iCal-Import (Google & iCal)

Einleitung

Wenn ihr eure Termine bislang über Google oder iCal geführt habt, so könnt ihr diese in KissCal übernehmen, ohne alles neu erfassen zu müssen.

Allerdings ist die Übernahme etwas komplexer, als z.B. der einfache Import von Kundendaten. Denn üblicherweise hat man zu den Terminen in Google/iCal die Kundendaten (Name, Handy etc.) gleich mit dazu gespeichert. Ebenso werden meist Tattoo/Piercing-, Privat- und Convention-Termine in einem Kalender geführt.

KissCal liest diese impliziten Informationen aus euren iCal/Google-Terminen aus und ordnet sie den entsprechenden Listen und Feldern von KissCal zu. Da verschiedene Menschen ihre Termine jedoch sehr unterschiedlich beschreiben, kann KissCal hier nur Vorschläge liefern, die ihr prüfen und ggf. korrigieren müsst.

Und genau so ist der iCal-Import aufgebaut:

Ihr exportiert euren aktuellen Kalender aus Google bzw. iCal (siehe Kalender exportieren).
Ihr wählt eine der Export-Dateien und einen gewünschten Zeitraum aus, ordnet den Kalender einem Artist zu und Startet den Import (siehe iCal-Datei laden).
KissCal importiert diese Daten dann zunächst in eine interne Zwischentabelle, in der ihr die Daten weiter prüfen und ggf. korrigieren könnt. Erst wenn alles stimmt, übernehmt ihr die Daten in KissCal (siehe iCal-Import bearbeiten).

Zusätzlicher Import der Kundendaten

Tipp: wenn ihr eure Kundendaten zudem in einer separaten Liste führt (oder aus eurem bisherigen Programm exportieren könnt), empfehlen wir, diese vor den Terminen zu importieren (siehe Tutorial Kundenimport). Der Kunden-Import bietet die Möglichkeit, weit mehr Felder zum Kunden zu übernehmen (Anschrift, Geburtstag, Risikofaktoren etc.), als an dieser Stelle.

Erforderliche Einstellungen

Die Artists, zu denen ihr die Kalender importieren wollt, müssen bereits angelegt sein. Siehe dazu das Tutorial Artists verwalten.

Kalender exportieren

Sowohl Google als auch iCal bieten eine Export-Möglichkeit ins iCal-Format. Wie das geht, findet ihr hier.

Google

Um euren Google-Kalender zu exportieren, meldet ihr euch bei Google an und ruft die Kalender-App auf. Dort findet ihr im linken Bereich die Liste eurer Kalender. Klickt neben einem der Kalender auf das Menü-Symbol (drei Punkte übereinander) und in dem Menü auf „Einstellung und Freigabe“.

Dort klickt ihr wiederum auf „Importieren & Exportieren“.

Auf dem nachfolgenden Bildschirm findet ihr zwei Themenboxen „Importieren“ und darunter „Exportieren“. In letzterer klickt ihr auf „Exportieren“.

Es öffnet sich ein Datei-Speichern Dialog, mit dem ihr eine Zip-Datei in einem Verzeichnis eurer Wahl speichern könnt. Diese Zip-Datei enthält anschließend alle Kalender, die in der Themenbox „Exportieren“ angezeigt wurden.

Anschließend entpackt ihr die Zip-Datei und habt nun je Kalender eine eigene iCal-Datei zur Verfügung, die ihr in KissCal importieren könnt.

iCal

Standardmäßig werden Eure Kalender mit Apples Online-Dienst iCloud synchronisiert. Öffnet die iCloud-Webseite in einem Internetbrowser auf Eurem Computer. Meldet Euch mit Euren Apple-Zugangsdaten an und klickt auf den Kalender.

Links seht Ihr eine Liste eurer Kalender. Klickt bei dem Kalender, den Ihr exportieren möchtet, auf das „Kalender freigeben“-Symbol.

Rechts neben dem Symbol öffnet sich eine Sprechblase. Wählt “Öffentlicher Kalender” aus, kopiert den untenstehenden Link und klickt auf “OK”.

