Landen eure Mails im Spam?

Wenn ihr eine eigene Domain habt und eure Mails im Spam landen, dann könnte euch dieser Beitrag hier interessieren. Denn auch wenn ihr viel mit WhatsApp und DM arbeitet: Für große Rundschreiben an viele Kunden (Events, Aktionen, neuer Artist, …) sind Mails und Newsletter vom Kosten-/Leistungs-Verhältnis noch immer ungeschlagen. Aber auch für eure Online-Buchung, Termin-Erinnerungen und Online-Gutscheine etc. sind Email unerlässlich.

Daher ist es wichtig, dass eure Mails auch ankommen.

Verschärfte Spam-Kriterien

In den letzten Monaten haben viele Email-Anbieter (Google, Microsoft & Co.) ihre Spam-Kriterien verschärft. Man möchte vermeiden, dass Betrüger unter falscher Identität (Email-Absender) Fishing-Mails oder anderen Unfug verschicken.

Daher leitet Google z.B. seit Mail 2023 nur noch dann Emails weiter, wenn sie zumindest einer SPF-Prüfung standhalten, besser noch, mittels DKIM signiert sind.

OK, nicht jeder weiß, was das ist. Daher hier die Erklärung.

Macht eure Domain Fit

SPF, SPF und DMARC sind die gängigen Technologien, um vor Spam, Phishing und Betrugsversuchen zu schützen. DKIM bestätigt die Authentizität von E-Mails, SPF prüft den erlaubten Absender und DMARC überwacht und bewertet DKIM und SPF.

Mit den technischen Details, wie das genau funktioniert, wollen wir euch hier nicht langweilen. Wichtig ist nur, dass ihr folgende Einträge im DNS-Bereich eurer Domain haben bzw. vornehmt:

SPF

In der Regel bieten Domain- und Email-Provider einen SPF-Eintrag automatisch an. Hier haben wir mal den entsprechenden Beitrag von 1und1 verlinkt (SPF bei IONOS). Ihr findet für euren Domain-Anbieter sicherlich rasch eine vergleichbare Anleitung.

Es handelt sich schlicht um einen einfachen DNS-Eintrag, der in eurer Domain ergänzt werden muss. Das sollte in wenigen Muten erledigt sein.

DKIM

Die DKIM-Signierung ist zunächst einmal etwas komplizierter, lässt sich aber meist auch in wenigen Schritten erledigen. Man benötigt dafür ein sog. Schlüssel-Paar mit einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Auch hier haben wir euch mal den entsprechenden Artikel von IONOS verlinkt.

Ihr bekommt so ein Schlüssel-Paar in der Regel über den Support eures Email-Providers und müsst diesen dann nach deren Anleitung in eurem DNS-Bereich der Domain eintragen (so, wie den SPF-Eintrag).

Verwendet ihr ein Newsletter-Programm wie MailChimp oder Brevo, könnt ihr euch auch dort so ein Schlüsselpaar erstellen und aktivieren lassen.

DMARC

Diese Option ist nice-to-have aber kein Muss und für viele von euch evtl. auch etwas over-sized. Mit einem DMARK-Eintrag in eurem DNS-Bereich könnt ihr ein Reporting über die von euch versendeten Emails aktiviert und erhaltet täglich Zustell-Reports von den jeweiligen Mail-Providern.

Das sind in der Regel recht kryptische, meist gepackte Dateien, die sich aber kostenlos über verschiedene Online-Services im Internet in leicht verständliche Grafiken umwandeln lassen. (googelt mal nach „dmarc analyzer“).

Gerade in der Anfangs-Zeit ist das recht interessant, um zu schauen, ob man alles richtig gemacht hat oder ob es noch irgendwelche Sicherheits-Lücken gibt.

Einen DMARC Record tragt ihr in eurer Domain ebenfalls im DNS-Bereichs ein. Ein typischer DMARK-Eintrag kann z.B. so aussehen:

„v=DMARC1;p=reject;pct=100;rua=mailto:“ gefolgt von eurer Email-Adresse

Checkt evtl. Unzustellbarkeiten

Solltet ihr gelegentlich mal Unzustellbarkeits-Nachrichten erhalten, diese nicht einfach löschen. Es lohnt sich, immer einen Blick hinein zu werfen:

  • Email-Adresse unbekannt? Postfach voll?
    Wenn ihr noch andere Kontakt-Daten euerer Kunden habt, könntet ihr hier nach einer aktuellen/alternativen Email-Adresse fragen und eure Kundendaten anpassen. Bei wichtigen Emails (Terminverschiebungen, Anzahlungen, etc.) verhindert ihr so zudem evtl. Ärger.
  • Spam- oder Blocking-Liste?
    Es kann immer wieder vorkommen, dass eure Email-Adresse oder IP-Adresse des Mailservers auf einer Blocking- oder Spam-Liste landet. In so einem Fall erhaltet ihr ebenfalls eine Unzustellbarkeits-Nachricht mit wichtigen Informationen, auf welcher Liste ihr gelandet seid und wie ihr ein De-Blocking beantragen könnt:

“SMTP error from remote server for MAIL FROM command, host: outlook-com.olc.protection.outlook.com (52.101.42.11) reason: 550 5.7.1 Service unavailable, Client host [82.165.159.9] blocked using Spamhaus. To request removal from this list see https://www.spamhaus.org

Nicht vergessen: Email-Impressum!

Was viele nicht wissen: Für Selbständige und Unternehmen gilt, ebenso wie auf einer Website, auch bei Emails ein Impressumspflicht in der Email-Signatur.

Folgende Dinge sollten daher bei euren Emails in eurer (am besten automatischen) Email-Signatur enthalten sein:

Demnach müssen im E-Mail-Impressum folgende Angaben enthalten sein:

  • Der Firmenname
  • Die Bezeichnung der Rechtsform
  • Der Ort eurer Niederlassung (Studio-Adresse)
  • Evtl. Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
  • Zusätzlich müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachname angegeben werden.

Wird dies vernachlässigt, kann euch im Schlimmsten Falle eine kostenpflichtige Abmahnung drohen.

Wir hoffen, euch mit diesen Infos helfen zu können und freuen uns jederzeit über Feedback
Euer

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