Einleitung
KissCal benötigt einige Informationen über euer Studio, damit es richtig arbeiten kann. Welche das sind, erfahrt ihr auf den nächsten Seiten anhand konkreter Beispiele. Dabei beschränkt sich dieses Tutorial auf die Daten, die gleich zu Beginn euerer Arbeit mit KissCal verwendet werden. Alle weiteren Einstellungen werden an der Stelle erläutert, wo sie benötigt werden (in dem jeweiligen Tutorial).
Wenn ihr damit fertig seid, geht es weiter mit dem Tutorial Artists verwalten.
Locations eintragen
KissCal unterstützt nicht nur mehrere Filialen für ein Studio, ihr könnt auch verschiedene Conventions und Guest-Spots hinterlegen. Das ist aus verschiedenen Gründen wichtig:
-
Damit bei den Terminerinnerungen die richtige Location angegeben werden kann („Hallo Marc, Du hast am 19.4.18 um 17:30 einen Termin bei Tara @ FaM-Convention, …“).
-
Damit die richtigen Feiertage angezeigt werden (Land und Bundesland der Location)
-
Damit auf den Formularen (Terminzettel etc.) die richtigen Kontaktdaten ausgegeben werden.
-
Für das Platz-Management (siehe Tutorial Platzmanagement)
Ihr könnt eine Location ändern, indem ihr diese aktiviert (Klick) und auf den Button „Bearbeiten“ klickt. Neue Locations legt ihr über den Button „+ Neu“ an.
Location löschen („Löschen“) könnt ihr nur, wenn diese noch nirgends in KissCal verwendet werden (siehe Artist-Locations im Tutorial Artist verwalten).
Standard-Location
Als erstes gebt die Daten in eurer Haupt-Filiale ein.
Dabei haben die jeweiligen Felder folgende Bedeutung und Verwendung:
Farbe |
Bei den Artists könnt ihr später angeben, wann wer in welcher Filiale ist. Auf euren Wunsch können diese Zeiten im Kalender im Info-Bereich angezeigt werden (z.B. „Robin: Convention FaM“). Hier legt ihr die Farbe fest, mit der diese Info im Kalender angezeigt werden soll. |
Ort |
Dies ist der Name der Location und muss nicht zwingend der Ortsname sein. „Jacky Needle Tattoo“ passt auch. |
Gehört z. Std. |
Da dies die Standard-Location eures Studios ist (s.u. Studio-Daten), gehört sie natürlich zum Studio. Die nachfolgenden Kontaktdaten und ‚Anzahl Plätze‘ könnt ihr nur zu Studio-Locations definieren. Conventions und Guest-Spots sind z.B. keine Studio-Locations. |
Stadt |
Hier tragt ihr die Stadt ein, in der sich euer Studio befindet. Diese Angabe erscheint in der Signaturzeile eurer Terminzettel (z.B. „Frankfurt den …“) Land/Region Diese Information braucht KissCal, um euch automatisch die korrekten gesetzlichen Feiertage zeigen zu können. |
Buchbar |
Da dies die Standard-Location eures Studios ist (s.u. Studio-Daten), ist die Location auch immer buchbar. Bei anderen Locations könnt ihr hier festlegen, ob zu der Location in KissCal Termine gebucht werden können oder nicht (z.B. zu Conventions: ‚Ja‘, zu Guest-Spots: ‚Nein‘). |
Plätze |
KissCal kann euch auf Knopfdruck eine Übersicht über die Belegung eurer Arbeitsplätze zeigen (siehe Tutorial Platzmanagement). Dafür benötigen wir hier zu der Location die Anzahl eurer Arbeitsplätze. |
Telefon |
Die Telefon-Nr., unter der man euch an dieser Location erreichen kann. |
SMS-Abs. |
Der SMS-Absender dieser Location für alle Nachrichten, die per SMS verschickt werden. Dies kann eine Handynr. aber auch ein Name sein (max. 11 Zeichen). |
Fußnoten |
Für die Formulare in KissCal (Terminzettel, Kundenerfassung) habt ihr die Möglichkeit, hier drei Textblöcke für die Fußnote zu definieren. Üblicherweise kommen hier eure Kontaktdaten und Öffnungszeiten rein, ggf. auch eure Bankverbindung(en). ACHTUNG: Diese Fußnoten werden in Kürze entfallen und durch die PDF-Vorlagen (s.u.) abgelöst. |
Dazu stehen euch ein paar sog. Makro-Felder zur Verfügung (<Artist> = Kürzel des jew. Artists, <Email> = die Email-Adresse, die beim Artist hinterlegt ist, <TelNo> = die Telefonnr. aus dem Feld weiter oben). Dies ist insb. wichtig, wenn bei euch Artists im eigenen Namen (selbständig) arbeiten.
