Costi nascosti

Tutto diventa costoso, e più velocemente di quanto si possa desiderare. Ma ciò di cui molti nel nostro settore non si rendono conto sono i costi nascosti, i cosiddetti costi figurativi. E questi possono essere considerevoli…

La situazione iniziale

Come tatuatore o piercer, puoi trovarti in due situazioni diverse:

1. Hai più lavoro che tempo o
2. Hai più tempo che lavoro

Purtroppo la media aurea è un’eccezione troppo rara. Ma questa è solo una nota a margine.

Più lavoro che tempo?

Supponiamo che tu appartenga al gruppo a), allora il tuo tempo di lavoro ha un valore economico. Ad esempio, se la sera dopo l’ultimo appuntamento trascorri un’ora a prendere ordini, pulire il negozio, archiviare i moduli di consenso e rispondere alle richieste di informazioni, dovrai sostenere dei costi figurativi, ovvero la tua tariffa oraria abituale (ad esempio 130€). Dopo tutto, avresti potuto tatuare in quell’ora. A meno che, ovviamente, archiviare, ordinare e pulire non siano per te così soddisfacenti da non volerne fare a meno.

Supponiamo che tu faccia questo lavoro più o meno ogni sera, per 5 giorni alla settimana. Dopo aver detratto l’IVA e alcuni materiali dalla tua tariffa oraria, quest’ora serale comporterà costi figurativi di circa 2.000 euro al mese.

Più tempo che lavoro?

Se la tua agenda non è completamente piena, ovviamente non hai questo problema. Per te è il contrario: tutto ciò che non fai e che potrebbe potenzialmente portarti più clienti è un mancato guadagno per te: rispondere alle richieste di informazioni con poco preavviso, curare il tuo profilo FB/Insta, Tiktok, il tuo sito web, la presenza su Google, la pubblicità…

Risparmiare nella parte sbagliata

Se appartieni al gruppo a), cioè hai più lavoro che tempo, allora dovresti ottenere un supporto (ad esempio un dipendente part-time) o semplificare o automatizzare i processi (archiviazione digitale, moduli di richiesta, prenotazione online, …). All’inizio questo comporterà sicuramente degli obblighi o un lavoro di conversione. Ma alla lunga ripaga. Perché a parità di ore lavorative avrai semplicemente più soldi in tasca.

Se appartieni al gruppo b), cioè hai più tempo che lavoro, allora dovresti richiedere l’aiuto di un professionista e/o di strumenti che ti aiutino a riempire il tuo calendario. Anche questo è più facile a dirsi che a farsi (chi o cosa è davvero bravo in questo caso?). Ma non fare nulla è sicuramente un errore.

In termini concreti

Promemoria appuntamenti e no-show

Abbiamo fatto un test nel nostro studio e abbiamo disattivato i promemoria automatici degli appuntamenti solo per tre giorni. Con 4 artisti presenti nel nostro studio in questo periodo, abbiamo avuto 3 no-show in questi 3 giorni. Di solito abbiamo così tanti no-show in un trimestre. Questo è dovuto al fatto che i promemoria degli appuntamenti fanno sì che un numero minore di appuntamenti venga dimenticato o cancellato per tempo.

• Risparmio ottenuto grazie al mancato invio di promemoria per gli appuntamenti: circa 0,90 €.
• Fatturato perso: circa 800,- €

Prenotazione online

Una nostra cliente di kisscal ha ricevuto due cancellazioni all’ultimo minuto per uno dei suoi tatuatori. Tuttavia, lei stessa era talmente impegnata da non poter organizzare appuntamenti alternativi. Nel corso della notte, però, è arrivata una nuova prenotazione tramite il suo booking online per quel giorno. In modo completamente automatico. Si tratta di 400 euro di entrate che altrimenti sarebbero andate perse.

Lettera circolare

Nel nostro studio utilizziamo circolari automatizzate per le cancellazioni di appuntamenti dell’ultimo minuto: Offriamo a tutti i clienti che hanno un appuntamento con questo artista nei prossimi 14 giorni la possibilità di venire prima. I clienti troveranno il link alla prenotazione online nell’e-mail/SMS.

Qualcuno può e vuole sempre farlo. L’appuntamento che si libera in seguito si riempie da solo grazie alla nostra prenotazione online. Sforzo totale: circa 1 minuto.

Esternalizzazione al cliente

La prenotazione online ha un simpatico effetto collaterale: il cliente inserisce i suoi dati, tra cui l’indirizzo e-mail, il numero di cellulare, le informazioni sul progetto e le foto per te.

Cartelle clienti digitali

Gestiamo tutto in modo digitale e in un unico sistema: i dati dei clienti, le informazioni sui tatuaggi, comprese le foto, gli appuntamenti, i posti per gli ospiti, le date delle convention, i depositi, le liste d’attesa, le liste nere, i moduli di consenso e molto altro ancora. In questo modo risparmiamo carta, toner per stampanti, cartelline, spazio per le cartelline e, ovviamente, tutte le pratiche e l’archiviazione di ogni sera. E non dimenticare: Risparmiamo anche il tempo di dover cercare tutto questo. Basta un clic e tutto è lì.

CRM

Quando il mio cellulare da studio squilla, posso già vedere chi sta chiamando sul display. Mentre rispondo, chiamo il cliente in kisscal e lo saluto come segue, ad esempio: “Ciao Rebecca, sono Lemmi di Into The Light, cosa posso fare per te? Stai chiamando per il tuo appuntamento con Jannine della prossima settimana?”. Questo fa sempre un grande effetto!

Il nostro sistema riconosce automaticamente i tatuaggi non terminati dei clienti che non hanno appuntamenti (appuntamenti cancellati per malattia, appuntamenti all’estero, ecc.) Inoltre, scriviamo loro automaticamente quando ci sono appuntamenti liberi con l’artista in questione. Inoltre, informiamo i clienti abituali quando gli artisti ospiti tornano a lavorare. In breve: nessuno viene dimenticato.

Di conseguenza, non solo siamo più veloci nell’evadere le richieste. Diamo anche ai nostri clienti la sensazione di lavorare in modo veramente professionale e di non dimenticare nessuno. Questa impressione si riflette automaticamente sulla percezione che il cliente ha di aspetti quali l’igiene e la qualità del lavoro.

Costi

Che un sistema del genere mi costi 40, 90 o 150 euro al mese è irrilevante rispetto al risparmio (costi figurativi) e agli effetti positivi (vendite aggiuntive).

Tuo