Öffnet einen neuen Browser-Tab und fügt die eben kopierte Adresse ein. Ruft sie aber noch nicht auf! Ersetzt das Wort “webcal” am Anfang der Adresse durch “http” und ruft nun die Adresse auf.

Es wird eine Datei mit einer kryptischen Zeichenfolge zum Download angeboten, die Ihr speichern müsst. Wechselt zum Download-Ordner der Datei und benennt sie der Einfachheit halber um, beispielsweise in “iCloud-Kalender.ics”. Wichtig ist, dass Ihr die Dateiendung “.ics” anhängt.

Wollt Ihr noch mehr Kalender exportieren, müsst Ihr die obigen Schritte wiederholen.

iCal-Datei laden

Wie in der Einleitung beschrieben, ist der zweite Schritt, die iCal-Datei mit euren Termin-Daten in KissCal zu laden. Dazu ruft ihr den Menü-Punkt „Listen – iCal“ auf.

Ihr kommt in den Programmteil iCal-Import, wo ihr nun die zuvor exportierte iCal-Datei importieren könnt.

Datei

Mit einem Klick in das Feld „Datei“ oder auf den Button „Laden“ könnt ihr die iCal-Datei von eurer Festplatte auswählen. Hier ist es wichtig, dass die Datei die Endung „ics“ hat.

Import ab/bis

Grundsätzlich könnt ihr auch alle alten Termine in KissCal übernehmen, doch dann müsst ihr auch alle alten Termine vor der Übernahme in KissCal überprüfen und ggf. korrigieren. In der Regel genügt es, die Termine des letzten Monats mit zu übernehmen. Gebt in dem ersten Feld das Datum an, ab wann ihr eure Termine importieren möchtet. Möchtet ihr alle alten Termine übernehmen, lasst dieses Feld leer.

Auch den Zeitpunkt, bis zu dem ihr die Termine importieren möchtet, könnt ihr eingrenzen, indem ihr in dem zweiten Feld ein Datum auswählt. Sollen alle zukünftigen Termine übernommen werden, lasst ihr dieses Feld leer.

Artist

Hier wählt ihr den Artist aus, in dessen Kalender die Termine übernommen werden sollen. Zu einzelnen Terminen könnt ihr den Artist hier in der Zwischentabelle vor der Übernahme in KissCal natürlich noch ändern.

Hat Kundendaten

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, versucht KissCal, die Kundendaten (Vorname, Nachname, Telefon/Handy) aus den Terminen zu extrahieren. Es wird davon ausgegangen, dass ihr in euren Terminen als erstes den Kunden, dann ggf. Telefon/Handy-Nr. und dann weitere Informationen zum Termin eingetragen habt. Natürlich könnt ihr vor der endgültigen Übernahme in KissCal alles, was KissCal aus euren Terminen herausliest, ändern.

Import

Mit Klick auf diesen Button liest KissCal eure ics-Datei aus und überträgt die Daten in eine Zwischentabelle, wo ihr nun die Daten bequem prüfen und überarbeiten könnt.

iCal-Import bearbeiten

Der Import der Daten geht in der Regel recht zügig. KissCal öffnet anschließend gleich die Zwischentabelle mit euren Import-Daten zur weiteren Bearbeitung.

Was hier zu tun ist und wie euch KissCal dabei unterstützt, zeigen wir euch auf den nächsten Seiten.

Tabellenaufbau

Zunächst ein paar Erklärungen zum Aufbau der Tabelle:

Informationen zur Import-Datei

Ganz oben findet ihr nochmal eine Zusammenfassung der Import-Parameter: die Anzahl der Sätze, für welchen Artist, ab welchem Datum und ob mit Kundendaten importiert wurde:

Über den Button „Import-Dialog“ könnt ihr diese Parameter nochmals einsehen, ändern und die Daten neu laden.

