Vielen Studios laufen die Kunden, Artists und/oder Kosten davon. Volle Kalender gibt es nur bei zufriedenen Kunden, die ihrerseits einen guten Service erwarten. Doch wie zahlt man gutes Service-Personal, wenn die Artists bei Platzmieten > 500 € pro Monat bereits stöhnen?
Sei schnell, sei der Erste
Dazu kommt, dass bei dem zunehmenden Wettbewerb auch eure Antwortzeit eine Rolle spielt. First strikes, first wins. Hierbei allen gerecht zu werden scheint schier unmöglich. Doch es geht.
Wir möchten euch hier zeigen, wie ihr euren Aufwand für Tattoo-Anfragen bis hin zum gebuchten Termin auf 30 Sekunden reduzieren könnt:
1.) 24/7 Online erreichbar für Tattoo-Anfragen
Euren Kunden geht es nicht anders als euch: Für Privates hat man meist erst Zeit, wenn alle Läden zu sind. Macht euch und euren Kunden daher das Leben leichter und bietet ein online-Anfrage-Formular für ihre Tattoo-Wünsche.
Idealerweise stellt ihr darin sicher, dass ihr auch alle Infos bekommt, die ihr für ein Angebot benötigt (Motiv, Stil, Größe, Körperstelle, Hauttyp, Bildvorlagen, Coverup?).
2.) Antwortet kurzfristig und vergesst niemanden
Macht euch Nachrichten-Vorlagen für die wichtigsten Vorgänge wie z.B.:
„Herzlichen Dank für deine Anfrage. Das Motiv wäre etwas für unsere(n) … Von den Kosten müsstest du mit ca. xxx € rechnen. Wenn das für dich passt, buche dir gerne einen X-Stunden Termin bei uns…“
Gewöhnt euch an, zumindest morgens und abends immer alle Anfragen zu beantworten. Mit solchen Textvorlagen ist das je Anfrage mit wenigen Handgriffen erledigt. Denn es ist immer dasselbe: entweder ihr schickt ein Angebot (wie oben skizziert) oder eine dieser Nachrichten:
„Herzlichen Dank für deine Anfrage. Wir würden das gerne mit dir umsetzen. Für ein Angebot benötigen wir aber noch ein paar Infos: …“
„… Wir würden das gerne mit dir umsetzen. Magst du zu einem Beratungstermin bei uns vorbeikommen, damit wir alle Details klären können? …“
„… Wir würden das gerne mit dir umsetzen, können dir aber derzeit keine Termine anbieten. Wenn du magst, nehmen wir dich aber gerne auf unsere Warteliste…“
„…Leider können wir dir mit deinem Tattoo-Wunsch nicht weiterhelfen…“
Vermerkt euch, wann ihr wem was geschickt habt (insb. Preise!), damit ihr niemanden vergesst und nicht den Überblick verliert.
3.) Lasst die Kunden online buchen
So, und nun bietet den Kunden noch die Möglichkeit, den Termin online zu buchen. In dem Angebot, dass er von euch bekommen hat, steht schließlich alles drin, was er/sie wissen muss:
„… Das Motiv wäre etwas für unsere(n) … buche dir gerne einen X-Stunden Termin …“
Wenn in eurem Kalender eure Arbeitszeiten, Urlaube, und alle Termine hinterlegt sind, geht sowas heute problemlos. Je nach System könnt ihr sogar je Termin-Art (Besprechung, Tattoo, Nachstechen, …) festlegen, an welchen Tagen bzw. zu welchen Uhrzeiten man diese überhaupt buchen kann.
Der Effekt ist enorm, für euch und eure Kunden:
- Für euch ist der Vorgang mit dem Versand des Angebotes erst einmal erledigt. Die Termine buchen die Kunden anschließend selbst (meist, wenn ihr Feierabend habt).
- Eure Kunden können sich in Ruhe zu Hause buchen undden passenden Termin raussuchen. Kein „Da geht’s leider nicht.“-Ping-Pong mehr! Gute Systeme bieten auch gleich die Möglichkeit, eine Anzahlung/Terminkaution zu überweisen. Der Kunde muss dafür nicht extra bei euch vorbeikommen.
- Follow-Up: Wenn ihr wollt, nutzt eure Liste aus Punkt 2 und fasst alle Anfragen nochmal nach, die nach 3-4 Tagen noch nicht gebucht haben. 😉
Und bucht tatsächlich mal ein Kunde etwas, das nicht passt, löscht ihr den Termin einfach wieder raus und habt natürlich auch gleich die passende Nachrichtenvorlage dafür:
„Herzlichen Dank für deine Buchung. Leider können wir deinen Tattoo-Wunsch so nicht umsetzen und müssten den Termin wieder rausnehmen. Wenn das für dich OK ist, buche dir doch einen X-Stunden Termin bei …“
Vermeidet Handarbeit und doppelte Listen
Wenn ihr nun noch mit einem Kalender-System arbeitet, in dem die oben beschriebenen Informationen und Funktionen integriert sind, spart ihr euch auch ein mühseliges hin- und her kopieren von Kundendaten, Motiv-Beschreibungen und Bildern. Dann besteht die Beantwortung eurer Tattoo-Anfragen bis hin zum gebuchten Termin tatsächlich nur noch aus folgenden Schritten:
- Eingegangene Angebote abrufen, einsehen und Artist, Preis sowie Dauer festlegen.
(Evtl. Preis-Rückfrage beim Artist z.B. via WhatsApp) - Angebot (oder andere Antwort) an den Kunden
- Gebuchte Termine mit dem Angebot abgleichen
Ja, das war’s.
Automatisiert so viel, wie möglich
Dieses Prinzip ist auf viele Aufgaben im Studio-Management übertragbar:
- Kurzfristige Terminabsagen
Schreibe alle Kunden desselben Artists an, die einen ähnlich langen Termin in den kommenden Tagen/Wochen haben und fragt, ob diese evtl. früher können/möchten. - Artist krank, 1 Woche Termine verschieben
Schreibe alle betroffenen Kunden an, sagt es tut euch leid und bietet gleich an, dass sie sich einen Ersatz-Termin online buchen können. - Guest-Artist wieder da
Schreibe alle Kunden an, die in den letzten 12 Monaten bei ihm/ihr waren und ladet sie ein, sich einen weiteren Termin bei dem Artist zu buchen.
Mit dem geeigneten System sind all diese Aktionen wiederum in 1 Minute erledigt, inkl. Terminverschiebung einer ganzen Woche!
Effizienz ist Wettbewerbsvorteil
Je effizienter euer Shop-Management ist, desto geringer sind eure Kosten bei gleichbleibendem oder sogar besserem Service gegenüber den Kunden. Und je geringer eure Kosten sind, desto günstiger könnt ihr eure Plätze vermieten bei gleichbleibender oder besserer Gewinnmarge für euch.
Alles live in unserem kostenlosen Webinar
Am Mo. 3. Feb. 2025 um 15:00 Uhr bieten wir unser nächstes kostenloses Webinar zum Thema „Automatisierung & mehr Service“ an, wo ihr euch die hier beschriebenen Methoden live anschauen könnt. Bei Interesse einfach hier online registrieren:
Euer