Terminkaution bei Solo-Selbständigen – Entscheidung der OFDs
2020 ist wahrlich nicht unser bestes Jahr. Und um das ganze zum Ende des Jahres noch abzurunden, kam und kürzlich eine Stellungnahme der OFD Karlsruhe in die Finger, nach der Terminkautionen bei Soloselbständigen steuerlich wie Anzahlungen zu betrachten sind, also bei Entgegennahme zu versteuern.
Hintergrund Terminkautionen, Anzahlungen, Versteuerung
In unserem Beitrag „Terminkautionen vs. Anzahlungen“ hatten wir das Thema bereits ausführlich erläutert. Nun entscheidet die OFD Karlsruhe in Abstimmung mit dem Bundesfinanzministerium und den OFDs der anderen Länder, „Im Zeitpunkt der Vereinnahmung der TK ist regelmäßig davon auszugehen, dass […] die TK auf das vereinnahmte Entgelt angerechnet wird. Die TK ist daher im Zeitpunkt der Vereinnahmung als Anzahlung auf die noch zu erbringende Leistung der Umsatzsteuer zu unterwerfen.“
Bei Solo-Selbständigen empfehlen wir die Anzahlung
Das bedeutet, dass bei Solo-Selbständigen (siehe auch den nächsten Abschnitt) die Terminkaution direkt bei Entgegennahme zu versteuern ist. Gleichzeitig muss man jedoch die TKs aller Kunden in Summe in voller Höhe jederzeit verfügbar haben, denn sie ist eine Sicherheitseinlage der Kunden, die nicht zur freien Verwendung überlassen wurde.
Wie das gehen soll, konnten uns die Damen und Herren bei der OFD nicht erklären. Von den Juristen erfuhren wir nur, dass Wirtschaftsrecht und Steuerrecht nicht immer zusammenpassen müssen.
Vor diesem Hintergrund ist das Instrument der Terminkaution für Solo-Selbständige uninteressant geworden.
Terminausfälle bleiben Umsatzsteuerfrei
Zum Glück hat die OFD bestätigt, dass bei No-Shows (also im Schadensfall) für die einbehaltene Terminkaution keine Umsatzsteuer anfällt: „Wird die TK im Falle des Nichterscheinens des Kunden dagegen endgültig einbehalten und keinerlei Leistung im umsatzsteuerlichen Sinne erbracht, handelt es sich um einen echten nichtsteuerbaren Schadensersatz.“
Terminkautionen weiter steuerfrei bei Studios mit selbständigen Artists
Das Instrument der Terminkautionen hat seine Vorteile vor allem bei Studios mit selbständigen Artists, in denen die Terminkautionen vom Studio entgegengenommen, verwahrt und beim (letzten) Termin wieder ausbezahlt werden. Denn Anzahlungen sind, wie seitens der OFD beschrieben, bereits bei Entgegennahme zu versteuern, also auch für alle Resident- und Guest-Artists des Studios. Eine separate, steuerfreie „Aufbewahrungskasse“ wird bei Steuerprüfungen in der Regel nicht akzeptiert.
Die Lösung, die Anzahlungen einfach direkt an die Artists weiterzureichen hat den Nachteil, dass man als Studio gegenüber den Kunden ins Risiko geht. Denn wenn sich ein Artist absetzt (mit den Anzahlungen), dann fällt dies auf das Studio zurück.
Zum Glück ist der Sachverhalt in der oben beschrieben Situation, vorausgesetzt die Artists kassieren bei ihren Kunden selbst, jedoch ein anderer: Die Terminkautionen werden eben nicht regelmäßig verrechnet, sondern grundsätzlich beim (letzten) Termin durch das Studio wieder an den Kunden ausbezahlt. Wenn dieser entscheidet, damit das Tattoo/Piercing (beim Artist) zu bezahlen, steht ihm das frei und ändert nichts am Grundsatz der Auszahlung. So, wie sich die Stellungnahme der OFD liest, bleiben damit Terminkautionen für Studios steuerfrei (Umsatz- und Einkommenssteuer).
Wichtig dafür ist, dass ihr in eurer Kommunikation (sowie Website, Formularen etc.) klar darlegt, dass die TK beim Termin wieder ausbezahlt wird (nicht verrechnet)! Stimmt euch hierzu unbedingt mit eurem Steuerberater und ggf. Finanzamt ab, da es immer wieder zu unterschiedlichen Einschätzung desselben Sachverhaltes kommt. Es menschelt halt, auch in den Behörden.
