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Einleitung

KissCal bietet eine Online-Terminbuchung, die ihr z.B. über einen Button auf eurer Website (oder FB) einbindet. Ihr bietet euren Kunden damit die Möglichkeit, Termine 24h/7-Tage online zu buchen. Welche Termine die Kunden zu welchen Zeiten bei welchen Artists buchen können, stellt ihr in KissCal nach euren Vorstellungen ein. Wie das geht, findet ihr auf den folgenden Seiten. Hier nur ein paar Anregungen, was grundsätzlich möglich ist:

  • unverbindliche Anfragen (ohne Termin)

  • Piercing-Termine aller Art

  • Laser-Termine nur in einer bestimmten Filiale

  • Dermal-Anchor nur bei einem bestimmten Artist

  • Beratungs-Termine bei euren Theken-Kräften

  • Tattoo-Termine für einen neuen Guest-Artist mit besonderem Stil

  • Kurzfristiger Ersatz für einen Termin-Ausfall

  • Wanna-Do’s

  • Walk-In-Termine (buchbar nur am selben Tag)

  • Folgetermine und Nachstechen

Online-Buchung aus Kundensicht

Zum besseren Verständnis, wie ihr eure Online-Termine in KissCal einrichtet, zeigen wir euch hier erst einmal, wie die Online-Buchung für den Kunden am Ende aussehen kann.

Das Erscheinungsbild (Farben, Bilder, Texte) könnt ihr selbstverständlich individuell anpassen. Aber dazu mehr weiter Unten.

Rubrik-Auswahl

Als erstes wählt der Kunde aus, wofür er sich grundsätzlich interessiert, alsomöchte er nur eine Anfrage stellen, wünscht er ein Fineline-Tattoo oder lieber ein Piercing?

01 onlinebuchung rubrik01 onlinebuchung rubrik auswahl

Welche Rubriken dem Kunden angeboten werden, sowie deren Reihenfolge, legt ihr selbst fest. In unserem Fall entscheidet sich der Kunde für ein Fineline-Tattoo bei Alba.

Produktkategorie

Als nächstes wählt der Kunde die sog. Produktkategorie aus, also was möchte er von Alba: ein neues Tattoo, ein Wanna-Do, einen Folgetermin?

02 onlinebuchung produktkategorie

Der Kunde wählt hier ein Wanna-Do.

Produktauswahl

Natürlich könnt ihr auch zu den Produkten eigene Bilder (und Preisen) hinterlegen. So kann sich hier der Kunde sein Wunsch-Wanna-Do mit einem Fingertipp buchen.

03 onlinebuchung produkt03 onlinebuchung mehr produkte

Hier wählt der Kunde nun den Pilz.

Nachricht an das Studio

Gerade im Tattoo-Bereich benötigt man oft weitere Informationen zu so einer Buchung. Der Hinweistext auf der folgenden Seite kann von euch je nach Terminart vorgegeben werden. So fragt ihr immer genau das ab, was ihr konkret benötigt:

04 onlinebuchung nachricht

Natürlich kann der Kunde hier auch eigene Bilder hochladen, z.B. sein Wunsch-Motiv bei neuen Tattoos oder ein aktuelles Foto seines Tattoos für Nachstech-Termine.

Artist- und Terminauswahl

Nachdem jetzt klar ist, was der Kunde genau möchte, kann er sich nun seinen Wunsch-Termin aussuchen.

Zuvor kann der Kunde noch die Location (also welche Filiale oder ggf. auf einer Convention?) auswählen und den Artist.

Die Auswahl eines Artists wird hier angeboten, da man natürlich auch Rubriken und Termin-Arten hinterlegen kann, für die mehrere Artists zur Verfügung stehen (z.B. "Piercing" oder "Old School Tattoos"). Lässt der Kunde die Artist-Aufwahl auf "Egal" stehen, werden ihm alle freien Termine aller Artists in einer Liste angeboten, die für diese Terminart zur Verfügung stehen.

