Einleitung
Viele denken, doppelte Kundendaten seien kein Problem, außer, dass man sie eben halt doppelt erfasst hat. Daher hier ein paar Beispiele, welche Probleme durch doppelte Kunden entstehen können:
- Aktuelle Risikofaktoren fehlen
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Nehmen wir an, ein Kunde hat bei seinem Beratungsterminverein mit eurem Shop-Manager mitgeteilt, dass er eine Latex-Allergie hat. Der Artist legt nun bei der eigentlichen Terminvereinbarung den Kunden neu an und tätowiert ihn, ahnungslos, mit Latex-Handschuhen.
- Alte Handynr.
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Oder der Kunde hat bei seinem letzten Termin seine neue Handynr. mitgeteilt, und der Artist (z.B. Robin) hat diese auch bei dessen Kundendaten geändert. Nun hat der Kunde noch einen Termin bei einem anderen Artist (sagen wir: John), der den Kunden leider doppelt führt, also noch mit der alten Handynr. John muss jedoch seinen Termin kurzfristig absagen (z.B. Zahnarzttermin), kann den Kunden aber nicht erreichen und denkt sich: „Selber Schuld, wenn er mir eine alte Handynr. nennt!“. Der Kunde ist zu Recht sauer, wenn er umsonst zum Termin erscheint.
Also abgesehen davon, dass doppelte Kundendaten mehr Arbeit machen, können sie auch echte Probleme mit sich bringen. Aus diesem Grund versucht kisscal bei der Kundenneuanlage doppelte Kunden zu vermeiden (Doubletten-Abgleich) und bietet zudem noch entsprechende Funktionen, um doppelte Kundendaten ganz einfach zu bereinigen.
Dubletten bereinigen
Die Dubletten-Bereinigung findet ihr bei den Listen (
) unter "10 Datenpflege" (beachte auch unser Tutorial Grundlagen zu den Listen). Die Liste zeigt euch alle möglichen Dubletten an:
Die Liste enthält jeweils ein mögliches Dubletten-Paar (Von Kunde, Nach Kunde) inkl. deren Kontaktdaten (Handy, Email), wer sie wann angelegt hat und woran die Dublette erkannt wurde (gleiche(r) Name/Email/Handynr.).
Zusammenführen
Wenn es sich eindeutig um dieselben Kunden handelt, könnt ihr diese über den Action-Button 
am Ende der Liste zusammenfassen. Es erscheint der sog. Merge-Dialog:
Über den Button "Abweichende Felder" könnt ihr die Anzeige auf die reinen Unterschiede bei den Kundendaten reduzieren:
Hier könnt ihr nun Feld für Feld noch festlegen, welche Daten in den zusammengeführten Kunden übernommen werden sollen.
Anschließend klickt ihr auf "Zusammenführen". Alle Projekte, Bilder, Termine, Einnahmen, Dokumente und Nachrichten zu den vormals zwei Kunden werden nun auf den einen verbleibenden Kunden übertragen.
Sind verschieden
Wenn es sich eindeutig um unterschiedliche Kunden handelt (oft bei Email/Handy-Doubletten bei Partnern/Geschwistern), könnt ihr diese beide über den Button 
unterhalb der Liste als unterschiedlich kennzeichnen. Sie erscheinen dann nicht weiter in der Doublettenkontrolle.
Es erscheint ein Dialog, in dem ihr einen kurzen Vermerk dazu schreiben könnt (z.B. Eheleute, Familie, etc.):
Viele Dubletten? Differenzierung nach Dubletten-Arten
Wenn eure Dublettenliste sehr lang ist, empfielt es sich, diese zu filtern und in dre Schritten zu bearbeiten. Kisscal identifiziert Dubletten über
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Ähnliche Vor- und Nachnamen
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gleiche Handynr.
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gleiche Email-Adresse
Es hat sich gezeigt, dass die Überprüfung von Handy- oder Email-Dubletten deutlich leichter ist, als die über ähnliche Namen. Daher empfehlen wir, erstere zuerst zu bereinigen.
Dazu aktiviert ihr euch einfach einen Spalten-Filter:
Doublettenausschlüsse
Diese Liste findet ihr in der Kategorie "90 Administration", "Dublettenausschlüsse nach Anlagedatum"), vorausgesetzt, ihr habt Adminrechte für KissCal. Denn der eine oder andere Anwender macht es sich gerne leicht und bereinigt seine Doublettenliste mit fleißigem Drücken von „Sind verschieden“.
In dieser Liste seht ihr, welche von kisscal angezeigten Kundendoubletten (Kunde von/zu) mit welcher Info, von welchem Anwendern, wann als „Sind verschieden“ von der Doublettenliste genommen wurden.
War hier jemand zu großzügig mit dieser Einschätzung, könnt ihr die Doubletten wieder aktivieren, indem ihr die betreffenden Einträge auf der Liste einzeln markiert und löscht.