Einleitung
Wenn Du mit der Terminvereinbarung an sich klarkommst (siehe Tutorial Termine vereinbaren), findest Du hier nützliche Tipps, was Du sonst noch alles mit dem Kalender anstellen kannst:
-
Termininfos direkt im Kalender bzw. mit einem Klick
-
Privat-Termine anlegen
-
Info-Termine eintragen
-
Besprechungstermine anlegen
-
Termin anlegen, wo der Kalender schon voll ist
-
Termine für Kollegen vereinbaren
-
Termine an Kollegen übertragen
-
Termine finden, ohne den Artist zu wissen
-
Anhänge zu Projekten hinterlegen
-
Gemeinsame Termine mit Deinen Kollegen vereinbaren
-
Freie Zeiten schnell bei mehreren Artists finden
Termin-Vorbereitung
Wenn ihr alle Punkte aus dem Tutorial Termine vereinbaren beachtet habt, solltet ihr auf einen Terminordner aus Papier gänzlich verzichten können, da ihr nun alle Informationen direkt im Kalender (bzw. mit wenigen Klicks) zur Verfügung habt.
Termin-Infos direkt im Kalender
KissCal versucht, euch die wichtigsten Informationen zum Termin direkt im Kalender anzuzeigen:
-
Eigene Farben je Termin-Typ und -Status (s.u.)
-
Kurzbeschreibung des Termins mit: Uhrzeit von-bis, Vor-/Nachnamen des Kunden, Betreff zum Termin
-
Hinweis-Kürzeln zu wichtigen Sachverhalten (s.u.)
Weitergehende Informationen (Bemerkungen zu Termin/Projekt, Risikofaktoren des Kunden, Vorlagen zum Projekt) erhaltet ihr mit einem Klick auf den Termin (s.u.).
Termintypen und Farben
Folgende Farben entsprechen folgenden Termin-Typen2
| Arbeits-Termine (mit Kunde): | |
|---|---|
|
Besprechung |
|
Tattoo |
|
Piercing |
|
Foto |
| Weitere Terminarten: | |
|---|---|
|
Events |
|
Privat |
|
Urlaub |
|
Geburtstag |
Bei den Arbeits-Terminen ändert sich die Farbe zudem abhängig vom Termin-Status, um ausgefallene oder nur vorgemerkte Termine (in der Zukunft) hervorzuheben.
Hinweis-Kürzel
Bei wichtigen Sachverhalten erscheinen deren Kürzel in der Kurzbeschreibung des Termins:
(c!) |
Der Termin ist ausgefallen. Hier nicht vergessen, in dem Betreff zum Termin eine kurze Begründung anzugeben („nicht erschienen“, „abgesagt da Krank“, „Artist krank“, …) |
(A!) |
Die Anzahlung zum Projekt liegt nicht (vollständig) vor. Dieser Hinweis erscheint nur, wenn ihr bei dem Artist den Assistenten „KissCal prüft Anzahlung“ aktiviert habt. |
(R!) |
Die automatische Termin-Erinnerung konnte nicht verschickt werden (z.B. alte Handynr.). Wenn ihr diesen Hinweis seht, solltet ihr den Kunden beim Termin nach dessen aktuellen Kontaktdaten fragen. Der Hinweis erscheint nur, wenn ihr die automatischen Terminerinnerungen aktiviert habt (siehe Tutorial Studio-Setup). |
(D!) |
Wenn es zu dem Kunden Einträge bei den Risikofaktoren gibt, erscheint dieses Kürzel. |
(K!) |
Dieses Kürzel zeigt an, dass es zu dem Kunden keine Kontaktdaten gibt. Auch in diesem Fall solltet ihr beim Termin den Kunden nach dessen aktuellen Kontaktdaten fragen. |
(F!) |
Zu diesem Termin fehlen noch wichtige Formulare (siehe auch fehlende Formulare). Habt ihr das Add-On kissSign aktiviert, erscheint das (F!), wenn euer Dokumentenarchiv zum Kunden/Termin unvollständig ist. Ansonsten überprüft kissCal, ob zum Kunden ein Erfassungs-Formular (mit aktuellen Gesundheitsdaten!) erstellt wurde bzw. dies älter als ein Jahr ist. |
Termin-Infos mit einem Klick
Wenn sich ein Artist in KissCal einloggt, steht er anschließend automatisch in seinem Kalender in der aktuellen Woche. Um sich nun über einen Termin zu informieren, genügt ein Klick.