05 onlinebuchung artistauswahl

In unserem Fall (Wanna-Dos Alba) wird natürlich nur ein Artist angeboten. Mit einem Klick auf das Feld "Timeslot" kann sich der Kunde nun einen Tag heraussuchen, an dem es noch freie Termine bei Alba gibt.

06 onlinebuchung timeslot06 onlinebuchung timeslot liste

Wieder ein Klick und seine Auswahl wird übernommen. Er kann nun die konkrete Uhrzeit bestimmen:

06 onlinebuchung timeslot auswahl07 onlinebuchung termin liste

Da ihr in kisscal zu jedem einzelnen Artist selbst die Arbeitszeiten festlegt und wann welcher (Guest-)Artist bei euch und in welcher Filiale (Location) ist (siehe Tutorial Artists verwalten), kann kisscal hier für euch die verfügbaren Zeitslots voll automatisch berechnen. Ihr müsst nichts weiter tun.

07 onlinebuchung termin gewaehlt

Um evtl. Doppelbuchungen zu vermeiden, wird diese Terminauswahl für den Kunden nun 30 Minuten reserviert und automatisch wieder freigegeben, sollte der Kunde die Buchung doch noch abbrechen. Über den ‚Weiter‘-Button bzw. Klick auf ‚Kunde‘ gelangt man dann die Eingabe der Kundendaten:

Kundendaten

Hier werden die wichtigsten Daten den Kunden abgefragt, die ihr zwingend für eure Arbeiten benötigt.

08 onlinebuchung wer

Die Email-Adresse, die der Kunde hier angibt, muss der Anwender hier prüfen lassen. Dabei wird ihm an die Adresse eine 4-stellige Zahl geschickt, die er hier wieder eingeben muss:

09 onlinebuchung email check

So vermeidet man Spam-Buchungen und evtl. Tippfehler in den EMail-Adressen.

Gesundheits-Fragen

Auch bei den Kundendaten könnt ihr wieder selbst festlegen, welche Gesundheitsfragen ihr vorab bereits stellen möchtet. Natürlich werden alle Eingaben hier in der Online-Buchung automatisch in euer kisscal übernommen:

10 onlinebuchung wer deseases

Natürlich haben wir auch die erforderlichen Datenschutz-Vereinbarungen gemäß DSGVO hinterlegt.

Zusammenfassung

Der Kunde erhält nun nochmals eine Zusammenfassung der Buchung. Hier muss er aktiv in die Datenspeicherung einwilligen.

11 onlinebuchung zusammenfassung12 onlinebuchung datenschutz

Mit dem Button „kostenpflichtig buchen“ wird der Termin in eurem KissCal-Kalender eingetragen inkl. Kunden und Projektdaten (siehe weiter unten) und der Anwender wird auf die nächste Seite geführt.

Zahlung Terminkaution

Wenn von euch eine Terminkaution zu der Terminart (und dem Artist) festgelegt wurde, kann der Kunde diese bequem per PayPal oder Sofort-Überweisung zahlen.

13 onlinebuchung zahlung terminkaution

Die PayPal- bzw. Stripe-Konten könnt ihr in KissCal bei den Studiodaten hinterlegen.

Email-Bestätigung

Der Kunde erhält abschließend eine Terminbestätigung per Email mit allen wichtigen Informationen. Diese Email wird auch an den Artist und ggf. weitere Mitarbeiter geschickt, die ihr bei der Termin-Art (als CC) hinterlegen könnt.

14 onlinebuchung email bestaetigung

Hallo Max,

herzlichen Dank für Deine Buchung. Bitte beachte UNBEDING unsere Hinweise zur Vorbereitung: https://www.intothelight.tattoo/informationen/#preps_booking

Solltest Du keine weitere Nachricht von uns bekommen, gilt der Termin als verbindlich, sobald die angegebene Terminkaution bei uns eingegangen ist. Unsere Bankverbindung findest Du ggf. am Ende dieser Mail.

