In den meisten Studios werden die Tätowierer/Piercer auf selbständiger Basis arbeiten und dem Studio eine Platzmiete zahlen. Und da man sich schlecht für jeden (Guest-)Artist eine Kasse hinter die Theke stellen kann, werden die meisten Artists ein handschriftliches Kassenbuch führen (genannt: offene Ladenkasse).
Das Problem dabei ist, dass die Finanzämter bei einer evtl. Steuerprüfung den handschriftlichen Kassenbüchern nicht trauen. Bereits beim geringsten Verdacht auf Unregelmäßigkeiten kann die Prüfung schnell sehr intensiv ausfallen.
Daher möchten wir euch hier einen kurzen Überblick darüber geben, worauf bei einer Prüfung geachtet wird:
Plausibilität der Lebenshaltungskosten
Wer über mehrere Jahre angibt, dass er von 1.000,- € monatlich lebt, aber eine große Wohnung (Meldeamt) und Auto (KFZ-Zulassung) hat, darf sich nicht wundern, wenn irgendwann (zurecht) ein Prüfer bei ihm auftaucht und so lange sucht, bis er was findet.
Vorsicht mit Formfehlern
Das ist das erste, wonach bei einer Prüfung von handschriftlichen Kassenbüchern gesucht wird. Denn ist das Kassenbuch nur an einer Stelle formell falsch, wird es insgesamt abgelehnt und ihr werdet geschätzt:
- Stimmen die Tagessummen? Negative Salden sind unmöglich!
- Sind alle Einzahlung (Geschäfts-, Privatkonto) sowie Barzahlungen enthalten?
- Sind die Privatentnahmen plausibel?
- Gibt es zu jedem Termin im Kalender Einnahmen im Kassenbuch?
Einzelbelegnachweise
Das Tattoo-Geschäft gilt nicht als Massengeschäft. Daher muss zu allen Einnahmen im Kassenbuch auch der Kunde mit Kontaktdaten sowie das Tattoo selber dokumentiert werden. Das könnt ihr entweder auf den Terminzetteln machen (dann alle aufheben!) oder in euren Kalendern. Wichtig: auch verrechnete Anzahlungen und Gutscheine müssen dort aufgeführt sein, denn die Dauer des Termins und Einnahmen müssen zusammenpassen.
Unangekündigte Kassenprüfungen
Das Finanzamt kann sog. Kassenprüfungen ohne Voranmeldung durchführen. Dabei wird eine gewisse Zeit der Kundenverkehr beobachtet (vor oder im Studio) wonach ihr dann, wie aus heiterem Himmel, aufgefordert werdet, Kasse und Kassenbuch offenzulegen. Die Ausrede, man hätte das Kassenbuch gerade nicht hier, kann eine sofortige erweiterte Steuerprüfung nach sich ziehen, im Studio und bei euch zu Hause.
Cross-Prüfung von Belegen
Belege verschwinden lassen, wenn die Ausgaben mal nicht zu den Einnahmen passen, ist keine gute Idee. Denn hier werden immer wieder Querprüfungen durchgeführt: taucht die Rechnung Xy eines Suppliers denn auch bei dem betreffenden Studio/Artist auf?
Alternativen?
Deutlich einfacher (und weniger Problematisch bei Prüfungen), als ein Kassenbuch, wäre eine echte Registrierkasse oder ein Kassensystem. Für Ein-Artist-Studios eine gute Alternative mit vielen Vorteilen. Für größere Studios jedoch nicht, denn es gibt leider noch keine Systeme, die mehrere Steuernummern abbilden, so dass sich mehrere Artists eine Kasse teilen könnten. Elektronische Kassenbücher sind nur etwas für disziplinierte Anwender, denn diese müssen intern (und für’s Finanzamt lesbar) speichern, wann die Eingaben gemacht wurden. Vorschrift ist: täglich.
Fazit:
Für die meisten Tätowierer und Piercer bleibt daher nur die Möglichkeit des handschriftlichen Kassenbuchs. Wer keine bösen Überraschungen erleben möchte, sollte diese Punkte beachten.
Euer
