Einnahmenbuch führen

In KissCal könnt ihr je Artist entscheiden, ob ihr die Einnahmen in KissCal pflegen wollt. Dazu geht ihr (als Admin) in die Artist-Verwaltung, öffnet den betreffenden Artist und klickt auf den Reiter „Assistenten“:

Ihr könnt die Einnahmen in KissCal auch lediglich dazu nutzen, dass ihr durch KissCal die Eingänge und Verrechnungen von Anzahlungen protokollieren lasst. Mehr dazu findet ihr im Tutorial Anzahlungen managen.

Sobald ihr einen Termin erledigt oder dieser ausfällt, steht euch in der Terminbearbeitung ein weiterer Reiter „Einnahmen“ zur Verfügung:

Hier könnt ihr nun Einnahmen neu anlegen (+ Einnahme), bestehende ändern oder löschen (der Mülleimer neben der Einnahme). Eingegeben wird immer die Zahlungsart (s.u.), der Betrag und ggf. eine Anmerkung. Es sind beliebig viele Einträge möglich, z.B. wenn der Kunde einen Teil Bar zahlt, einen Teil mit Gutschein und obendrein noch die Terminkaution verrechnet wird.

Sobald Einnahmen zu einem Termin hinterlegt sind, können bestimmte Daten im Termin anschließend nicht mehr geändert werden (Artists, Kunde, Projekt, …):

Die Zahlungsart gibt an, wie bzw. auf welche Weise der Kunde gezahlt hat:

So habt ihr die Möglichkeit, zu einem Termin auch die Zahlungen zu erfassen, die in eurem Kassenbuch (nur Bar) nicht auftauchen. Diese kompletten Einnahmen sind auch für euren Steuerberater erforderlich.

Berechnen sich die Kosten für den Termin aus der benötigten Zeit, kann euch KissCal bei der Umrechnung helfen. Klickt einfach auf den Taschenrechner neben dem Betragsfeld.

KissCal belegt den Preis aus den Projektdaten vor und Stunden/Minuten aus der Dauer des Termins. Mit jeder Änderung wird euch automatisch der entsprechende Betrag angezeigt. Mit „Speichern“ übernehmt ihr den Wert in das Betragsfeld der Einnahmen.

Einnahmen zu Besprechungsterminen werden in KissCal automatisch als Anzahlung (Terminkaution) betrachtet. Daher ist es bei Besprechungsterminen auch nicht möglich, als Zahlungsart „Anzahlung“ zu verwenden, denn ein Kunde kann seine Anzahlung schlecht mit einer Anzahlung bezahlen.

Daher legt KissCal auch automatisch einen Besprechungstermin an, wenn ihr den Anzahlungs-Status zum Projekt ändert. Wir gehen davon aus, dass in diesem Fall immer ein Kontakt mit dem Kunden bzw. zu dem Kunden (persönlich, Überweisung, PayPal etc.) stattfand.

Üblicherweise wird die Anzahlung mit dem letzten Termin des Projektes verrechnet. Dazu wählt ihr als Zahlungsart einfach „Anzahlung“ und gebt den entsprechenden Betrag ein. Beim Speichern der Einnahmen zieht KissCal die Anzahlungs-Beträge automatisch von dem Anzahlungs-Status des Projektes ab.

Es ist auch möglich, nur einen Teil der Anzahlung zu verrechnen, wenn der Kunde z.B. nicht genügend Geld dabei hatte.

Wenn der Kunde mit einem Gutschein zahlt, wählt ihr als Zahlungsart „Gutschein“ und gebt zunächst nur den Betrag ein. Es erscheint dann eine erweiterte Eingabe, wo ihr nun die Gutschein-Nr. eintragen könnt. Mit dieser kann KissCal euch dann alle weiteren Informationen zu dem Gutschein zeigen:

Ist alles in Ordnung, könnt ihr die Einnahmen nun speichern. Evtl. Fehler (Betrag zu hoch, Gutschein-Nr. nicht vorhanden, etc.) erscheinen am rechten unteren Bildschirmrand:

Verspätete Zahlungen gebt ihr am Besten zum ursprünglichen Termin ein, da für die Steuer und evtl. Prüfungen auch das Leistungsdatum relevant ist. Gebt einfach bei den Anmerkungen das Datum ein, wann ihr das Geld tatsächlich erhalten habt. (z.B. „gezahlt 24.05.2018“).

Auch bei Überweisungen könnt ihr in den Anmerkungen das Eingangsdatum auf eurem Konto hinterlegen (z.B. „Eingang 28.05.2018“). Dies ist wichtig für einen Abgleich eurer Kontoauszüge mit dem Einnahmenbuch aus KissCal.

Erscheint ein Kunde zu einem Termin nicht und hat sich nicht rechtzeitig abgemeldet, verfällt seine Anzahlung, was bedeutet, dass ihr diese einbehalten könnt. In diesem Fall setzt ihr den Status des Termins auf „ausgefallen“ und notiert in dem Betreff kurz, warum (Dokumentationspflicht).

Anschließend tragt bei den Einnahmen die Verrechnung der Anzahlung ein („Anzahlung“ und Betrag).

Statt die Einnahmen zu hinterlegen, könnt ihr natürlich auch einfach den Anzahlungs-Status (unten in der Terminbearbeitung) auf 0 setzten. KissCal ergänzt dann beim Speichern automatisch die Einnahmen.

Wie oben schon mehrfach erwähnt, achtet KissCal darauf, eure Eingaben bei den Einnahmen mit eurer Anzahlungs- und Gutscheinliste synchron zu halten. Zu diesem Zweck gibt es den Finalizer, der immer durchlaufen wird, wenn ihr einen Termin oder ein Projekt speichert.

Dabei prüft der Finalizer unter anderem folgende Dinge und führt entsprechende Aktionen automatisch für euch aus:

So hilf KissCal euch voll automatisch, eure Anzahlungs-, Gutschein- und Projekt-Listen aktuell zu halten.

„Anzahl Sätze“ gibt an, wie viele Termine in diesem Zeitraum gefunden wurden. Die Tabelle lest ihr wie folgt:

Die Unterscheidung nach den Zahlungsarten ist für eure Buchhaltung wichtig, damit dort die jeweiligen Konten (Kasse, Terminkautionen, G.-Kto., etc.) korrekt geführt werden können.

Über einen Klick auf den Button „Einzeldruck“ erhaltet ihr eine detaillierte Auflistung der Termine und den Einnahmen dazu, mit folgenden Informationen:

Betrag und Anmerkung aus den Einnahmen. Wenn ihr eine Zahlung ggf. erst später erhalten habt, solltet ihr das in den Anmerkungen dokumentieren (siehe Verspätete Zahlung).

Diese Liste könnt ihr eurem Steuerberater für den Monatsabschluss schicken, euren Guest-Artist als Abrechnungs-Nachweis ausdrucken oder am Jahresende mit zu euren Steuerunterlagen abheften.