Folgenden Termin hast Du über unser Buchungs-Portal gebucht:

Termin-Buchung:
Do., 16.12.21, 15:30 - 17:00
bei Alba @ Into The Light
Terminkaution: 0 EUR von 50,00 €
---------------------------------------------------------
Rubrik: Fineline (Alba)
Wenn es um besonders feine und detaillierte Arbeiten geht, ist Alba unsere Spezialistin. Alles weitere zu ihr, insb. ihre Arbeiten, findest Du in ihrem Profil.

Terminart: Wanna-Dos Alba
Auch unsere Wanna-Dos sind Unikate, werden also nur einmal gestochen. Größe und Körperstelle können natürlich individuell für die angepasst werden.

Produkte/Leistungen:
- Pilz: 180,00 €
   ca. 10 cm -
Die Größe ist auf Wunsch anpassbar (abhängig auch von der Plazierung), wodurch sich auch der Preis ändert.


Deine Anmerkungen:
Ich hätte den Pilz gerne auf den linken Unterarm
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Wir behalten uns evtl. Änderungen am Termin nach Deiner Buchung vor, wenn es z.B. Konflikte mit anderen Terminen gibt. In diesem Fall kontaktieren wir Dich und werden versuchen, eine für Dich passende Alternative zu finden.

Deine Terminkaution kannst Du, falls nicht bereits geschehen, bequem überweisen. Bankdaten per Überweisung:

...

Bitte als Vermerk dazu: Max Mustermann, 16.12.2021 bei Alba

Wir freuen uns auf Dich!
Bunte Grüße,
Dein Into The Light.

Nachbearbeitung der Online-Termine

Anhand der automatisch geschickten Email könnt ihr nun direkt den betreffenden Termin aufrufen und prüfen. Sämtliche Daten aus der Online-Buchung werden direkt in die Kunden-, Projekt- und Termindaten (vorgemerkt!) übernommen (inkl. Krankheiten/Allergien sowie Bilder zu Projekten). Die Anmerkungen des Kunden werden zudem in den Bemerkungstext des Termins übernommen.

15 online termin

Online gebuchte Termine stehen immer als "vorgemerkt" im Kalender, bis ihr diese geprüft habt. Folgende Punkte empfehlen wir, bei online gebuchten Terminen manuell zu korrigieren:

  • verständlicher Projektname
    Anhand der Termin-Art, die ihr im Betreff findet und der Anmerkungen des Kunden könnt ihr einen verständlichen Projektnamen eintragen, der dann auch auf allen weiteren Licten auftaucht (Projekte Managen, fehlende Anzahlungen, artelisten, Rundschreiben, …​).

  • Wichtige Infos in die Projekt-Bemerkung
    Oft schreiben Kunden ganze Romane. Das wesentliche solltet ihr aus der Bemerkung des Termins in die Bemerkung des Projektes übernehmen. So habt ihr auch bei Folge-Terminen immer alles Wissenswerte parat.

  • Termin-Status auf "offen"
    Wenn ansonsten alles bei dem Termin passt, ändert ihr den Termin-Status auf "offen". So könnt ihr noch nicht bearbeitete Termine besser von bearbeiteten unterscheiden. Keine Sorge an dieser Stelle wegen fehlenden Anzahlungen. Die werden euch weiterhin im Kalender (A!) und in der Liste offene Anzahlungen) angezeigt.

  • Projekt-Status ggf. auf "wartend"
    Wenn ihr online die Option anbietet, dass sich Kunden auf die Warteliste eines Artists setzen lassen, müsstet ihr hier, nach Prüfung der Projektanfrage, den Projekt-Status noch auf "wartend" setzen.

Am Ende sollte der Termin dann ungefähr wie folgt aussehen:

16 online termin ueberarbeitet

Weitere Prüfungen

Eventuell sind noch weitere Änderung an den Terminen erforderlich. Hier ein paar Punkte, die es ebenfalls zu beachten gibt:

Prüfung Evtl. Aktionen

Preis

Wenn ihr bei Online-Terminen noch keinen Preis festegelgt habt (0,-), dann solltet ihr das jetzt tun (ggf. nach Rücksprache mit dem Kunden), damit auf eurer Terminvereinbraung, die der Kunde unterschreibt, der korrekte Preis steht.