Weitere Filialen
Eine weitere Filiale legt ihr über den Button „+ Neu“ an. Die Eingaben sind nahezu, wie bei der Standard-Location:
Farbe |
Verwendet hier eine andere Farbe, als bei der Standard-Location, damit ihr diese im Kalender besser voneinander unterscheiden könnt. |
Ort |
Wenn beide Filialen denselben Namen haben, solltet ihr hier noch einen Teil der Adresse (Stadt oder Straße) mit aufnehmen. |
Gehört z. Std. |
Bei einer eigenen Filiale ist das klar: ‚Ja‘, sie gehört mit zum Studio. |
Stadt |
Hier ggf. eine andere Stadt eintragen. |
Land/Region |
Hier für die Feiertage wieder Land und Region auswählen. |
Buchbar |
Und ‚Ja‘, eure eigene Filiale ist natürlich auch buchbar. |
Plätze |
Für das Platzmanagement wieder die Anzahl der Arbeitsplätze in der Filiale angeben. |
Kopiere Standard |
Für die weiteren Felder könnt ihr die Werte aus der Standard-Location kopieren, indem ihr auf den Button „kopiere Standard“ klickt. |
Telefon |
Die Telefon-Nr., unter der man euch an dieser Location erreichen kann. |
SMS-Abs. |
Der SMS-Absender dieser Location für alle Nachrichten, die per SMS verschickt werden. Dies kann eine Handynr. aber auch ein Name sein (max. 11 Zeichen). |
Fußnoten |
Die Fußnoten für diese Filiale mit eigener Anschrift, Kontaktdaten und ggf. Öffnungszeiten. Verwendet auch hier wieder die Makro-Felder (s.o.). ACHTUNG: Diese Fußnoten werden in Kürze entfallen und durch die PDF-Vorlagen (s.u.) abgelöst. |
Conventions
Damit ihr auch eure Convention-Termine in KissCal führen könnt, braucht KissCal natürlich auch diese Locations. Legt je Convention, auf der ihr Plant zu arbeiten, eine Location an:
Farbe |
Hier empfehlen wir, für alle Conventions nur eine Farbe zu verwenden, z.B. Gelb. |
Ort |
sinnvoller Weise der Name der Convention (mit Ort) |
Gehört z. Std. |
Nein, diese Location gehört nicht zum Studio. |
Land/Region |
Hier für die Feiertage wieder Land und Region auswählen. |
Buchbar |
Und ‚Ja‘, die Convention ist natürlich auch buchbar. |
Die weiteren Felder können nicht bearbeitet werden, da es sich nicht um eine Studio-Location handelt.
Guest-Spots
Wenn ihr gelegentlich in anderen Studios arbeitet, könnt ihr hierfür entweder die Location „Elsewhere“ verwenden, oder ihr legt eigene Locations dafür an. Das hat den Vorteil, dass man im Kalender gleich sieht, wo ihr (oder andere Artists) zu der jew. Zeit seid.
Farbe |
Hier wieder eine Farbe eurer Wahl angeben. |
Ort |
sinnvoller Weise der Name des Guest-Spots |
Gehört z. Std. |
Nein, diese Location gehört nicht zum Studio. |
Land/Region |
Hier, für die Feiertage, wieder Land und Region auswählen. |
Buchbar |
Diese Location ist in der Regel nicht buchbar, da die Termine von dem gastgebenden Studio vergeben werden. |
Die weiteren Felder können nicht bearbeitet werden, da es sich nicht um eine Studio-Location handelt.
Studio-Daten
Nach den Locations benötigt KissCal nun noch einige allgemeine Daten zu eurem Studio. Es braucht nur einige wenige Minuten, diese einzugeben. Ihr gelangt in die Studio-Daten über das Menü „Einstellungen - Studiodaten“.
Bitte vergesst bei allen Änderungen an den Studio-Daten nicht, diese anschließend auch zu speichern!
