen.

Mit dem neuen Kundenportal habt ihr nun auch die Möglichkeit, mehrere Konfigurationen zu definieren, also mehrere eigenständige Kundenportale mit eigener Farbgebung, Logo und Bildern.

Das macht z.B. Sinn, wenn ihr für Tattoo, Piercing, PMU etc. jeweils ein eigenes Corporate Design inkl. Website etc. erstellt habt.

Mit einem einfachen Klick auf das „+“ neben „Konfigurationen“ legt ihr eine komplett neue Konfiguration an und könnt dort, wie oben gezeigt, euch wiederum ganz eigene Rubriken Terminarten etc. definieren.

Und natürlich hat jede Konfiguration ihre eigenen Links, die ihr auf euren Seiten einbinden könnt.