Alle wichtigen Informationen zum Termin werden ihm in dieser Kurz-Info angezeigt:
-
Projekt-Bezeichnung inkl. evtl. Bemerkungen
-
Evtl. Bemerkungen zum Termin
-
Informationen zum Status der Anzahlung
-
Vorlagen zum Projekt (siehe Vorlagen zu Terminen u. Projekten)
-
Hinweise zu Risikofaktoren (Krankheiten, Allergien, Medikamente)
Mit einem weiteren Klick auf „bearbeiten“ gelangt ihr dann zu den weiteren Details, mit einem Klick auf eine Vorlage wird diese geöffnet und ihr könnt sie ausdrucken.
Weitere Terminarten
Privattermin
In dem Kalender werden euch die Arbeitszeiten eines Artists über die weißen Bereiche kenntlich gemacht. Mit einem Klick in diese Bereiche wird automatisch ein Tattoo- bzw. Piercing-Termin angelegt.
Die grauen Bereiche sind entweder nicht buchbar, weil der Artist an diesen Tagen nicht im Studio ist (siehe Tutorial Artists verwalten, Thema „Location-Termine pflegen“), oder es sind eure privaten Zeiten (Freizeit). KissCal legt bei einem Klick in diese grauen Zeiten automatisch einen Privat-Termin an.
Ihr solltet auch eure Privat-Termine im Kalender führen (ggf. mit kryptischen Info’s bei sehr persönlichen Terminen). Zum einen, damit euch in diesen Zeiten niemand versehentlich einen Termin bucht, zum anderen zur Dokumentation für evtl. Steuerprüfungen. Denn bei Leerzeiten wird gerne mal ein unterschlagener Termin unterstellt.
Location- oder Info-Termine
Über einen Klick in dem Bereich "Ganztägig" könnt ihr entweder Location-Termine oder Info-Termine anlegen.
Location-Termin
Über einen Location-Termin könnt ihr zu einem Resident-Artist angeben, wann dieser auswärts arbeitet (z.B. Convention oder Guest-Spot) oder zu einem Guest-Artist, wann dieser bei euch im Studio sein wird.
Zeitraum angeben, Location auswählen und auf "Location wechseln" klicken, fertig.
Info-Termin
Wenn ihr euch einen Termin nur zur Info in euren Kalender eintragen wollt, z.B. eine Convention, die ihr evtl. besuchen wollt, klickt ihr einfach auf "Ganztagstermin".
Es wird dann ein Termin als sog. Info-Termin angelegt. Jetzt ändert ihr noch die Termin-Art auf „Events“ und tragt in den Betreff die Convention ein.
Speichern, Fertig. Die Info steht jetzt gut sichtbar über euern Kalender.
Kollegen informieren
Wenn ihr eure Kollegen ebenfalls über diesen Event informieren möchtet, öffnet ihr nochmal die Terminerfassung (Klick auf den Termin und Klick auf „Bearbeiten“) und wechselt auf den Reiter „Teilnehmer“. Dort setzt ihr ein Häkchen vor jeden Artist, der über diesen Event informiert werden soll.
Der Info-Termin erscheint jetzt auch bei den Kollegen.
Besprechungstermin
KissCal bietet einen eigenen Termintyp für Besprechungstermine mit den Kunden. Dazu legt ihr wieder mit einem Klick in dem Kalender einen Termin an und ändert den Termintyp auf „Bespr.“.
