Termine vereinbaren

Bei den Basis-Daten ist es wichtig anzugeben, ob diese Tätowierer, Piercer oder Thekenkräfte sind. Abhängig davon wird bei der Neuanlage von Terminen der korrekte Termintyp vorgeschlagen.

Außerdem ist es sinnvoll, vorab seine Arbeitszeiten zu hinterlegen, damit diese in eurem Kalender gleich richtig angezeigt werden.

Und folgende Assistenten sind von Bedeutung:

Am besten verwendet ihr hier das Formular für Walk-Ins, da dort alle rechtlich relevanten Sachverhalte in einem Formular zusammengefasst sind.

Wenn ihr mit kissSign arbeitet, füllt ihr das Formular online mit dem Kunden auf eurem Signierpad aus und lasst es dort unterzeichnen. Ansonsten druckt ihr von dem Formular gleich zwei Exemplare, eines für euch, eines für den Kunden, unterzeichnet beide, lasst sie unterzeichnen und legt euer Exemplar in eure Terminordner ab (Aufbewahrung 10 Jahre!).

Den Text auf allen Formularen könnt ihr natürlich für euer Studio anpassen (siehe Tutorial Studio-Setup). Wir empfehlen, die Einverständniserklärung gleich mit dazu zu heften und sie von einem der gängigen Anbieter drucken zu lassen. In eurem Text zur Terminvereinbarung verweist ihr dann nur noch auf diese Erklärung, habt so alles mit einem Ausdruck erledigt und spart eine Menge Druckertoner.

Sollte der Kunde auf dem Formular irgendwelche Angaben zu gesundheitlichen Risiken gemacht haben (Allergien, Blutsenker, Neurodermitis, …​), dann solltet ihr dies beim Kunden hinterlegen. Dazu klickt ihr auf den Termin. KissCal sucht euch dann in der Kundenliste rechts automatisch den passenden Kunden dazu raus.

Mit einem weiteren Klick auf den Kunden öffnet ihr die Kundenerfassung, wo ihr diese Informationen in dem Feld "Krankheiten" hinterlegt.

Evtl. Risikofaktoren werden euch anschließend (zusammen mit Geburtstagen) automatisch in der Kundenübersicht signalisiert (Verbandskasten vor dem Kundeb) sowie im Termin selbst als "(D!)".

Wenn der Kunde schon mal bei euch war, müsst ihr diesen nicht neu anlegen, sondern könnt ihn einfach in der Kundenliste rechts neben dem Kalender suchen (siehe Tutorial Kundenlisten je Artist). Ansonsten legt ihr wieder einen neuen an, diesmal mit „+ Kunde“ unterhalb der Kundenliste.

Es erscheint der Dublettencheck:

Vor- und Nachname sowie Kontaktdaten eintragen und „Check“ klicken. Wenn der Kunde bereits existiert, wird dieser anschließend angezeigt.

Ihr übernehmt dann einen evtl. gefundenen Kunden oder legt den oben eingegebenen neu an. Mit diesem Check soll vermieden werden, dass Kunden von unterschiedlichen Mitarbeitern X-fach angelegt werden.

Wenn ihr auf „Alles ok – Neuanlage“ klickt, erscheint als nächstes die Abfrage, ob ein Kundenerfassungsbogen gedruckt werden soll:

Den benötigt ihr zum einen zur Einwilligung in die Datenspeicherung, zum anderen zur Abfrage der Risikofaktoren. Er sollte zumindest bei jedem neuen Projekt (Tattoo / Piercing) erneut ausgedruckt und vom Kunden ggf. korrigiert und unterschrieben werden.

Während der Kunde dies durchliest, ausfüllt und unterschreibt, könnt ihr bereits weiterarbeiten und das Projekt anlegen, also das Tattoo bzw. Piercing genauer beschreiben. Dazu kehrt ihr zu KissCal zurück (PDF-Vorschau der Erfassungsbogen schließen) und klickt in der Kundenerfassung auf den Reiter „Projektliste“

Wenn euch die Bedeutung einzelner Felder unklar ist, findet ihr mehr Infos mit einem Klick auf das Fragezeichen an der Feldbeschreibung. Hier genügt es zunächst, Projektname, Artist, vereinbarte Anzahlung und ggf. den Preis einzugeben.

Die Anzahl der ausstehenden Termine gibt die Größe des Projektes in Sitzungen an (wie viele Termine werden ca. benötigt?). Wenn der Kunde die Anzahlung bereits geleistet hat, tragt ihr dies im Anzahlungs-Status ein.

Um das Projekt zu speichern, klickt ihr wieder auf den Reiter „Projekt“, speichert das Projekt und beantwortet ggf. die Fragen im Finalizer (z.B. „Besprechungstermin für die Anzahlung anlegen?“). Zurück in der Kundenerfassung klickt ihr auf „Abbruch“, denn die Kundendaten sind bereits gespeichert.

Mittlerweile sollte der Kunde mit seinem Erfassungsbogen fertig sein. Legt diesen an die Seite. Ihr könnt die zusätzlichen Angaben des Kunden anschließend erfassen oder, wenn viel los ist, am Abend oder nächsten Tag. Wichtig ist: Abheften und 10 Jahre aufheben!

Beachtet hier unbedingt auch den Datenschutz: die ausgefüllten Formulare nicht frei zugänglich herum liegen lassen, auch nicht in Terminordnern für eure Guest-Artists!