Termin zu bestehendem Projekt? (z.B. Folge-Terminen oder Nachstechen)

Ihr könnt bei den Online-Terminarten angeben, ob der Online-Termin zu einem bestehenden Projekt angelegt wird. Nichts desto trotz kann es sein, dass solche Folge-Termine einem falschen Projekt zugeordnet werden. In dem Fall öffnet ihr den Termin, wählt das korrekte Projekt aus und löscht ggf. anschließend ein neu angelegtes Projekt zur Online-Buchung aus der Projektliste in der Kundenbearbeitung.

Dauer des Termins, ggf. auch Start (Datum + Uhrzeit)

Wenn der Kunde irgendwelche besonderen Wünsche hat (andere Größe etc.), ändert sich evtl. die Dauer des Termins und damit ggf. auch der Termin selber. Dies müsstet ihr dann mit dem Kunden abstimmen.

Artist zu Termin und Projekt, insb. bei Besprechungsterminen

Natürlich könnt ihr einen Termin auch auf einen anderen Artist übertragen, wenn erkennbar ist, dass der Kunden nicht ausdrücklich zu einem bestimmten Artist möchte. Einfach in der Terminbearbeitung den Artist ändern (ggf. auch unten bei den Projektdaten).

Termin so nicht machbar?

Wenn der Terminwunsch so wie gebucht nicht umsetzbar ist (Zeit zu knapp bemessen, Motiv nicht umsetzbar, etc.), dann löscht ihr den Termin einfach raus und behandelt die Buchung wie eine ganz normale Anfrage ("Hallo max, ganz herzlichen Dank für deine Buchung. Bevor wir dir deinen Wunsch erfüllen können, sollten wir noch ein, zwei Punkte besprechen…​").

Dubletten-Kontrolle / schwarze Liste

Das Online-Portal versucht, die Doppelt-Anlage von Kunden zu vermeiden, indem es zuvor nach gleichem Vornamen, Nachnamen und Emailadresse sucht. Dennoch kann es zu Dubletten kommen (Tippfehler, geänderte Email-Adresse etc.).

Daher empfiehlt es sich, immer zuerst den Dubletten-Check durchzuführen und evtl. Doppel-Anlagen zu entfernen (siehe Tutorial Kundendoubletten bereinigen). Doch keine Sorge: gesperrte Kunden können keine Termine online buchen.

Ggf. Zahlungs-Eingänge zur Terminkaution tracken

Wenn der Kunde die Terminkaution nicht gleich bei der Buchung per PayPal zahlt, müsst ihr natürlich (leider) eure Zahlungseingänge tracken. Bei Eingang der Terminkaution auf eurem Konto (bzw. dem des Artists), tragt ihr diese in dem Projekt nach. Dazu einfach in der Terminerfassung unten beim Projekt den Anzahlung-Status zum Projekt ändern.

In dem Fall schickt ihr dem Kunden eine kurze Terminbestätigung via Email oder SMS (ebenfalls aus der Terminerfassung über „Sende Nachricht“).

Online-Termine in KissCal definieren

Nachfolgend zeigen wir euch nun, wie ihr eure eigenen Online-Termine in KissCal hinterlegen könnt und das Buchungs-Portal auf eurer Website einbindet.

Produktgruppen und Produkte

17 menue produkte

Als erstes definiert ihr eure Produkte und Leistungen. Dazu öffnet im Menü den Punkt „Einstellungen (Zahnrad) – Produkte“.

18 produktgruppen

Ihr gelang zu der Definition von Produkt-Gruppen. Bei einer Neuanmeldung eines Studios liefern wir hier die gängigsten Produktgruppen und Produkte gleich mit für einen schnelleren Start.

In den Produkt-gruppen werden die Produkte zusammengefasst, die ihr später den einzelnen Terminarten zuordnen. Also z.B. alle Piercings für die Terminart "Piercing" oder die Wanna-Dos von Alba für die entsprechende Terminart.