Natürlich wird wieder automatisch der aktuelle Kunde aus der Kundenliste übernommen. Und: Die Dauer des Termins wird automatisch auf 15 Minuten geändert. Ggf. noch eine kurze Anmerkung in den Betreff, speichern, fertig.
Zur besseren Lesbarkeit eurer Kalender werden Besprechungen mit einer eigenen Farbe dargestellt.
Besondere Funktionen
Termin in fremden Kalender anlegen
Links oben von eurem Kalender findet ihr eine Auswahl der Artists, auf deren Kalender ihr Zugriff habt (siehe Zugriffsrechte im Tutorial Artists verwalten).
Einfach auf den betreffenden Artist klicken und schon erscheint dessen Kalender.
Termin anlegen, wo kein Platz ist
Wenn der Kalender eines Artists voll ist, funktioniert der bequeme Klick in den Kalender leider nicht mehr. Dafür steht euch der „+“-Button oberhalb des Kalenders zur Verfügung.
Auch hier werden wieder Kunde und Projekt übernommen. Lediglich Datum und Uhrzeit müsst ihr hier jetzt von Hand ändern.
Termin von unbekanntem Artist verschieben
Gerade bei größeren Studios kommt es immer wieder vor: Ein Kunde ruft an, weil er seinen Termin verschieben muss, weiß aber nicht mehr, bei welchem Artist er den Termin hat.
Kein Problem: Ihr sucht einfach den Kunden (bzw. die Kundin) in der Kundenliste aller Artists heraus (siehe auch Tutorial Kundenlisten je Artist).
Mit einem Klick auf den Kunden erscheint unter der Kundenliste die Liste seiner Termine.
Mit einem Klick auf den Termin öffnet sich automatisch der Kalender des betreffenden Artists.
Mit Drag&Drop könnt ihr den Termin jetzt einfach z.B. um eine halbe Stunde nach hinten verschieben.
Termin (und Projekt) auf einen anderen Artist übertragen
Wenn ihr einen Termin von einem Artist (in diesem Fall „Pae“) zu einen anderen verschieben möchtet („Raoul“), öffnet ihr einfach die Terminerfassung und ändert den Artist zum Termin (sowie ggf. Datum und Uhrzeit).
Wenn Raoul auch das Projekt übernehmen, also in diesem Fall das Tattoo fertig stechen soll, ändert ihr zudem den Artist zum Projekt.
Dabei müsst ihr jedoch ggf. auch die Anzahlung von Pae an Raoul übertragen, damit Raoul diese bei seinem letzten Termin verrechnen kann. Bei selbständigen Artists zahlt Pae also an Raoul die 50 € Anzahlung aus. Wenn ihr die Anzahlungen über die Studiokasse laufen lasst, ist auch hier ein Umbuchen von dem einen Artist zum anderen erforderlich.
Wenn ihr bei den Assistenten zu den Artists die Themen „Anzahlungen managen“ und „Einnahmen erfassen“ aktiviert habt, dokumentiert KissCal für euch beim Speichern automatisch diesen Übergabevorgang.
Der Termin steht anschließend in Raouls Kalender nebst dem Besprechungs-Termin für die Übernahme der Anzahlung.
Alter Kunde: neue Termine für neues Projekt
Nehmen wir an, ein Kunde, die ihr gerade tätowiert habt, möchte anschließend auch gleich den anderen Arm von euch haben und ihr vereinbart dazu einen Besprechungstermin. Dann übernimmt KissCal natürlich wieder den Kunden aus der Kundenliste sowie das aktuelle Projekt dieses Kunden.
Da ihr jedoch ein neues Projekt beginnen wollt, legt ihr ein neues Projekt hierzu an. Bitte nicht einfach das alte überschreiben, das gibt nur jede Menge Durcheinander (Anzahlungsliste, Dokumentation alter Termine, Jahresvorschau etc.). Ihr legt das neue Projekt einfach mit einem Klick auf das „+“ neben der Projektauswahl an.
