Versteckte Kosten

Alles wird teuer und das schneller, als einem lieb sein kann. Doch was viele in unserer Branche nicht im Blick haben sind versteckte Kosten, sog. kalkulatorische Kosten. Und die können erheblich sein…

Die Ausgangs-Situation

Grundsätzlich kann man sich als Tätowierer oder Piercer in zwei unterschiedlichen Situationen befinden:

1. Man hat mehr Arbeit, als Zeit oder
2. Man hat mehr Zeit, als Arbeit

Die goldene Mitte ist leider eine viel zu seltene Ausnahme. Aber das nur am Rande.

Mehr Arbeit, als Zeit?

Nehmen wir mal an, du gehörst zur Gruppe a), dann ist deine eigene Arbeitszeit Geld wert. Also wenn du zum Beispiel nach dem letzten Termin abends noch eine Stunde lang Bestellungen machst, den Laden putzt, Einverständniserklärungen abheftest und Anfragen beantwortest, dann entstehen dabei kalkulatorische Kosten: nämlich dein üblicher Stundensatz (z.B. 130,- €). Denn in dieser einen Stunde hättest du ja eigentlich auch noch tätowieren können. Es sei denn natürlich, Ablage, Bestellungen und Putzen sind für dich so befriedigend, dass du das nicht missen möchtest.

Nehmen wir weiter an, das machst du mehr oder weniger jeden Abend, 5 Tage die Woche. Abzüglich der Mehrwertsteuer und etwas Material-Anteil aus deinem Stundensatz entstehen durch diese eine Stunde Abends pro Monat ca. 2.000,- € kalkulatorische Kosten.

Mehr Zeit, als Arbeit?

Ist dein Kalender nicht proppe voll, hast du dieses Problem natürlich nicht. Bei dir ist es umgekehrt: Alles, was du nicht unternimmst, dir aber evtl. mehr Kunden bringen könnte, sind entgangener Umsatz für dich: kurzfristiges Beantworten von Anfragen, Pflege des FB/Insta-Profils, Tiktok, eigene Webseite, Google-Präsenz, Werbung…

Am falschen Ende gespart

Gehörst du zur Gruppe a), hast also mehr Arbeit als Zeit, dann solltest du dir Unterstützung holen (z.B. eine Teilzeitkraft) oder Abläufe vereinfachen bzw. automatisieren (digitale Ablagen, Anfrage-Formulare, Online-Buchung, …). Das bedeutet sicherlich erst einmal Verpflichtungen bzw. Umstellungsaufwand. Auf lange Sicht rechnet sich das aber. Denn du hast bei gleicher Arbeitszeit einfach mehr Geld in der Tasche.

Gehörst du zur Gruppe b), hast also mehr Zeit als Arbeit, dann solltest du dir professionelle Hilfe und/oder Instrumente holen, die dabei helfen, deinen Kalender zu füllen. Auch das ist leichter gesagt, als getan (wer oder was ist hier wirklich gut?). Nichts zu tun ist aber sicherlich ein Fehler.

Mal ganz konkret

Terminerinnerungen und No-Shows

Wir haben bei uns im Studio mal einen Test gemacht und unsere automatischen Terminerinnerungen nur für drei Tage deaktiviert. Bei 4 Artists, die in dieser Zeit bei uns anwesend waren, hatten wir in diesen 3 Tagen 3 No-Shows. So viele No-Shows haben wir normalerweise in einem Quartal. Denn durch die Terminerinnerungen werden weniger Termine vergessen oder rechtzeitig abgesagt.

• Gespart durch nicht verschickte Terminerinnerungen: ca. 0,90 €
• Entgangener Umsatz: ca. 800,- €

Online-Buchung

Eine kisscal Kundin von uns bekam für einen ihrer Tätowierer zwei kurzfristige Terminabsagen herein. Sie war aber zeitlich selbst so stark eingespannt, dass sie sich nicht um Ersatz-Termine kümmern konnte. Über Nacht kam dann jedoch über ihre Online-Buchung für diesen Tag eine neue Buchung rein. Voll automatisch. Das waren 400,- € Umsatz, die sonst gefehlt hätten.

Rundschreiben

Bei kurzfristigen Terminabsagen nutzen wir in unserem Studio automatisierte Rundschreiben: Wir bieten allen Kunden, die bei diesem Artist in den nächsten 14 Tagen einen Termin haben an, ob sie nicht früher kommen möchten. In der Mail/SMS finden die Kunden gleich den Link zur Online-Buchung.

Irgendjemand kann und möchte eigentlich immer. Der dadurch später frei gewordene Termin füllt sich wieder ganz von selbst durch unsere Online-Buchung. Gesamt-Aufwand: ca. 1 Minute.

Outsourcing an den Kunden

Die Online-Buchung hat einen schönen Neben-Effekt: Die Eingabe der Kundendaten inkl. Email-Adresse, Handynummer, Informationen zum Projekt und Bilder übernehmen die Kunden für euch.

Digitale Kundenmappen

Wir führen bei uns alles digital und in einem System: Kundendaten, Infos zu den Tattoos inkl. Bildern, Termine, Guest-Spots, Convention-Termine, Anzahlungen, Wartelisten, schwarze Listen, Einverständniserklärungen, u.v.m. Dadurch sparen wir uns komplett das Papier, Druckertoner, Aktenordner, den Platz für die Aktenordner und natürlich die ganze Zettelwirtschaft mit der all-abendlichen Ablage. Und bitte nicht vergessen: Wir sparen uns auch komplett die Zeit, irgendetwas davon suchen zu müssen. Ein Klick, alles da.

CRM

Wenn bei uns das Studio-Handy klingelt, sehe ich im Display bereits, wer anruft. Während ich rangehe, rufe ich den/die Kund*in in kisscal auf und begrüße sie z.B. wie folgt: „Hallo Rebecca, Lemmi hier vom Into The Light, was kann ich für dich tun? Rufst du wegen deines Termins bei Jannine nächste Woche an?“ Das gibt immer wieder einen Wow-Effekt!

Unser System erkennt automatisch unfertige Tattoos von Kunden, die keine Termine haben (Terminausfälle wegen Krankheit, Auslandstermine etc.). Auch die werden bei uns automatisch angeschrieben, wenn es freie Termine bei dem betreffenden Artist gibt. Ebenso informieren wir Stammkunden, wenn Guest-Artists mal wieder im Hause sind. Kurz: niemand wird vergessen.

Wir sind dadurch in der Bearbeitung von Anfragen nicht nur schneller. Wir vermitteln unseren Kunden auch das Gefühl, dass wir wirklich professionell arbeiten und niemand vergessen wird. Und dieser Eindruck strahlt in der Wahrnehmung der Kund*innen unwillkürlich auf Themen wie Hygiene und der Qualität der Arbeiten aus.

Kosten

Ob mich so ein System im Monat 40,- €, 90,- € oder 150,- € kostet, spielt dann verglichen mit den Einsparungen (kalkulatorische Kosten) und positiven Effekten (Mehrumsatz) überhaupt keine Rolle mehr.

Euer