Produkt-Gruppen

Natürlich könnt ihr euch eigene Produktgruppen (Über den Button „+ Neu“) anlegen oder die vorgegebenen einfach ändern:

19 neue produktgruppe

Hier wird lediglich die Bezeichnung der Produkt-Gruppe (z.B: „Tattoo“, „Piercing“, „Laser“, …) benötigt sowie der Termin-Typ aus KissCal („Bespr.“, „Tattoo“, „Piercing“, …). Speichern, fertig.

Produkte (/Leistungen)

Je Produktgruppe könnt ihr nun beliebig viele Produkte (bzw. Leistungen) definieren, wieder mit dem Button „+ Neu“ unter der Liste der Produkte:

20 produkte
21 neues produkt

Folgende Informationen werden dabei benötigt:

Produktbezeichnung

Dieser erscheint in der Produktauswahl der Online-Buchung als Überschrift.

Preis

Der Preis; Ihr könnt hier auch 0,- eintragen. In der Online-Buchung wird zu diesem Produkt dann „n. V.“ (nach Vereinbarung) angezeigt.

kostenfrei

Bei Leistungen, die tatsächlich kostenfrei sein sollen, setzt ihr hier ein häkchen.

Dauer (hh:mm)

Die Zeit, die ihr für diese Leistung benötigt.

Hinweistext

Hier könnt ihr einen eigenen Hinweis-Text zum Produkt hinterlegen (max. 500 Zeichen), der bei der Online-Buchung in der Produktauswahl automatisch mit angezeigt wird.

Bild

Auch ein Bild zu dem Produkt könnt ihr hinterlegen. Es erscheint ebenfalls automatisch in der Produktauswahl.

Nachfolgend wollen wir anhand einiger Beispiele zeigen, wie solche Produkte in KissCal aussehen könnten.

Piercing-Produkte
22 produkt beispiel piercing
Beratung
23 produkt beispiel beratung
Wanna-Do‘s
24 produkt beispiel wanna do
Folge-Termin Tattoo
25 produkt beispiel folgetermin

Rubriken und Online-Termin-Arten

30 menue online termine

Nachdem ihr eure Produktgruppen und Produkte definiert habt, könnt ihr nun für die Online-Termine die Rubriken und Termin-Arten festlegen.

31 rubriken

Rubriken

Ähnlich wie bei den Produkt-Gruppen definiert ihr nun für eure Kunden sog. Rubriken für die Online-Termine. Die Rubriken sind der Einstiegspunkt eurer Kunden in eure Online-Buchung.

Mögliche Rubriken könnten sein „Tattoo“, „Piercing“, „Laser“. Ihr könnt aber auch Rubriken je Location definieren ("Düsseldorf, "Mänchen-Gladbach", "Essen", …​) oder je Stil-Richgung ("Fineline", "Old-School", "Asia", …​).

Um auch hier schneller reinzukommen, findet ist die gängisten Rubriken und Terminarten vordefiniert.

32 neue rubrik

Bezeichnung

Der Name der Rubrik

Beschreibung

Dieser Text wird bei der Online-Buchung direkt unter dem Rubrik-Bild eingeblendet.

Abschluss-Text

Der Text erscheint bei der Zusammenfassung der Online-Buchung sowie in der Bestätigung-Email am Ender der Termin-Details.

Location

Hier könnt ihr eine Rubrik auf eine bestimmte Location (Filiale, Convention etc.) einschränken.

Online-Termin-Arten

Innerhalb einer Rubrik definiert ihr dann die Termin-Arten, die der Kunde bei der Online-Buchung auswählen kann. Für die Rubrik „Piercing“ z.B. „neues Piercing“, „Nachkontrolle“, „Schmuckwechsel“ für die Rubrik „Tattoo“ z.B. „Wanna-Do’s“, „Folge-Termine“, etc..