Das Charmante: Ihr habt in der Zwischenzeit alle Daten in KissCal eingegeben und für den Kunden geht es jetzt nahtlos weiter mit der Terminvereinbarung.

Für die Suche eines freien Termins bietet euch KissCal verschiedene Funktionen:

Wenn ihr mit eurem Kunden einen passenden Termin gefunden habt, müsst ihr nur noch in dem Kalender auf den betreffenden Tag und ca. bei der gewünschten Uhrzeit klicken.

KissCal legt daraufhin einen Termin an und übernimmt automatisch den aktuellen Kunden (und dessen Projekt) aus der Kundenliste (rechts neben dem Kalender).

Und jetzt kommt der wirklich angenehme Teil von KissCal: Die Daten sind bereits alle fertig in dem Termin eingetragen. Evtl. noch die Termin-Dauer ändern und einen kurzen Hinweis in den Betreff und schon könnt ihr auf „Speichern“ klicken. Genau so legt ihr einen zweiten und ggf. dritten Termin an.

Den Text auf den Terminvereinbarungen könnt ihr natürlich für euer Studio anpassen (siehe Tutorial Studio-Setup). Wir empfehlen, die Einverständniserklärung gleich mit dazu zu heften und sie von einem der gängigen Anbieter drucken zu lassen. In eurem Text zur Terminvereinbarung verweist ihr dann nur noch auf diese Erklärung, habt so alles mit einem Ausdruck erledigt und spart eine Menge Druckertoner.

Bei Walk-Ins verwendet ihr statt der üblichen Terminvereinbarung das extra dafür vorgesehene Formular für Walk-Ins. In diesem sind alle Informationen aus der Kundenerfassung, Terminvereinbarung und der Checkliste zum Termin (s.u. Termine dokumentieren) zusammengefasst.

Ihr legt wie gewohnt den neuen Kunden über die Kundenliste an. Sollte der Kunde bereits bekannt sein (z.B. über einen Kollegen), klickt ihr im Dublettencheck natürlich auf „Übernehme ausgewählten“.

Bei der anschließenden Frage, ob ihr ein Erfassungsformular drucken wollt, klickt ihr einfach "Abbruch".

Als nächstes legt ihr auch jetzt wieder das Projekt an. Dazu kehrt ihr zu KissCal zurück (PDF-Vorschau des Erfassungsbogens schließen), klickt in der Kundenerfassung auf den Reiter „Projektliste“ und dort auf „+ Projekt“. Bei der nachfolgenden Frage „Ist das Projekt für Dich“ klickt ihr auf „OK“.

Ihr gelangt in die Projekterfassung, wo ihr das Projekt wie gewohnt beschreibt und evtl. mitgeschickte Vorlagen gleich zum Projekt speichert. Eine Besonderheit ist jetzt jedoch, dass ihr noch keine Anzahlung habt. Das Feld Anzahlungs-Status bleibt daher 0.

Ihr speichert das Projekt, beantwortet ggf. die Fragen im Finalizer (z.B. „Anzahlung bereits erhalten? Nein.“) und klickt in der Kundenbearbeitung anschließend auf „Abbruch“.

Wenn der Kunde eigene Vorlagen für das Tattoo geschickt hat, könnt ihr diese auch gleich zum Projekt ablegen. Dazu klickt ihr noch in der Projekterfassung auf den Reiter „Bilder“.

Hier könnt ihr nun beliebig viele Bilder einfügen (auch mit Drag&Drop), die euch anschließend bei jedem Termin zum Projekt zur Verfügung stehen.

Anschließend habt ihr das Bild jederzeit zur Hand, wo ihr Internet und einen Browser habt. Die alten Terminordner gehören der Vergangenheit an.

Jetzt sucht ihr, wiederum wie gewohnt, nach passenden Terminen für den Kunden und legt den Termin bzw. die Termine an, jedoch mit dem Status „vorgemerkt“.

Vorgemerkte Termine werden in euren Kalendern hervorgehoben, denn sie müssen noch bestätigt werden. Außerdem seht ihr auch gleich über das „(A!)“ im Termin, dass die Anzahlung noch fehlt.

Wenn ihr den Kunden am Telefon habt, ist das natürlich einfach. Dann braucht ihr die Termine auch nicht als „vorgemerkt“ anlegen. Ansonsten stimmt ihr jetzt zunächst den Termin oder die Termine mit dem Kunden ab, via Email, Facebook, WhatsApp oder WhatEver.

Ist die Terminabstimmung erfolgt, ändert ihr den Status der Termine wieder auf „offen“.

Nun habt ihr alles zusammen und könnt dem Kunden eine Terminbestätigung schicken. Dazu nutzt ihr in der Terminerfassung einfach den Button "Sende Nachricht".

Ihr könnt entweder die Standardmäßig mitgelieferte Nachrichtenvorlage verwenden ("Terminbestätigung") oder euch natürlich auch eine eigene erstellen.

Sobald die Anzahlung eingegangen ist, öffnet ihr wieder die Terminerfassung und tragt beim Projekt den Anzahlungs-Status nach. Um die Projektdaten zu öffnen, klickt ihr einfach auf den Stift neben dem Projektnamen.

Wenn ihr eure Einnahmen in KissCal führt, lasst ihr nun vom Finalizer den Besprechungstermin anlegen, über den der Eingang der Anzahlung dokumentiert wird. Die fehlende Anzahlung verschwindet dann automatisch aus der Kalenderansicht.