Sortierung der Import-Tabelle

Ihr könnt die Sortierung der Tabelle nach Belieben ändern. Standardmäßig ist sie nach Nachname und Vorname aufsteigend sortiert. Das erkennt ihr zum einen an der Sortierungsinfo rechts oben über der Tabelle: 11 Tabellen Sortierung

Zum anderen an den Pfeilen vor den Tabellen-Überschriften:

Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift ändert ihr die Sortierung von aufsteigend auf absteigend. Mit einem weiteren Klick auf die Überschrift deaktiviert ihr die Sortierung über diese Spalte. Erst wenn ihr alle bestehenden Sortierungen deaktiviert habt, könnt ihr nach anderen Spalten sortieren (z.B. Datum). Ansonsten wird die Sortierung über die betreffende Spalte an die bestehende Sortierung hinten angehangen (z.B. Nachname, Vorname, Datum).

Bedeutung der Spalten

Einige Spalten erklären sich evtl. nicht gleich von selbst, daher hier ein paar Infos dazu:

Wenn hier ein Häkchen erscheint, wurde der Import-Datensatz bearbeitet. Unveränderte Datensätze haben einen durchgestrichenen Kreis.

Start, Ende

Von wann bis wann der Termin geht.

Tag

Ganztägige Termine haben hier ein Häkchen. Bei Start steht dann als Uhrzeit 00:01 und bei Ende 23:59.

Betreff

Der Betreff zum Termin. Dieser ist immer im Kalender sichtbar. Es gibt noch ein weiteres Feld Bemerkungen, das erst bei der Bearbeitung eines Termins verfügbar und für ergänzende Informationen vorgesehen ist.

Vorname, Nachname

Vor- und Nachname des Kunden zum Termin. Achtet hier darauf, dass Vor- und Nachname nicht vertauscht sind. Auch sollte nach Möglichkeit immer ein Nachname angegeben werden, da KissCal beim Import sonst ggf. die Termine von drei verschiedenen Franks auf nur einen Frank bucht (Doppelte Kundeneinträge werden vermieden).

Mobil, Telefon

Handynr. und Telefonnr. des Kunden, falls vorhanden

Artist

Zu welchem Artist soll der Termin gebucht werden?

Wenn zu diesem Datensatz in KissCal ein Termin angelegt werden soll, erscheint hier ein Häkchen.

Wenn aus dem Datensatz in KissCal bereits der Termin importiert wurde, erscheint hier ein Häkchen.

Wenn zu diesem Datensatz in KissCal auch ein Kunde angelegt werden soll, erscheint hier ein Häkchen. Wie ihr einzelne Termine auch ohne Kundendaten übernehmen könnt, erfahrt ihr weiter unten.

Wenn aus dem Datensatz in KissCal bereits der Kunde importiert wurde (nur falls KI aktiviert war), erscheint hier ein Häkchen.

Wenn zu dem Termin in KissCal bereits ein Projekt ergänzt wurde, erscheint hier ein Häkchen.

Buttons und Funktionen

Öffnet die Bearbeitungs-Maske zu dem aktuell ausgewählten Datensatz. Weitere Infos dazu weiter unten.

Alle bereits getätigten Änderungen an den Import-Daten werden zwischengespeichert. Wenn ihr das nächste Mal den iCal-Import öffnet, werden die Daten automatisch wieder geladen.

Löscht den Zwischenspeicher komplett.

Nachdem ihr alle Termine geprüft und ggf. korrigiert habt, könnt ihr sie mit diesem Button in KissCal übernehmen. Es werden zunächst die extrahierten Kunden und dann deren Termine angelegt.

Was sollte geprüft werden?

Vorab noch ein kurzer Überblick über die Punkte, die ihr vor der Übernahme in KissCal prüfen und ggf. ändern solltet.

Falsch übernommene Kundendaten

Manchmal kann KissCal beim Import eurer Kalenderdaten die Kundeninformationen nicht korrekt extrahieren. Wenn ihr die Tabelle nach Nach- und Vorname sortiert, findet ihr diese am schnellsten: Sie stehen meist vor den Terminen mit Kundendaten.

Bei diesen Terminen könnt ihr mit ein paar Handgriffen die Kundendaten manuell extrahieren (s.u. Kundendaten korrekt extrahieren).

