Costes ocultos

Todo sale caro, y más rápido de lo que te gustaría. Pero de lo que muchos en nuestro sector no se dan cuenta es de los costes ocultos, los llamados costes imputados. Y éstos pueden ser considerables…

La situación inicial

Como tatuador o perforador, puedes encontrarte básicamente en dos situaciones diferentes:

1. Tienes más trabajo que tiempo o
2. Tienes más tiempo que trabajo

Por desgracia, la media de oro es una excepción demasiado rara. Pero eso es sólo una nota al margen.

¿Más trabajo que tiempo?

Supongamos que perteneces al grupo a), entonces tu propio tiempo de trabajo vale dinero. Por ejemplo, si pasas una hora por la tarde después de tu última cita tomando pedidos, limpiando la tienda, archivando formularios de consentimiento y respondiendo a consultas, incurrirás en costes imputados: en concreto, tu tarifa horaria habitual (por ejemplo, 130 euros). Al fin y al cabo, podrías haber tatuado en esa hora. A menos, claro está, que archivar, ordenar y limpiar te resulten tan satisfactorios que no quieras perdértelos.

Supongamos que haces esto más o menos todas las tardes, 5 días a la semana. Tras deducir el IVA y algunos materiales de tu tarifa horaria, esta hora por la tarde te supondrá unos costes imputados de unos 2.000 euros al mes.

¿Más tiempo que trabajo?

Si tu agenda no está completamente llena, no tienes este problema, por supuesto. Para ti es al revés: todo lo que no haces que potencialmente podría traerte más clientes son ingresos perdidos para ti: responder a consultas con poca antelación, mantener tu perfil de FB/Insta, Tiktok, tu propio sitio web, presencia en Google, publicidad…

Ahorrar en el extremo equivocado

Si perteneces al grupo a), es decir, tienes más trabajo que tiempo, entonces debes buscar apoyo (por ejemplo, un empleado a tiempo parcial) o simplificar o automatizar procesos (archivo digital, formularios de consulta, reservas online, …). Esto supondrá, sin duda, obligaciones o trabajo de conversión al principio. Pero a la larga compensa. Porque simplemente tendrás más dinero en el bolsillo por las mismas horas de trabajo.

Si perteneces al grupo b), es decir, tienes más tiempo que trabajo, entonces deberías buscar ayuda profesional y/o herramientas que te ayuden a llenar tu calendario. Esto también es más fácil decirlo que hacerlo (¿quién o qué es realmente bueno aquí?). Pero no hacer nada es sin duda un error.

En concreto

Recordatorios de citas y no comparecencias

Hicimos una prueba en nuestro estudio y desactivamos nuestros recordatorios automáticos de citas sólo durante tres días. Con 4 artistas presentes en nuestro estudio durante ese tiempo, tuvimos 3 no-shows en esos 3 días. Normalmente tenemos ese número de inasistencias en un trimestre. Esto se debe a que los recordatorios de citas hacen que se olviden o cancelen menos citas a tiempo.

• Ahorro por no enviar recordatorios de citas: 0,90 € aprox.
• Facturación perdida: aprox. 800,- €.

Reserva en línea

Una clienta nuestra de kisscal recibió dos cancelaciones de última hora para uno de sus artistas tatuadores. Sin embargo, ella misma estaba tan ocupada que no pudo organizar citas alternativas. Sin embargo, de la noche a la mañana, llegó una nueva reserva a través de su reserva online para ese día. De forma totalmente automática. Fueron 400 euros de ingresos que, de otro modo, se habrían perdido.

Carta circular

Utilizamos circulares automatizadas en nuestro estudio para las cancelaciones de citas de última hora: Ofrecemos a todos los clientes que tengan una cita con este artista en los próximos 14 días la oportunidad de acudir antes. Los clientes encontrarán el enlace a la reserva online en el correo electrónico/SMS.

Alguien puede y siempre quiere. La cita que queda libre después se llena sola gracias a nuestra reserva online. Esfuerzo total: aprox. 1 minuto.

Externalización al cliente

La reserva online tiene un bonito efecto secundario: el cliente introduce sus datos, incluidos la dirección de correo electrónico, el número de teléfono móvil, información sobre el proyecto y fotos para ti.

Carpetas digitales de clientes

Lo gestionamos todo digitalmente y en un solo sistema: datos de los clientes, información sobre los tatuajes, incluidas fotos, citas, plazas de invitados, fechas de convenciones, depósitos, listas de espera, listas negras, declaraciones de consentimiento y mucho más. Esto nos ahorra todo el papel, el tóner de la impresora, las carpetas de archivos, el espacio para las carpetas de archivos y, por supuesto, todo el papeleo y el archivado de cada noche. Y no lo olvides: También nos ahorramos por completo el tiempo de tener que buscarlo. Con un clic, todo está ahí.

CRM

Cuando suena el teléfono móvil de mi estudio, ya puedo ver quién llama en la pantalla. Mientras contesto, llamo al cliente en kisscal y le saludo de la siguiente manera, por ejemplo «Hola Rebecca, soy Lemmi de Into The Light, ¿en qué puedo ayudarte? ¿Llamas por tu cita con Jannine de la semana que viene?». Eso siempre produce un efecto sorpresa.

Nuestro sistema reconoce automáticamente los tatuajes inacabados de los clientes que no tienen cita (citas canceladas por enfermedad, citas en el extranjero, etc.). También les escribimos automáticamente cuando hay citas libres con el artista en cuestión. También informamos a los clientes habituales cuando vuelven los artistas invitados. En resumen: no nos olvidamos de nadie.

Como resultado, no sólo somos más rápidos en la tramitación de las consultas. También damos a nuestros clientes la sensación de que trabajamos de forma verdaderamente profesional y de que no nos olvidamos de nadie. Y esta impresión se refleja automáticamente en la percepción que tiene el cliente de cuestiones como la higiene y la calidad del trabajo.

Costes

Que un sistema así me cueste 40, 90 o 150 euros al mes es irrelevante comparado con el ahorro (costes imputados) y los efectos positivos (ventas adicionales).

Atentamente