Einleitung
KissCal bietet euch neben vielen anderen Werkzeugen auch ein leistungsstarkes Instrument, um eure Kunden gezielt je Situation anzuschreiben. Das hat zwei Vorteile:
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Ihr spart einen Haufen Zeit, alle betreffenden Kunden von Hand abzutelefonieren (z.B., weil ein Artist krank ist und eine Woche Termine verschoben werden müssen).
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Ihr bleibt ohne großen Aufwand in Kontakt mit euren Kunden.
Das Instrument wird in KissCal „Broadcast“ genannt und ist über das Menü direkt zu erreichen. Welche Möglichkeiten es bietet, stellen wir euch auf den nachfolgenden Seiten vor.
Achtung! Wenn ihr eure Kunden überwiegend per Email anschreibt, solltet ihr größere Rundschreiben über Broadcast vermeiden und besser ein Newsletter-Programm verwenden. Email-Provider haben in der Regel automatisch Sperren beim gleichzeitigen Versand von vielen Emails um Spamming zu vermeiden.
Automatische Rundschreiben
Für Rundschreiben, die ggf. täglich stattfinden sollten, bietet euch KissCal die Möglichkeit, diese automatisch durchzuführen. Ihr könnt diese automatischen Nachrichten über eure Studiodaten aktivieren (Reiter „Auto-Nachricht“).
Terminerinnerung
Ihr selbst legt fest, wie viele Tage vor dem Termin die Kunden eine Terminerinnerung via SMS/Email erhalten sollen.
Den Text dazu könnt ihr natürlich individuell anpassen (Einstellungen: Nachrichten-Vorlagen).
Seid euch bewusst, dass so eine Terminerinnerung nicht nur dazu da ist, evtl. Terminausfälle zu vermeiden. Sie dienen auch der Kundenbindung. Denn eure Kunden freuen sich in der Regel auf den Tattoo-Termin und so eine Terminerinnerung wirkt wie ein Count-Down und verstärkt die Vorfreude.
Geburtstagsgrüße
Auch Geburtstagsgrüße könnt ihr über KissCal automatisch verschicken. Diese werden immer direkt am Geburtstag verschickt. Für die SMS könnt ihr hier noch festlegen, um wieviel Uhr sie verschickt werden sollen.
Die Textvorlage könnt ihr natürlich individuell anpassen (Einstellungen: Nachrichten-Vorlagen).
Vorgefertigte Rundschreiben
Für bestimmte Situationen bietet euch KissCal vorgefertigte Rundschreiben. An den betreffenden Programmstellen steht euch dafür dann jeweils ein eigener Button zur Verfügung.
Terminausfälle
In der Terminerfassung ist euch evtl. schon der Button „Cancel & Ersatz“ aufgefallen.
Mit diesem Button wird der aktuelle Termin auf „ausgefallen“ gesetzt und automatisch die Kundenliste des betreffenden Artists nach aktuellen Kunden mit dem Kennzeichen „kann kurzfristig“ durchsucht.
Einfach die Kunden und die entsprechende Textvorlage auswählen, auf „Senden“ drücken, fertig.
Aktuelle Kunden sind all diejenigen, die ein offenes oder ruhendes Projekt bei dem jeweiligen Artist haben. Das Kennzeichen „kann kurzfristig“ könnt ihr zu jedem Kunden selbst festlegen (z.B. bei Selbständigen, Hausfrauen, Rentnern, Studenten, …).
Die Kunden sind immer sehr dankbar, dass man zuerst an sie gedacht hat. Und das ohne viel Aufwand!
Projekte brauchen noch Termine
Innerhalb des Programmpunktes „Manage – Projekte“ werden euch gleich auf dem ersten Reiter „Nur Fehler“ alle Projekte angezeigt, die aus unterschiedlichen Gründen eure Aufmerksamkeit bedürfen (siehe dazu auch das Tutorial Projekte managen). Ein solcher Grund ist, dass ein Projekt als noch offen dasteht, es zu diesem Projekt aber keine Termine in der Zukunft mehr gibt.
Das kann zum einen daran liegen, dass vergessen wurde, das Projekt auf „erledigt“ zu setzen. Es kann aber auch sein, dass beim letzten Termin vergessen wurde, neue Termine mit dem Kunden auszumachen.
Mit einem Klick auf den Button „Broadcast“ unterhalb der Projektliste sucht KissCal für euch genau diese Kunden (und Projekte) raus und bietet euch an, diese Kunden mit ein paar Klicks anschreiben zu lassen.
Auch hier vermittelt ihr eurem Kunden wieder das Gefühl, dass euch an seinem Tattoo ebenso viel liegt, wie ihm selbst.
Wartelisten
Natürlich gibt es auch für die Wartelisten eine Funktion, um die Kunden darauf automatisch anschreiben zu lassen. Das erspart euch ein mühseliges Abtelefonieren. Unterhalb eurer Warteliste (Manage – Warteliste) findet ihr den Button „Broadcast“.
Mit einem Klick sucht KissCal alle Kunden auf der Warteliste des jeweiligen Artists raus.