Basis-Daten
Hier benötigt KissCal von euch ein paar Grund-Daten:
Studioname |
Der Name eures Studios |
Ort |
Dieser Ort wird auf euren Kundenerfassungs-Formularen in der Signatur-Zeile ausgegeben (z.B. „Berlin, den 13.04.2018“). |
Location |
Hier wählt ihr aus den zuvor definierten Locations eure Haupt-Filiale aus. |
SMS-Abs. |
Dies ist der SMS-Absender aus der Haupt-Filiale. (s.o. „Standard-Location“) |
Gutscheinverk. |
Findet der Gutscheinverkauf über eine Studio-Kasse statt („in Studiokasse“), oder verkaufen die Artists (bzw. einige oder nur einer) die Gutscheine direkt über ihre eigene Kasse („in Artistkasse“)? Je nach dem kann KissCal die Gutscheinliste (sowie die Einlösungen) getrennt nach Artists oder gesamt für das ganze Studio führen. |
Ländercode |
Hier legt ihr den Standard-Ländercode für eure Telefon-Nummern in KissCal fest. Dieser wird immer dann zugrunde gelegt, wenn ihr bei den Telefonnummern keine eigene Länderkennung mit eingebt. |
Währung |
Die Währung, die in KissCal für alle Beträge (Einnahmen, Terminkautionen etc.) verwendet werden soll. |
Tel. |
Die Telefonnr. eurer Haupt-Location |
Google-Sync. |
Hier könnt ihr die Synchronisation aller Artist-Kalender zu dem Google-Konto eures Studios aktivieren. Mehr dazu erfahrt ihr in dem Tutorial Google-Sync. |
Briefkopf |
Hier könnt ihr für eure Formulare ein eigenes Logo als Briefkopf hinterlegen. Das ist ganz praktisch, wenn der Ausdruck der Formulare auf Blanko-Papier erfolgen soll. Achtet darauf, dass es das Format 960 x 200 Pixel hat, damit der Ausdruck nicht verzerrt aussieht. Fragt ggf. Bei eurem Grafiker nach. |
Natürlich könnt ihr eure Terminzettel etc. auch auf eurem Briefpapier drucken. Mehr dazu findet ihr im Tutorial Termine vereinbaren.
Text Terminliste/Kundenformular
Hier stellt ihr zur Zeit noch die Texte für eure Formulare ein (Terminzettel und Kundenformular). Diese Texte werden jedoch in Kürze entfallen und durch die PDF-Vorlagen (s.u.) abgelöst. In den Tutorials Termine vereinbaren sowie Online-Termine gehen wir näher darauf ein. Außerdem findet ihr detaillierte Informationen hierzu in unserem „ Orga-Leitfaden für Tattoo&Piercing-Studios“.
Online-Services
Alles für eure Online-Services (Gutscheine, Termin-Buchungen) findet ihr hier.
Ihr benötigt diese Felder erst, wenn ihr die entsprechenden Online-Funktionen auf eurer Website (oder FB/IG) einbindet. Eine detaillierte Anleitung findet ihr zu dem jeweiligen Thema:
Auto-Nachricht
KissCal kann für euch Geburtstagsgrüße und Terminerinnerungen automatisch verschicken. Hier stellt ihr ein, welche Nachrichten automatisch verschickt werden, zu welcher Uhrzeit und ggf. mit wieviel Tagen Vorlauf.
Tage Vorlauf |
Bei Geburtstagsgrüßen trägt man hier üblicher Weise 0 ein (am selben Tag), bei Terminerinnerungen ist hier ein Wert zwischen 2 und 5 Tagen angebracht. |
Uhrzeit SMS |
Bei Emails irrelevant aber für SMS schon ein Thema. Denn SMS um 2:35 Uhr werden als störend empfunden und gerne auch übersehen. Hier könnt ihr daher die Uhrzeit einstellen, zu der die SMS verschickt werden sollen. |
Vorlage |
Je nach Thema wählt ihr hier die Textvorlage aus, die für die automatischen Nachrichten verwendet werden soll. Mehr zu Textvorlagen weiter unten „Nachrichten-Vorlagen“. |
Die verschickten Nachrichten könnt ihr jederzeit unter dem Punkt „Manage - Nachrichten“ einsehen.
Hinweise im Kalender
Wenn ihr die automatischen Terminerinnerungen aktiviert, weist euch KissCal auf die Termine hin, zu denen keine Terminerinnerung verschickt werden konnte. Es erscheint dann ein „(R!)“ im Termin.