Es kann aber auch sein, dass Informationen zu euren Terminen fälschlicher Weise als Kundendaten angesehen wurden. Die findet ihr dann oft unter den Einträgen ohne Vornamen:

Oder aber, sie stehen irgendwo verstreut mit falsch extrahiertem Vor- und Nachnamen:

Auch diese Daten habt ihr mit wenigen Handgriffen korrigiert.

Besondere Termine (Besprechung, Privat, Events, Urlaub)

Folgende Termintypen stehen euch in KissCal zur Verfügung:

Tattoo/Piercing
Besprechung
Event (Conventions o.ä.)
Foto
Urlaub
Privat
Geb.-Tag.

Standardmäßig werden eure Termine als Tattoo-Termine importiert. Für alle anderen Termintypen bearbeitet ihr den jeweiligen Datensatz und ändert den Termintyp. Dies ist wichtig, damit KissCal die Termine im weiteren Vorlauf korrekt verarbeiten kann. Siehe hierzu Termintyp korrigieren.

Unterschiedliche Schreibweisen Kunden-Vor- und Nachname

Nachdem ihr eure Termine soweit überarbeitet habt, empfehlen wir, die Liste anschließend nach dem Namen zu sortieren (zunächst Nachname/Vorname, dann Vorname/Nachname) und auf evtl. Schreibfehler in den Namen zu durchsuchen:

Denn nur bei identischer Schreibweise von Vor- und Nachname kann KissCal die Termine zu einem Kunden zusammenfassen.

Zwischenspeichern

Wenn ihr die Bearbeitung der Import-Liste unterbrechen müsst, solltet ihr alle Änderungen unbedingt zwischenspeichern, da diese sonst verloren gehen. Beim nächsten Öffnen der iCal-Liste wird der zwischengespeicherte Stand dann automatisch geladen.

Kalendereintrag bearbeiten

Wenn ihr einen Import-Datensatz bearbeitet, öffnet sich eine neue Maske, in der ihr alle Daten des Termins sehen und ändern könnt.

Anbei eine genauere Beschreibung der Felder:

Artist

Wenn ihr in eurem iCal- oder Google-Kalender Termine zu mehreren Artists geführt habt, könnt ihr hier die einzelnen Termine den Artists aus KissCal wieder zuordnen. Standardmäßig steht hier der Artist, den ihr beim Import der ics-Datei angegeben habt.

Termin importieren

Nur wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden die Termindaten importiert.

Typ

Achtet darauf, dass ihr z.B. bei Besprechungen, Privat-Terminen, Conventions den richtigen Termin-Typ auswählt. KissCal stellt die Termin-Typen in unterschiedlichen Farben dar, was den Kalender leichter lesbar macht. Außerdem stehen zu den Termintypen jeweils unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Start/Ende

Prinzipiell sollten diese Felder klar sein. Eine Besonderheit gibt es jedoch: Ganztags-Termine werden in KissCal (ähnlich wie in anderen Kalendern) im Info-Bereich über den anderen Terminen angezeigt. Einen Ganztags-Termin erkennt KissCal hier über die Uhrzeiten (Start: 00:01, Ende: 23:59).

Betreff/Bemerkung

Der Betreff erscheint später in der Kalenderansicht im jeweiligen Termin, die Bemerkungen erst, wenn man die Bearbeitungs-Maske zum Termin öffnet.

Kunde importieren

Nur wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, werden die Kundendaten importiert. Fehlt das Häkchen, werden die Kundendaten hier ausgeblendet.

Vorname, Nachname

Mobil, Telefon

Handynr. und Telefonnr. des Kunden, falls vorhanden

Mit einem Klick auf diesen Button, ändert ihr den Status zum Kunden. Daumen runter bedeutet, der Kunde ist für weitere Aktivitäten gesperrt (schwarze Liste).

Ein Klick auf diesen Button entfernt die Häkchen aus „Termin importieren“ und „Kunde importieren“. Der Datensatz wird dann nicht importiert.