Hier könnt ihr mit wenigen Klicks alle Kunden anschreiben lassen oder erst mal nur die ersten 10-20 Kunden, um euch den Kalender nicht zu weit im Voraus zuzubuchen. Dafür einfach die ersten 10-20 Kunden markieren, Text auswählen und „Versand an x Empfänger“ drücken.
Haben sich von diesen 10-20 Kunden nicht genügend zurückgemeldet, schreibt ihr eine Woche später einfach die nächsten 10-20 Kunden auf der Warteliste an. In der Spalte „LetztMsg“ erkennt ihr, wann welcher Kunde zuletzt angeschrieben wurde.
Warteliste für Kundenabsage nutzen
Hat euch ein Kunde abgesagt, der z.B. 3 Termine bei euch gebucht hatte, könnt ihr die Warteliste natürlich auch nutzen, um diese Lücke zu schließen. In diesem Fall würdet ihr jedoch ungern jemanden nehmen mit einem großen Projekt (z.B. Sleeve mit 10 Terminen).
Startet einfach wieder über eure Warteliste die Broadcast-Funktion. In der Spalte „#Term“ wird euch die Größe des Projektes in Anzahl erforderlicher Termine angezeigt.
Wählt einfach die passenden Kandidaten aus und schreibt sie an. Die Spalte „#Term“ steht euch jedoch nur zur Verfügung, wenn der betreffende Artist seinen Assistenten „Jahresvorschau“ aktiviert hat:
Warteliste für Guest-Artist nutzen
Wenn ihr in eurem Studio Artists in der Stamm-Belegschaft habt, die einen besonderen Stil beherrschen oder einfach sehr gut (und damit sehr gefragt) sind, dann werden die höchst wahrscheinlich immer eine fortlaufende Warteliste haben. Das kann recht frustrierend für die Kunden sein.
Da ist es hilfreich, einen Guest-Artist einzuladen, der diesen Stil ebenfalls beherrscht. Bietet dann einfach den Kunden auf der Warteliste eurer Stamm-Belegschaft an, dass sie einen früheren Termin bei eurem Guest-Artist haben könnten.
Der eine oder andere Kunde wird dieses Angebot dankbar annehmen und der Kalender eures Guest-Artist füllt sich damit fast von selbst.
Individuelle Rundschreiben
Anhand der Beispiele weiter oben könnt ihr die Vielseitigkeit der Broadcast-Funktion erkennen. Natürlich könnt ihr die auch für eure eigenen, ganz individuellen Zwecke nutzen. Anbei sind nur ein paar Beispiele als Anregung aufgeführt. Klickt im Menü auf „Broadcast“ und dort oben auf „Datenfilter“ und schon könnt ihr unzählige Selektionen auf eure Kunden durchführen.
Termine verschieben (z.B. wegen Krankheit)
Einer eurer Artists ist krank und kann die nächsten Tage nicht ins Studio kommen? Normalerweise müsste jetzt jemand zum Telefon greifen und alle Termine der Woche abtelefonieren. Ihr könnt einen Großteil der Arbeit durch KissCal erledigen lassen.
Wählt im Datenfilter die Option „Termin“, wählt den betreffenden Artist aus und gebt den Zeitraum ein:
Die Felder „Locations“ und „Kunde kann kurzfristig“ könnt ihr leer lassen. Suchen klicken, alle markieren, die Textvorlage auswählen („Termin verschieben“ passt ganz gut) und den Text entsprechend anpassen:
Nun werden sich die Kunden bei euch für einen neuen Termin melden. Ihr könnt in der Zwischenzeit mit der üblichen Arbeit fortfahren.
Freikarten für Convention
Ihr möchtet euren Kunden, die sich auf der Convention an eurem Stand tätowieren lassen, Freikarten zur Verfügung stellen. Schreibt die Kunden an und sagt ihnen, wie sie an die Karten kommen können.
Zufriedenheitsbefragung
So etwa 4-6 Wochen nach dem (letzten) Termin könntet ihr eure Kunden kontaktieren und fragen, ob alles in Ordnung war. Sie werden sich – ebenso wie über die Terminerinnerung – riesig darüber freuen (vorausgesetzt die Arbeit ging nicht schief). Nutzt das für euch und ladet sie ein, euch auf Google/Facebook zu bewerten. Das erhöht eure Sichtbarkeit in der digitalen Welt!
An ruhende Projekte erinnern
Es kommt immer wieder vor, dass Kunden ihr Projekt unterbrechen müssen (schwanger, keine Kohle, Auslandsaufenthalt, etc.). Solche Projekte könnt ihr auf „ruhend“ setzten, damit euch KissCal nicht ständig daran erinnert, dass die Kunden noch Termine brauchen.
Jedoch kann das schnell dazu führen, dass diese Kunden vergessen werden. Gerade wenn sich in eurem Kalender mal wieder Lücken auftun, kann das ein guter Anlass sein, die Kunden, die schon länger auf der Liste „ruhende Projekte“ stehen, anzuschreiben.
Fragt einfach nett nach, ob alles in Ordnung sei und ob sie mittlerweile vielleicht wieder die Möglichkeit haben, ihr angefangenes Projekt weiterzumachen. Ihr würdet euch freuen.
Selbst wenn der jeweilige Kunde noch keine Möglichkeit hat, wird er sich darüber freuen, dass ihr ihn nicht vergessen habt.