Das kann u.a. daran liegen, dass die SMS nicht zugestellt werden konnte (alte Handy-Nr.?) oder zu dem Kunden weder Email-Adresse noch Handy-Nr. hinterlegt wurden.
Abo-Daten
Hier könnt ihr eure KissCal-Abo-Daten einsehen bzw. ändern. Insbesondere Änderungen an eurer Rechnungs-Adresse oder Bankverbindungen sollten von euch hier möglichst aktuell hinterlegt werden.
Test bis |
Falls ihr euch noch im Test-Abo befindet, seht ihr hier, bis wann es noch läuft. |
Nutzungsv. |
Datum und Uhrzeit, zu der ihr die Nutzungsvereinbarungen zu KissCal akzeptiert habt. Ihr könnt diese nochmals einsehen über den Button „Nutzungsvereinbarung“ weiter unten. |
Abgerech. bis |
Bis zu welchem Zeitpunkt wurden die Abo- und SMS-Gebühren bereits abgerechnet? |
Gezahlt bis |
Bis zu welchem Zeitpunkt sind die Abo- und SMS-Gebühren beglichen? |
Die Email-Adresse, an die euch die KissCal-Abo-Rechnungen geschickt werden sollen. |
|
Rechnungsans. |
Eure Rechnungsanschrift |
Preis j. A+M. |
Euer Abo-Preis je Artist und Monat. Näheres zu dem Preismodell von KissCal findet ihr auf unserer Website www.kisscal.tattoo. |
SMS-Preis |
Der Preis je SMS, egal in welches Land, egal aus welchem Land. |
elektronische Signatur |
Hier könnt ihr das kostenpflichtige Add-On kissSign aktivieren. Während des Test-Abos ist dies natürlich auch kostenlos. |
Wenn ihr für die Abo-/SMS-Rechnungen ein Lastschriftmandat erteilen möchtet, macht ein Häkchen in das Feld „Zahlung per Lastschrift“. Wir buchen fällige Rechnungen dann ganz bequem für euch automatisch von dem angegebenen Konto ab.
Mandat seit |
Datum, an dem das Lastschrift-Mandat erteilt wurde. |
Bank |
Der Name eurer Bank |
Bic |
BIC-Code der Bank. Kann bei deutschen Banken leer bleiben. |
Kto-Inhaber |
Der Name des Konto-Inhabers |
IBAN |
Der IBAN-Code eures Kontos. Bitte immer mit Ländercode vorneweg. |
Wenn ihr euer Lastschriftmandat ändert und anschließend „Speichern“ klickt, wird automatisch der Vertrag zu dem Mandat geöffnet. Diesen bitte ausdrucken, unterschreiben und an uns schicken. Danke!
Nachrichten-Vorlagen
KissCal bietet euch die Möglichkeit, direkt aus dem Kalender Nachrichten an eure Kunden zu schicken, entweder einzeln, mehrere auf einmal (über Rundschreiben, siehe Tutorial Rundschreiben (Broadcast)) oder voll automatisch (siehe oben „Auto-Nachricht“). Damit die Nachrichten nicht jedes Mal wieder neu eingegeben werden müssen, gibt es die Nachrichten-Vorlagen.
Zudem sollen die Nachrichten so individuell wie möglich sein. Hierfür könnt ihr in den Nachrichten-Vorlagen sog. Makro-Felder einsetzen, die erst beim Verschicken durch die tatsächlichen Daten (Vorname, Datum, Artist, Location, etc.) ersetzt werden.
Für die häufigsten Situationen liefert KissCal bei der Ersteinrichtung eine Reihe von vorgefertigten Nachrichten-Vorlagen mit, die ihr hier für eure Zwecke anpassen könnt und auch solltet (insb. die Gruß-Formel).
Und auch hier gilt wieder: nach allen Änderungen an den Vorlagen abschließend das Speichern nicht vergessen.
Nachrichten Vorlagen erstmalig anpassen
Im Grunde könnt ihr die Nachrichten-Vorlagen, so wie sie sind, direkt verwenden. Allerdings wollt ihr vielleicht einen etwas anderen Betreff für die Vorlagen haben oder eine andere Gruß-Formel hinterlegen. Klickt dazu im linken Bereich auf die jeweilige Nachrichten-Vorlage. Im rechten Bereich erscheinen dann die Texte der Vorlage, die ihr direkt ändern könnt.