33 neue terminart

Folgende Dinge könnt ihr zu einer Online-Termin-Art definieren:

Bezeichnung

Name der Terminart

Produkt-Gruppe

Angabe der Produkt-Gruppe, aus der der Kunde zu dem Termin die angebotenen Produkte/Leistungen auswählen kann.

verwende best. Kundenprojekt

Wenn ihr zu laufenden Projekten Folgetermine anbieten wollt, könnt ihr bei der Terminart dieses Check-Feld aktivieren. Kisscal ordnet den Termin dann automatisch dem Projekt zu, das bei dem ausgewählten Artist zu dem Kunden (der bucht) zuletzt angelegt wurde (falls vorhanden).

ohne Terminbuchung

Diese Option aktiviert ihr z.B, für einfache Anfragen oder wenn sich Kunden auf die Warteliste setzen lassen wollen.

Max. Anz. Produkte

Wie viele Produkte soll der Kunde zu einem Termin maximal auswählen können? Bei Tattoo-Wanna-Do’s ist dies z.B. nur 1, bei Piercings können dies 3, 4 oder 5 sein.

Vorber.Zeit (Min.)

Insb. im Piercing-Bereich geht die meiste Zeit für sog. Vor- und Nachbereitung drauf. Das eigentliche Piercing benötigt oft nur 10 Minuten. Hier könnt ihr die Zeit festlegen, die ihr immer minimum für ein Piercing braucht. Die Zeit für jedes einzelne zugebuchte Produkt (Piercing) wird dann darauf addiert.

Beschreibung

Dieser Text erscheint als Info unter den jeweils angebotenen Terminarten.

Hinweis Kundennachricht

Dieser Text ist der Hinweistext, der auf der Buchungs-Seite "Deine Nachricht an uns" erscheinen soll. Also z.B. bei Wanna-Dos "Wohin und wie groß?", bei Nachstech-Terminen "Bitt schicke ein aktuelles Foto von deinem abgeheilten Tattoo".

Hinweis Terminkaution

Auf der letzten Seite wird dem Kunden die fällige Anzahlung/Terminkaution für die Buchung angezeigt. Hier könnt ihr optional einen individuellen Hinweis dazu ergänzen.

Weiterleitung URL/Button

Z.B. im Piercing-Bereicht kann es Sinn machen, den Kunden nach Abschluss der Buchung in den eigenen Webshop für die Schmuckauswahl weiterzuleiten. Dafür könnt ihr hier einen zusätzlichen Button am Ende der Buchung erscheinen lassen. Der "ForwardUrl" könnt ihr zudem Parameter aus der Buchung übergeben: <Vorname>, <Nachname>, <Email>, <Mobile>, <Birthday>

MailCC

Wer, außer dem gebuchten Artist, soll noch per Email über den Online-Termin informiert werden (Theke, Inhaber, …)?

Min/Max-Vorlauf

Hier legt ihr den Vorlauf (min/max) für diese Terminart fest. Bei Min.-Vorlauf von 2 Tagen kann der Kunde online also frühestens in 2 Tagen einen Termin buchen. Bei Max.-Vorlauf 60 Tage kann er nicht weiter als 60 Tage im Voraus buchen (für Walk-Ins z.B. Max-Vorlauf = 1).

(Aktions-)Zeitraum

Für Conventions oder andere Events könnt ihr auch einen festen Buchungszeitraum für die Terminart definieren. Auch wenn ihr erst einmal nur einen bestimmten Zeitraum für Online-Buchungen freigeben wollt, könnt ihr das hier eintragen. Ansonsten lasst ihr diese Felder einfach leer.

Zeitspanne

Wenn ihr bestimmte Terminarten zeitlich eingrenzen wollt, könnt ihr das hier tun (z.B. Beratung oder Schmuckwechsel nur Abends). ACHTUNG: hier wird immer die Schnittmenge zwischen Zeitspanne und Arbeitszeiten des jeweiligen Artists gebildet.

Zeit-Takt

Legt hier fest, mit welcher Taktung dem Kunden freie Termine angeboten werden sollen (alle 15 Minuten, 30 Minute, jede Stunde, …​). Wenn man z.B. nur Ganztags (6 Stunden) und Halbtags-Termine (3 Stunden) anbieten möchte, macht eine Taktung von 3 Stunden Sinn.