Eher Anzahlungen bei Studios, die selbst kassieren
Wenn die Tattoo-/Piercing-Einnahmen bei euch seitens des Studios und nicht durch den Artist direkt kassiert werden (insb. bei angestellten Artists), dann geht der Fiskus auch bei euch von einer regelmäßigen Verrechnung aus. Terminkautionen wäre demnach auch in eurem Studio bei Vereinnahmung steuerpflichtig. Hier empfiehlt sich dann eher das Instrument der Anzahlung.
Vorsicht auch bei Studio-Gemeinschaften
Wenn euer Studio als Studio-Gemeinschaft organisiert ist, also jeder macht seine Termine selbst und nimmt selbst die TK/AZ entgegen, dann ist jeder einzelne Artist wie ein Solo-Selbständiger zu betrachten. Dies gilt dann auch für Anzahlungen, die ihr für evtl. Guest-Artists entgegen nehmt (sind zu versteuern bei Vereinnahmung).
Wie stellt man um von TK auf AZ?
Solltet ihr euch in der misslichen Lage befinden, als Solo-Selbständiger mit Terminkautionen gearbeitet zu haben, steht nun für euch der Umstieg auf Anzahlungen an und eigentlich müsstet ihr noch in diesem Monat all eure offenen Terminkautionen versteuern. Allerdings stellt unser Infoletter keine offizielle, steuerrechtliche Information dar.
Wenn ihr seitens euers Steuerberaters/Finanzamtes bislang „grünes Licht“ für die Terminkautionen und deren Besteuerungen hattet, könnt ihr auch einfach „weich“ umstellen. Ihr ändert eure Verträge und Formulare entsprechend und nehmt in Zukunft Anzahlungen statt Terminkautionen entgegen (mit entsprechend geänderter Versteuerung). Nach ein paar Monaten sollten die meisten TKs abgearbeitet sein. Wenn dann eine offizielle Mitteilung zu euch kommt, wird die Versteuerung der restlichen TKs zu verkraften sein.
Wir haben unser Sorglospaket angepasst
Selbstverständlich haben wir unser Sorglospaket entsprechend angepasst: Wir haben zum einen für Studios, die weiter mit Terminkautionen arbeiten, die Bedingungen und Formulierungen entsprechend der OFD-Einschätzung nachgeschärft. Zum anderen bieten wir für Solo-Selbständige und Studio-Gemeinschaften nun eine Variante auf Basis von Anzahlungen statt Terminkautionen an.
Solltet ihr bereits ein Sorglospaket von uns erworben haben, könnt ihr euch eine neue Version davon erstellen lassen. Schickt uns dazu einfach eine kurze Email mit der Info, welche Variante ihr gerne hättet (AZ/TK). Aufgrund der aktuellen Lage verzichten wir dabei auf die sonst üblichen Bearbeitungsgebühren und stellen euch die neue Version kostenlos zur Verfügung.
Einzelbelegaufzeichnung explizit nochmals gefordert
Wir sollten an dieser Stelle vielleicht nochmals erwähnen, dass in der Stellungnahme der OFD nochmals deutlich gemacht wurde: „Unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet, gilt grundsätzlich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.“ Sowie „Daher ist nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch die Aufzeichnung des Inhaltes des Geschäftes und des Namens des Vertragspartners erforderlich.“
Keine separate Aufzeichnung für Terminkautionen erforderlich
Und dann war da noch die Frage, ob für die Terminkautionen ein separates, handschriftliches Kassenbuch zu führen ist. Dies wurde glücklicherweise von der OFD klargestellt: „Eine Mischverwendung, d.h., die Verwendung einer offenen Ladenkasse für die Vereinnahmung von Terminkautionen neben der elektronischen Registrierkasse ist nicht zulässig, da es sich nicht um voneinander getrennte Geschäftsbereiche handelt.“
So, das war’s so ziemlich. Etwas schwer verdaulicher Stoff zum Jahresende, aber man kann es sich halt nicht immer aussuchen. Wir hoffen, die Thematik halbwegs verständlich für euch dargestellt zu haben. Und denkt daran: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Stimmt eure konkrete Situation bitte immer mit eurem Steuerberater ab.