Betreff |
Unter diesem Betreff werden die Nachrichten in eurem Nachrichten-Archiv abgelegt (Menü „Manage-Nachrichten“). Zudem wird der Betreff bei den Emails verwendet. Auch in dem Betreff könnt ihr die Marko-Felder verwenden (s.u. „Die Makro-Felder“). |
Reminder |
Wenn die Nachricht als Terminerinnerung verwendet werden soll, setzt hier das Häkchen. Darüber kann KissCal erkennen, welche Termine bereits eine automatische Erinnerung erhalten haben, und welche nicht. |
Der Text, der für Emails verwendet werden soll. |
|
SMS |
Der Text, der für SMS verwendet werden soll. Achtet hier auf die Länge der SMS (wird gleich hinter dem Feld-Label „SMS“ angezeigt: Anzahl/Länge). Denn ab 160 Zeichen muss die Nachricht in 2 bzw. mehrere SMS aufgeteilt werden (Anzahl), was eure SMS-Kosten erhöht. |
Verwendet für Informationen wie Location oder Telefonnr. immer die Makro-Felder, denn nur so kann KissCal immer den richtigen Text verschicken (Conventions, Filialen, etc.).
Neue Nachrichten-Vorlagen
Ihr legt eine neue Nachrichten-Vorlage über den Button „+ Neu“ an und könnt im rechten Bereich dann direkt alle Texte definieren. Mögliche neue Nachrichten-Vorlagen sind z.B.:
-
„<Artist> @ <Location>“: Für Ankündigungen, dass ein bestimmter Guest-Artist demnächst wieder in eurem Studio ist. Ihr könnt die ehemaligen Kunden über die Broadcast-Funktion anschreiben. Mehr dazu in dem Tutorial Rundschreiben (Broadcast).
-
„Tel. Terminbestätigung Robin (<Datum>)“: Bei telefonischen Terminen möchtet ihr ggf. noch das betreffende PayPal-Konto für die Überweisung der Terminkaution mit angeben. Arbeiten bei euch vorwiegend selbständige Artists, haben die evtl. jeweils eigene PayPal-Konten. Dann legt ihr je Artist eine eigene Vorlage an mit jeweils eigenen Konto-Informationen.
-
„Zufriedenheitsabfrage“: Ihr könnt eure Kunden z.B. 4-6 Wochen nach dem letzten Termin zu einem Projekt anschreiben und fragen, ob alles in Ordnung war. Ladet sie ein, euch auf Google und FB zu bewerten. Das erhöht deutlich eure Sichtbarkeit im Internet!
Im Grunde sind eurer Phantasie hier keine Grenzen gesetzt. Zusammen mit den Makro-Feldern (s.u.), könnt ihr nahezu jeden Text als Vorlage vorbereiten.
Die Makro-Felder
Bevor KissCal eine Nachricht verschickt, ersetzt es sog. Makro-Felder (z.B: „<Artist>“) durch die tatsächlichen Daten aus Termin, Projekt bzw. Kunde (z.B. „Robin“). So könnt ihr Nachrichten-Vorlagen erstellen, die beim Kunden wie vollkommen individuelle Texte erscheinen. KissCal stellt euch folgende Makro-Felder zur Verfügung:
Allgemeine Makros:
TelNo |
Eure Telefonnr. abhängig von der Filiale (Location; wird automatisch ermittelt anhand des Termins und der Location-Informationen des Artists). |
Vorname |
Der Vorname des Kunden |
Nachname |
Der Nachname des Kunden |
Artist |
Das Kürzel des Artists (aus dem Termin, dem Projekt bzw. dem Kunden) |
Bank |
Die Bankverbindung des Artist (Bankname, IBAN, BIC) |
Makros zum Projekt:
Projekt |
Die Projektbezeichnung; siehe hierzu das Tutorial Termine vereinbaren. |
Anzahlung |
Die vereinbarte Anzahlung |
LetzterTermin |
Der letzte Termin zum Projekt |
Wartet seit |
Bei Kunden von der Warteliste: Das Datum, seit wann der Kunde auf der Warteliste steht. |
Makros zum Termin:
Datum |
Datum des Termins |
Uhrzeit |
Uhrzeit des Termins |
Location |
Je nachdem, wo ein Termin stattfindet (Haupt-Location, Filiale, Convention), wird hier die korrekte Location eingesetzt. Siehe hierzu auch die Location-Termine aus dem Tutorial Artists verwalten. |
Onlinetermindet. |
Dieses Makro wird für die Bestätigung von Online-Terminbuchungen verwendet (siehe Tutorial Online-Termine). Es wird durch die Termin-Details der Online-Buchung ersetzt. |
Bitte beachtet, dass je nach dem, aus welchem Kontext ihr Nachrichten verschickt, einige Makros evtl. nicht zur Verfügung stehen. Schickt ihr z.B. eine Nachricht direkt aus der Kundenerfassung, ohne dass ein konkreter Termin angegeben wird, dann kann KissCal die Makros <Datum> und <Uhrzeit> nicht füllen. Auch die Makros <Projekt>, <Anzahlung> etc. bleiben leer.
