Artists verwalten / meine Daten ändern

Habt dabei keine Angst vor zu hohen Abo-Gebühren. Die fallen nur für die Zeiten an, in denen ein Artist auch tatsächlich Termine hat. Dabei rechnet KissCal wochengenau ab (1/4 des Artist-Monats-Preises). Wenn ihr z.B. 10 Guest-Artists anlegt aber nur einen Gast-Arbeitsplatz habt, fallen in der Regel auch nur Abo-Gebühren für den einen Arbeitsplatz an.

Grob gesagt, wenn eure Arbeitsplätze ständig ausgelastet sind, berechnen sich die Abo-Gebühren faktisch anhand eurer Arbeitsplätze und nicht anhand der angelegten Artists.

Es kann durchaus Sinn machen, sog. Sammel-User anzulegen, wenn ihr z.B. nur einen Piercing-Arbeitsplatz habt aber 2 oder 3 Piercer bei euch arbeiten. Ihr würdet dann z.B. den Artist „Piercing“ anlegen und alle Piercing-Termine auf diesen Artist buchen. So vermeidet ihr Doppelbelegungen des einen Arbeitsplatzes. Den Namen des Piercers könntet ihr in den Terminen dann im Betreff voranstellen „Nadine: …“.

Wenn ihr euch das Leben leichter machen wollt, empfehlen wir, zunächst bei einem Artist alle Daten korrekt zu hinterlegen (siehe „Bestehende Artists pflegen“) und diesen dann zu kopieren. Alle Daten (Email-Zugang, Arbeitszeiten, Zugriffsrechte, Assistenten) werden dabei mit kopiert und müssen dann nicht mühsam neu eingegeben werden.

Wichtig nach dem Kopieren ist, Name und Kürzel des Artists gleich zu ändern, da hier zunächst nur Platzhalter eingetragen werden.

Die meisten Felder hier sind eigentlich selbsterklärend, zu dem einen oder anderen jedoch hier ein paar Anmerkungen:

Ihr könnt aus KissCal heraus direkt Nachrichten an eure Kunden schicken. Einzeln und individuell aber auch als Sammel-Rundschreiben. Bei den Kunden legt ihr fest, ob diese lieber per SMS oder Email angeschrieben werden möchten.

Die Emails werden dabei im Namen des Artists über dessen Email-Konto verschickt. So kommen Antworten der Kunden auch gleich in dem richtigen Postfach an. Damit das funktioniert, benötigt KissCal hier die Zugangsdaten für das Email-Konto.

WICHTIG: der Versand von Emails aus euren Email-Konten ist auch für die Online-Funktionen (Termine, Gutscheine) erforderlich!

Ihr könnt entweder für alle (Guest-)Artists dasselbe Email-Konto des Studios verwenden (z.B. info@studio.tattoo), oder ihr hinterlegt für eure Stamm-Crew jeweils ein eigenes Email-Konto.

Ihr könnt je Artist eigene Arbeitszeiten festlegen. Und natürlich könnt ihr auch sich ändernde Arbeitszeiten festlegen ("im Sommer früher", "Convention FaM", …​), indem ihr hier mehrere Einträge vornehmt (Feld "Ab"). Neue Arbeitszeiten können dabei immer nur an einem Montag beginnen.

Die Pause wird bei der Berechnung eurer Jahresvorschau mit einkalkuliert (siehe Tutorial Jahresvorschau). Ansonsten hat sie derzeit keine weitere Bedeutung. Freie Tage definiert ihr über einen Klick auf die Sonne „frei“.

Wie man Änderungen an den Arbeitszeiten hinterlegt, findet ihr unter „Arbeitszeiten ändern“.

Hier legt ihr fest, wer was mit den Daten des neuen Artists machen darf.

Mit einem Klick auf die jeweiligen Check-Boxen vergebt oder nehmt ihr die Rechte der jeweiligen Artists, die in der ersten Spalte angezeigt werden. Wichtig: Standardmäßig legt ihr hier fest, welcher Artist was mit dem Kalender von dem aktuellen Artist (hier: "Jacky") machen darf ("Vergebe Rechte an").

Wenn ihr festlegen wollt, auf welche Kalender der aktuelle Artist zugriff haben soll, wechselt ihr auf die Option "Empfange Rechte von":

Die zweite Option steht natürlich nur einem Admin zur Verfügung. Folgende Auswirkungen haben die angebotenen Rechte:

Wichtig: Wenn ihr die Zugriffsrechte ändert, sind diese erst verfügbar, nachdem ihr euch aus- und wieder eingeloggt habt.

Hier könnt ihr je Artist eine eigene Bankverbindung hinterlegen oder für mehrere Artists (z.B. Guest-Artists) die des Studios.

Die Bankverbindungen der Artists könnt ihr in den Nachrichten-Vorlagen einbetten und so Zahlungen für Terminkaution auf die Konten der jeweiligen Artists verteilen.

Zu jedem Assistenten erhaltet ihr eine kurze Erläuterung über das „?“ neben dem Assistenten. Wie die erweiterten Funktionen verwendet werden, wird euch zudem noch in den jeweiligen Tutorials erklärt (z.B. Einnahmenbuch, Anzahlungen managen, Jahresvorschau). Eine erweiterte Funktion sei hier jedoch gesondert erwähnt.

Sollten sich einmal die Arbeitszeiten eines Artists ändern, bitte nicht einfach die bestehenden Arbeitszeiten überschreiben. Denn damit würden sich auch die Arbeitszeiten in der Vergangenheit ändern. Bei einer Steuerprüfung kann es so zu Missverständnissen bei Lücken im Kalender kommen.

Stattdessen legt neue Arbeitszeiten über den „+“ Button an oder ihr kopiert eine bereits bestehende Arbeitszeit (Copy-Button):

In dem Feld „Ab“ könnt ihr nun festlegen, ab wann die neuen Arbeitszeiten gelten sollen. Das Datum muss immer auf einen Montag fallen. In dem Feld Anmerkung kannst Du die neuen Arbeitszeiten kurz kommentieren (z.B. „Dienstag frei“).

Die Pause wird bei der Berechnung eurer Jahresvorschau mit einkalkuliert (siehe Tutorial Jahresvorschau). Ansonsten hat sie derzeit keine weitere Bedeutung. Freie Tage definiert ihr über einen Klick auf die Sonne „frei“. Nicht vergessen, anschließend auch die Artist-Daten zu speichern!

Hier könnt ihr festlegen:

Dazu fügt ihr einen neuen Eintrag bei den Artist-Locations ein („+ Neu“). Oberhalb der Liste erscheint jetzt ein neuer Eintrag:

Mit „+Einfügen“ wird der neue Eintrag in die Liste übernommen.

Nicht vergessen, anschließend auch die Artist-Daten zu speichern!

Die Artists, die überwiegend bei euch tätig sind, haben bei ihren Basis-Daten als Standard-Location eine eurer Studio-Locations hinterlegt. Für diese Studio-Artists trägt man bei den Artist-Locations daher die Termine ein, zu denen er z.B. auf Convention oder in einem anderen Studio als Gast ist.