Wenn ihr mit dem ersten Projekt noch nicht fertig seid, könnt ihr den Status dieses Projektes auf „ruhend“ setzen. So vermeidet ihr unnötige Hinweise von KissCal im Projekt-Management (siehe Tutorial <04-5-Projekte-Managen.adoc#,Projekte Managen>). Anschließend Projekt und Termin speichern, fertig.
Vorlagen zu Terminen u. Projekten
Nehmen wir an, Silke aus dem Beispiel oben (Alter Kunde: neue Termine für neues Projekt) hat bereits Vorlagen auf ihrem Handy (oder USB-Stick) dabei, wie sie sich ihre Ganesha vorstellt. Dann könnt ihr diese Vorlagen natürlich direkt zum Projekt speichern. Öffnet dazu erneut die Terminerfassung und klickt auf das Register "Bilder".
Hier könnt ihr nun Bilder mit Drag&Drop herüberziehen oder über den Button "Add" hinzufügen. Ihr könnt beliebige Bilder (keine Dokumente) von eurer Festplatte, eurem Netzwerk oder externen Datenträgern zu eurem Projekt hinzufügen.
Anschließend klickt ihr wieder auf den Reiter „Basis“ und ihr steht wieder in der Terminerfassung. Dort wird euch zum Projekt jetzt automatisch angezeigt, dass es zusätzliche Bilder gibt.
Außerdem werden euch in der Termin-Info im Kalender (ein Klick auf einen Termin) die Bilder ebenfalls gleich angezeigt.
Gemeinsame Termine (Team-Meeting etc.)
Ihr könnt in KissCal auch gemeinsame Termine mit mehreren Teilnehmern eintragen, wie z.B. Team-Meetings. Dazu legt ihr wie gehabt einen Termin an, in diesem Fall z.B. als Event.
Anschließend klickt ihr auf den Reiter „Teilnehmer“, markiert wieder alle Artists, die an dem Termin teilnehmen sollen und entfernt die Häkchen aus dem Info-Feld.
Speichern, fertig. Dieser Termin erscheint jetzt bei allen Teilnehmern im Kalender. Sollte ein Teilnehmer verhindert sein, kann er hier seine Teilnahme canceln. Der Termin verschwindet aus seinem Kalender, bleibt aber bei allen anderen stehen.
Termin-Übersicht - Freie Zeiten bei mehreren Artists finden
Wenn ihr schnell die Kalender mehrerer Artists nach freien Zeiten durchsuchen möchtet, z.B. für ein kleines Brot-und-Butter-Tattoo, steht euch hierfür die Kalender-Übersicht zur Verfügung.
Mit einem Klick auf diesen Punkt öffnet sich die Terminübersicht.
Freie Zeiten automatisch finden
(1) |
Hier könnt ihr durch die Kalender-Wochen beliebig vieler Artists blättern. |
(2) |
KissCal markiert euch dabei automatisch die Tage (grün hinterlegt), bei denen noch ein Termin in der gewünschten Länge frei ist. |
Details zu Terminen mit einem Klick
Die Termine der Artists werden hier in den bekannten Farben dargestellt.
(3) |
Mit einem Klick auf einen Termin werden euch weitere Details dazu eingeblendet. So könnt ihr besser einschätzen, ob der Termin zuvor evtl. länger dauern könnte. |
Nur bestimmte Artists sehen
(4) |
Außerdem könnt ihr die Ansicht auf bestimmte Artists einschränken (Tattoo, Piercing, Theke) |
(5) |
und sogar einzelne Artists aus der Liste nehmen, wenn diese z.B. nur spezielle Stilrichtungen anbieten. |
(6) |
Ihr könnt die Suche natürlich auch auf eine bestimmte Location (Filiale, Convention etc.) einschränken. |
KissCal zeigt automatisch nur die Artists an, die zu der angezeigten Woche an der ausgewählten Location arbeiten. So müsst ihr nicht vergebens die Kalender all eurer Guest-Artists durchblättern.