Überlegt euch daher bei der Erstellung der Nachricht, wofür sie verwendet werden soll (Nachricht zu Terminen wie „Terminerinnerung“, „Terminbestätigung“; Nachricht zu Projekten wie „Warteliste aktivieren“, „Zufriedenheitsbefragung“; Allgemeine Nachrichten wie „Geburtstagsgrüße“, „Event-Einladung“).
PDF-Vorlagen
Auch eure Formulare in KissCal (Kundenerfassung, Terminzettel Tattoo/Piercing) könnt ihr euch individuell gestalten und so z.B. Varianten für verschiedene Filialen, mit/ohne Briefkopf oder für weitere Terminarten (Laser, etc.) entwerfen. Ihr gelangt zu den PDF-Vorlagen wieder über das Einstellungs-Menü (Zahnrad) und „PDF-Vorlagen“.
Zum Start von KissCal erhaltet einen Satz von Standard-Formularen:
Diese könnt ihr aber auch jederzeit über den Button „Standardvorlagen kopieren“ neu in eure Formularliste einfügen lassen.
Formulare erstellen mit Open Office
Diese Standard-Formulare wurden mit Open Office (kostenlos verfügbar) erstellt und können ganz einfach abgewandelt bzw. gänzlich neu erstellt werden (siehe auch https://www.pcwelt.de/tipps/Open-Office-Ausfuellbare-PDF-Formulare-erstellen-1243625.html bzw. einfach googeln nach „PDF Formulare open office“).
Vorlagen für eigene Formulare
Wenn ihr eure eigenen Formulare erstellen möchtet (eigenen Briefkopf, Fußnoten etc.), empfehlen wir daher, folgende Open-Office-Vorlagen für die neuen PDF-Formulare zu verwenden:
Es steht euch natürlich frei, jedes beliebige andere Werkzeug für die Erstellung eurer PDF-Formulare zu verwenden.
Formular-Felder
Neben den üblichen Gestaltungselementen (Text, Bilder, Tabellen, etc.), könnt ihr in euren Formularen auch eine Reihe von Formular-Feldern verwenden, die beim Druck automatisch durch KissCal gefüllt werden. Dazu müssen diese Formularfelder exakt die unten angegebenen Namen und Typen haben.
Wir empfehlen, diese Felder mit den Eigenschaften read_only=Ja und activated=Nein einzufügen, damit ein Ändern der Daten (z.B. Termin, Preis, …) außerhalb von kisscal ausgeschlossen ist.