Kundendaten korrekt extrahieren

Bei unserem Beispiel von oben sieht der korrigierte Datensatz dann wie folgt aus. Am besten arbeitet ihr hier mit Cut&Paste:

Termin ohne Kundendaten importieren

In der Regel sind Privattermine immer ohne Kundendaten. KissCal kann beim Import Privat-Termine aber nicht automatisch erkennen, so dass hier immer etwas Nachbearbeitung erforderlich ist:

Korrigiert (gleich mit Termin-Typ):

Termintyp korrigieren

Achtet in jedem Fall darauf, den Import-Daten die korrekten Termin-Typen zuzuordnen, damit KissCal diese korrekt weiterverarbeiten kann.

Ihr könnt die Termintypen natürlich auch nach der Übernahme in KissCal dort im Kalender ändern, doch hier geht es einfacher und schneller.

Betreff und Bemerkung

Informationen zum Termin, die euch gleich im Kalender in der Wochen- oder Tagesübersicht angezeigt werden sollen, übernehmt ihr in den Betreff. Ergänzende Informationen in die Bemerkungen. Das Feld „Betreff“ ist naturgemäß von der Länge beschränkt.

Start/Ende anpassen

In KissCal könnt ihr ganze Zeiträume blocken (z.B. für Urlaub, Privat-Termine, Events). Ihr gebt dann bei Start und Ende nicht nur das Datum, sondern auch die Uhrzeiten an, von wann bis wann in dem angegebenen Zeitraum euer Kalender für diesen Termin geblockt sein soll.

Termine nicht importieren

Wenn einzelne Termine gar nicht übernommen werden sollen, öffnet ihr die Bearbeitung zu dem betreffenden Datensatz und klickt auf den Mülleimer oben rechts.

Für unser Beispiel hier gilt: Da euch in KissCal die Geburtstage eurer Artists automatisch angezeigt werden, braucht ihr diese nicht mehr importieren:

Import

Wenn ihr eure Import-Daten komplett überprüft und korrigiert habt, könnt ihr diese nun in KissCal übernehmen. Dazu klickt ihr einfach auf den Button „Import“. Es erscheint eine Fortschrittsanzeige oberhalb der Button-Reihe:

Normalerweise ist der Import nach wenigen Minuten abgeschlossen. Bei großen Datenmengen kann dies jedoch auch länger dauern. Wenn es für euch zu lange dauert, könnt ihr den Import-Vorgang auch bedenkenlos unterbrechen mit Klick auf den Button „Stop“.

KissCal merkt sich automatisch, welche Daten bereits importiert wurden, und welche nicht:

Ihr könnt den Import dann zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

WICHTIG: Bevor ihr die iCal-Liste verlasst, UNBEDINGT den Zwischenstand wieder speichern, da sonst genau diese Information verlorengeht.

Projektanlage

Anders als bei anderen Kalendern stehen euch in KissCal nicht nur Kunden und Termine zur Verfügung, sondern auch Projekte. Ein Projekt steht dabei immer für ein Tattoo bzw. ein Piercing, also eine abgeschlossene Arbeit. Dort beschreibt ihr die Arbeit (z.B. „Drache b/g Arm links“) und haltet Informationen wie Anzahlung und Preis fest. So müsst ihr diese Informationen nicht bei jedem Termin neu eingeben.

Wenn ihr eure Termine aus iCal oder Google importiert habt, kann euch KissCal automatisch Projekte zu den Terminen generieren. Unter dem Menü-Punkt "Manage - Termine o. Projekt" findest Du dafür den Button "Projekte anlegen".

Dabei werden bei mehreren Terminen zu einem Kunden diese alle einem Projekt zugeordnet. So ein Projekt sieht dann z.B. wie folgt aus:

Der Projekt-Name wird mit dem Betreff aus den Terminen vorbelegt. Zu diesem Projekt existieren 2 Termine, der letzte am 17.1.2018. Alle weiteren Informationen (neben der korrekten Projektbezeichnung) könnt ihr über die Terminbearbeitung (oder „Manage – Projekte“) in KissCal ergänzen.