Artists

Welche Artists stehen für diese Termin-Art grundsätzlich zur Verfügung? Näheres dazu im nächsten Abschnitt.

Zuordnung der Artists zur Terminart

Zu jeder Terminart könnt ihr festlegen, bei welchen Artists der Kunde diese Terminart buchen kann. KissCal erkennt automatisch, wenn ein Artist keine Termine mehr frei hat und lässt zu diesem dann keine Buchungen mehr zu. Ihr legt einen neuen Artist zu der Terminart über den Button „+ Neu“ am unteren Ende der Eingabemaske an:

34 artist zu terminart

Dabei werden folgende Informationen benötigt:

Artist

der Artist, der dieser Terminart zugeordnet werden soll. Dies kann auch ein Guest-Artist sein. Achtung: achtet darauf, dass ihr beim Artist ein funktionierendes Email-Konto hinterlegt habt (s.u. Artist-Einstellungen).

Anzahlung

Je Termin-Art und Artist könnt ihr eine eigene Anzahlung (Terminkaution) festlegen. Bei 0,- € wird keine Anzahlung eingefordert. Achtung: der Kunde kann nur dann bequem per PayPal zahlen, wenn ihr bei dem betreffenden Artist einen gültigen PayPal-Token hinterlegt habt (s.u. Bankverbindung für die Terminkautionen).

Bestätigungsmail

Hier legt ihr fest, welche Bestätigungs-Mail der Kunde zum Abschluss seiner Buchung erhalten soll (s.u. Nachrichten-Vorlagen). Ihr könnt hier ein und dieselbe für alle verwenden oder je Termin-Art bzw. Artist eine eigene.

Ihr speichert eure Eingaben mit dem grünen Haken am Ender der Eingabezeile. Bitte das „Speichern“ der Termin-Art nicht vergessen!

Terminart aktivieren

Nachdem ihr die neue Terminart gespeichert habt, müsst ihr diese noch aktivieren:

35 terminart aktivieren

Auf diese Weise könnt ihr bequem und schnell bestimmte Terminarten in die Online-Buchung aufnehmen oder herausnehmen (z.B. Conventions, Terminausfälle etc.).

Rubriken, Terminarten, Produkte sortieren

Die Reihenfolge, in denen eure Rubriken, Terminarten oder Produkte erscheinen könnt ihr übrigens ganz einfach über die Pfeil-Buttons slebst festlegen:

35 terminart sortieren

Weitere Einstellungen

Bevor ihr nun eure Termine online stellen könnt, sind noch ein paar weitere Einstellungen erforderlich.

Studio-Daten

Bei den Studio-Daten ist zum einen wichtig, dass ihr euer Logo bei den Basisdaten hinterlegt. Achtet dabei auf das korrekte Format von 960 x 200 Punkten.

Texte Online

Außerdem könnt ihr für die Abfrage der Krankheiten/Allergien (zu den Kundendaten) einen eigenen Text hinterlegen. Ihr findet das Eingabefeld dafür unter dem Register „Online Service“.

36 studio texte online

Bankverbindung für die Terminkautionen

Ebenfalls in dem Register „Online Service“ könnt ihr euren PayPal-Client und/oder euer Stripe-Konto hinterlegen (siehe Tutorial Onlinezahlung), damit die Kunden ihre Terminkaution bequem direkt bei der Buchung zahlen können.

Artist-Einstellungen

Bei allen Artists, die ihr in den Online-Terminarten hinterlegt habt, solltet ihr unbedingt die nachfolgenden Einstellungen überprüfen und ggf. ergänzen.

Email-Konto

Eure Kunden können bei euren Artists nur dann Termine buchen, wenn ihr zu diesen ein gültiges Email-Konto hinterlegt habt. Vergesst nicht, die Mailkonfiguration über den entsprechenden Button zu prüfen.