Kundenformular
Auf dem Kundenformular stehen euch folgende Felder zur Verfügung:
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
Name |
Textfeld |
Vor- und Nachname des Kunden |
Male |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Männlich |
Female |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Weiblich |
ThirdGender |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Andere |
Birthday |
Textfeld |
Geburtstag |
Address |
Textfeld (mz) |
Adresse, mehrzeilig (Straße, Plz, Ort, Land) |
Mobile |
Textfeld |
Handynr. |
Phone |
Textfeld |
Telefon |
Textfeld |
Email-Adresse |
|
Profession |
Textfeld |
Beruf |
ContactMobile |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart SMS |
ContactEmail |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart Email |
Deseases |
Textfeld (mz) |
Krankheiten/Allergien, mehrzeilig |
ArtistShortFooter |
Textfeld |
Kürzel des eingeloggten Artists; Dies wird i.d.R. für die Fußzeile verwendet. |
ArtistEmail |
Textfeld |
Email-Adresse des eingeloggten Artists; auch für die Fußzeile |
LocationCityDate |
Textfeld |
Ort/Datum für die Unterschrifts-Zeile |
Terminvereinbarung/Terminzettel
Auf der Terminvereinbarung bzw. dem Terminzettel stehen euch folgende Felder zur Verfügung:
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
Name |
Textfeld |
Vor- und Nachname des Kunden |
Male |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Männlich |
Female |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Weiblich |
ThirdGender |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Andere |
Birthday |
Textfeld |
Geburtstag |
Address |
Textfeld (mz) |
Adresse, mehrzeilig (Straße, Plz, Ort, Land) |
Mobile |
Textfeld |
Handynr. |
Phone |
Textfeld |
Telefon |
Textfeld |
Email-Adresse |
|
Profession |
Textfeld |
Beruf |
ContactMobile |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart SMS |
ContactEmail |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart Email |
Deseases |
Textfeld (mz) |
Krankheiten/Allergien, mehrzeilig |
ProjectName |
Textfeld |
Projektbezeichnung |
ArtistShort |
Textfeld |
Kürzel des Artists zum Projekt |
Price |
Textfeld |
Preisangabe |
Deposition |
Textfeld |
Anzahlungs-Status |
DepositionAgreed |
Textfeld |
Vereinbarte Anzahlung |
DepositionInfo |
Textfeld |
Info zur Anzahlung |
ProjectComment |
Textfeld (mz) |
Bemerkungen zum Projekt, mehrzeilig |
Appointments |
Textfeld (mz) |
Terminliste, mehrzeilig (Achtung: Pro Termin eine Zeile, daher genügend Platz vorsehen!). |
MainApptDate, MainApptTime |
Textfeld |
Datum und Uhrzeit des ausgewählten Termins |
ArtistShortFooter |
Textfeld |
Kürzel des Artists zum Projekt; Dies wird i.d.R. für die Fußzeile verwendet. |
ArtistEmail |
Textfeld |
Email-Adresse des Artists zum Projekt; auch für die Fußzeile |
LocationCityDate, LocationCityDate2, LocationCityDate3 |
Textfeld |
Ort/Datum (bis zu drei mal) für die Unterschrifts-Zeilen |
kissSign
Wenn ihr das Add-On kissSign aktiviert habt, stehen euch für die Unterschriften noch die nachfolgenden Felder zur Verfügung. Bitte achtet darauf, diese als Textfelder anzulegen, schreibgeschützt und mit einem Größenverhältnis von 2 (Breite) zu 1 (Höhe):
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
customer_signature |
Textfeld |
Unterschrift des Kunden |
parent_1_signature |
Textfeld |
Unterschrift Erziehungsberechtigter 1 |
parent_2_signature |
Textfeld |
Unterschrift Erziehungsberechtigter 2 |
artist_signature |
Textfeld |
Unterschrift des Artists/Kundenberaters |
kissSign schreibt Änderungen an bestimmten Kundendaten im Formular automatisch wieder zurück in kisscal. Diese Felder könnt ihr somit änderbar lassen. Alle anderen automatisch von kisscal gefüllten Felder solltet ihr mit den Eigenschaften read_only=Ja und activated=Nein versehen.
Folgende Felder werden bei Änderung im kissSign automatisch in kisscal zurück geschrieben:
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
Male |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Männlich |
Female |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Weiblich |
ThirdGender |
Ankreuzfeld |
Geschlecht Andere |
Mobile |
Textfeld |
Handynr. |
Phone |
Textfeld |
Telefon |
Textfeld |
Email-Adresse |
|
Profession |
Textfeld |
Beruf |
ContactMobile |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart SMS |
ContactEmail |
Ankreuzfeld |
Bevorzugte Kontaktart Email |
Deseases |
Textfeld (mz) |
Krankheiten/Allergien, mehrzeilig |
Wenn ihr darüber hinaus weitere Formularfelder einfügen wollt, die nicht von kisscal gefüllt werden sollen, so empfehlen wir, deren Feldnamen mit einem Unterstrich beginnen zu lassen (z.B. "_AGB-Check"), um evtl. Überschneidungen zu vermeiden.
Hier bietet kissSign noch den Service, Pflichtfelder zu definieren. Dazu genügt es, wenn deren Namen mit "_Must" beginnt (z.B. "_Must-EVE-Check"). In dem Feld-Attribut "Hilfetext" (engl.: alternate_name) könnt ihr zudem einen Hinweis für den Anwender hinterlegen (z.B. "Wir benötigen Deine Einverständniserklärung in das geplante Tattoo.").
Gutscheine
Auf euren Gutscheinen könnt ihr die nachfolgenden Felder plazieren. Bitte achtet darauf, nur Standard-Schriftarten zu verwenden (Arial), da eure Gutscheine bei euren Kunden sonst evtl. nicht korrekt ausgegeben werden können.
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
Studioname |
Textfeld |
Name eures Studios |
Betrag |
Textfeld |
Betrag des Gutscheins inkl. Währeng (Eur, CHF) |
Von |
Textfeld |
Name des Schenkers |
Fuer |
Textfeld |
Name des Empfängers |
Textfeld |
Email-Adresse |
|
Nachricht |
Textfeld (mz) |
Nachricht/Gruß an den Beschenkten |
Nummer |
Textfeld |
Fortlaufende Nummer des Gutscheins |
Ausgabedatum |
Textfeld |
Ausgabedatum des Gutscheins |
Neue Formulare einfügen
Um euer neues Formular in KissCal zu integrieren, klickt ihr einfach auf den Button „neue PDF-Vorlage“. Es öffnet sich folgender Dialog:
Hier klickt ihr als erstes auf „wähle Datei“, um das fertige PDF-Formular hochzuladen. Es sind dabei nur PDF-Dateien zulässig. Der Name des neuen Formulars wird automatisch anhand des Dateinamens vorgeschlagen, kann natürlich durch euch geändert werden. Achtet darauf, dass ihr den korrekten Formular-Typen zuordnet!
Ihr könnt zu jedem Formular noch einen kurzen Hinweistext hinterlegen. Solltet ihr zudem kissSign aktiviert haben, bitte nicht vergessen, die rechtlichen Sachverhalte zu kennzeichnen, die mit diesem Formular abgedeckt sind:
Zum Schluss "Speichern" klicken und schon steht euch das neue Formular in KissCal zur Verfügung:
Datenschutz-Dokumente
Mit KissCal genießt ihr den Komfort, dass wir uns für euch um die Probleme rund um das Thema Datenschutz kümmern. So sind eure Daten und die eurer Kunden stets nach dem aktuellsten Stand der Technik geschützt. Selbstverständlich erfüllen wir mit KissCal sämtliche Auflagen der DSGVO.
Damit auch ihr alle Auflagen der DSGVO erfüllt, haben wir euch ein paar Dokumente zusammengestellt, die ihr, mit kleineren Ergänzungen hier und da, in eurem Studio verwenden könnt. Für alle Dokumente gilt: Bitte unbedingt vor Verwendung gründlich durchlesen und mit den tatsächlichen Abläufen in eurem Studio vergleichen. Bei Abweichungen empfehlen wir, euch individuelle Dokumente durch einen in der Branche erfahrenen Anwalt erstellen zu lassen.
DS-Vereinbarung für euer Studio
Dies ist die Vereinbarung zwischen euch, dem Studio, und euren Kunden über die Speicherung, Verwendung und Weitergabe seiner Daten. Hier müsst ihr auf der ersten Seite noch euer Studio (sowie vertreten durch…) eintragen. Anschließen empfehlen wir, das Dokument auszudrucken, zu laminieren und in einem Ordner auf der Theke (zusammen mit anderen Dokumenten wie AGB oder Aufklärung Tattoo/Piercing-Termin) zur allgemeinen Einsicht auszulegen.
Zusätzliche Dokumente aufgrund von sensiblen Daten
Da ihr neben den allgemeinen Kundendaten auch einige seiner Gesundheitsdaten abfragt (Risikofaktoren: Krankheiten, Allergien, Medikamente), gelten für Tattoo- und Piercing-Studios besondere Auflagen zum Schutz sensibler Kundendaten. Übrigens: Das gilt auch für die Gehaltsdaten eurer Mitarbeiter!
Aufgrund der neuen DSGVO müsst ihr alle Abläufe in eurem Studio, die mit solchen sensiblen Daten zu tun haben, erfassen, genau beschreiben (Verarbeitungsverzeichnis) und für evtl. Sicherheitslücken eine Risikofolgenabschätzung durchführen, die ebenfalls zu dokumentieren ist.
Verarbeitungsverzeichnis
Hier findet ihr eine Open-Office-Tabelle, die ihr insb. hinsichtlich eurer Buchhaltung und Personaldaten natürlich noch anpassen müsst. Die Angabe der Verantwortlichen müsst ihr auf der ersten Seite ebenfalls ergänzen.