37 artist mailzugang

Location-Termine der Artists

Außerdem ist wichtig, dass bei euren Residents evtl. Auswärtstermine (Conventions, Guest-Spots etc.) und bei euren Guests die Guest-Spots korrekt hinterlegt sind (siehe Register „Location“). Mehr dazu erfahrt ihr in dem Tutorial Artists verwalten.

Arbeitszeiten

Auch die Arbeitszeiten sollten für alle Artists passen. Achtung: Für Conventions evtl. eigene Arbeitszeiten hinterlegen inkl. Sonntag. Mehr dazu findet ihr in dem Tutorial Artists verwalten.

Pausen, freie Tage, Urlaube

Ganz wichtig: tragt eure Urlaube, freien Tage und auch Pausen im Kalender ein. Denn sonst sind eure freien Tage und Zeiten schneller zugebucht, als euch lieb sein wird.

Für die Pausen empfehlen wir, einzelne private Termine mit dem Betreff „Pause“ in den Tagen anzulegen, damit man diese bequem nach Bedarf verschieben kann.

Nachrichten-Vorlagen

Wie weiter oben beschrieben, erhält der Kunde zum Abschluss einer Online-Buchung eine Bestätigungs-Email. Diese Bestätigungs-Email könnt ihr bei den Nachrichten-Vorlagen selber definieren. Mehr dazu findet ihr auf in dem Tutorial Studio Setup.

Onlinebuchung

Wichtig bei der Nachrichten-Vorlage für die Online-Bestätigung ist, dass ihr dort im Text das Makro <Onlinetermindet.> verwendet. Hier werden automatisch die Details zu der Terminbuchung eingefügt.

Einbindung Website/Facebook/Insta

Die Einbindung der Online-Terminbuchung auf eurer Website oder Facebook ist denkbar einfach. In euren Studio-Daten findet ihr gleich bei den Basisdaten einen Link, den ihr in die Zwischenablage kopieren könnt:

38 link online termin

Diesen Link legt ihr einfach hinter euren Button, fertig. Oder ihr erstellt auf Facebook einen passenden Eintrag mit Bild und Link und pinnt diesen bei euch oben ins Profil.

Wenn ihr auf eurer Website geziel bestimmte Terminarten zur Buchung verlinken möchtet (Hier Tattoo, dort Piercing, …​), dann geht natürlich aus das. Dazu verwendet ihr den Link aus der jeweiligen Terminart:

40 terminart link

Eigenes Farb-Schema

Ihr könnt den Link für eure Online-Buchung erweitern um Parameter für das Farb-Schema. Dabei könnt ihr folgende Dinge festlegen:

mode

Hier könnt ihr einen "light" mode oder einen "dark" mode festlegen.

background

Dies legt die Hintergrundfarbe der Online-Buchung fest. Diese wird üblicherweise als hexadezimal-Wert angegeben, also z.B. #575756, wobei das '#' wegen der Url-Codierung umgewandelt wird in '%23' (also insg. '%23575756').

textcolor

Bestimmt die Farbe des Textes.

primary

Legt die Farbe der Buttons/Schaltflächen fest.

Ein vollständiger Buchungslink könnte also wie folgt aussehen:

https://kko.kisscalservice.de/?dbstudio=ks_intothelight&mode=dark&background=%23575756&textcolor=%23d8ccc0&primary=%23ffffff

Bitly und 301 Redirects

Wem das zu lang ist, der kann sich seinen individuellen Buchungs-Link einfach über https://bitly.com/ kürzen. Doch Vorsicht! Verwendet solche gekürzten Links nicht in Emails. Die landen sonst gerne auf der Spam- oder Blocking-Liste.

Wenn man eine eigene Website bzw. Domain hat, dann gibt es hier eine etwas elegantere Lösung: permanente 301-Redirects. Man kann z.B. einfach die URL www.intothelight.tattoo/booking automatisch auf obigen Buchungslink (inkl. Farb-Parameter) weiterleiten und so in allen Mails, Profilen, Posts die besser lesbare Webadresse www.intothelight.tattoo/booking verwenden.