Frais cachés

Tout devient cher, et plus vite qu’on ne le souhaiterait. Mais ce que beaucoup de gens dans notre secteur ne voient pas, ce sont les coûts cachés, appelés coûts calculés. Et ils peuvent être considérables…

La situation de départ

En principe, un tatoueur ou un perceur peut se trouver dans deux situations différentes :

1. Vous avez plus de travail que de temps ou
2. Vous avez plus de temps que de travail

Le juste milieu est malheureusement une exception bien trop rare. Mais ce n’est qu’une parenthèse.

Plus de travail que de temps ?

Supposons que vous apparteniez au groupe a), alors votre propre temps de travail vaut de l’argent. Par exemple, si vous passez encore une heure le soir après le dernier rendez-vous à passer des commandes, à nettoyer le magasin, à classer les formulaires de consentement et à répondre aux demandes, cela engendre des coûts calculés : à savoir votre taux horaire habituel (par exemple 130,- €). En effet, pendant cette heure, vous auriez pu tatouer. A moins, bien sûr, que le classement, les commandes et le nettoyage ne soient si satisfaisants pour vous que vous ne puissiez vous en passer.

Supposons que vous le fassiez plus ou moins tous les soirs, 5 jours par semaine. Après déduction de la TVA et d’un peu de matériel de votre tarif horaire, cette heure du soir génère environ 2.000,- € de coûts calculés par mois.

Plus de temps que de travail ?

Si votre agenda n’est pas plein à craquer, vous n’aurez pas ce problème. Dans votre cas, c’est l’inverse : tout ce que vous ne faites pas, mais qui pourrait éventuellement vous apporter plus de clients, est un manque à gagner pour vous : répondre aux demandes à court terme, gérer votre profil FB/Insta, Tiktok, votre propre site web, votre présence sur Google, la publicité…

Économiser sur le mauvais bout

Si vous faites partie du groupe a), c’est-à-dire si vous avez plus de travail que de temps, vous devriez demander de l’aide (par exemple une personne à temps partiel) ou simplifier ou automatiser les procédures (classement numérique, formulaires de demande, réservation en ligne, …). Cela implique certainement des obligations ou des changements dans un premier temps. Mais à long terme, c’est rentable. En effet, à temps de travail égal, vous avez tout simplement plus d’argent dans votre poche.

Si vous faites partie du groupe b), c’est-à-dire que vous avez plus de temps que de travail, vous devriez demander l’aide d’un professionnel et/ou d’outils qui vous aideront à remplir votre calendrier. Là encore, c’est plus facile à dire qu’à faire (qui ou quoi est vraiment bon ici ?). Cependant, ne rien faire est certainement une erreur.

Prenons un exemple concret

Rappels de rendez-vous et no-shows

Nous avons fait un test dans notre studio et avons désactivé nos rappels automatiques de rendez-vous pendant trois jours seulement. Avec 4 artistes présents chez nous pendant cette période, nous avons eu 3 no-shows pendant ces 3 jours. C’est le nombre de no-shows que nous avons normalement en un trimestre. En effet, grâce aux rappels de rendez-vous, moins de rendez-vous sont oubliés ou annulés à temps.

• Économie réalisée grâce aux rappels de rendez-vous non envoyés : environ 0,90 €.
• Chiffre d’affaires perdu : environ 800,- €.

Réservation en ligne

Une de nos clientes kisscal a reçu deux annulations de rendez-vous de dernière minute pour l’un de ses tatoueurs. Elle était tellement occupée qu’elle ne pouvait pas s’occuper d’un rendez-vous de remplacement. Pendant la nuit, une nouvelle réservation a été faite pour ce jour-là via sa réservation en ligne. Entièrement automatique. Cela représentait 400 euros de chiffre d’affaires qui auraient autrement été perdus.

Circulaire

Pour les annulations de rendez-vous à court terme, nous utilisons dans notre studio des circulaires automatisées : Nous proposons à tous les clients qui ont un rendez-vous avec cet artiste dans les 14 prochains jours de venir plus tôt. Dans le mail/SMS, les clients trouvent immédiatement le lien pour la réservation en ligne.

Il y a toujours quelqu’un qui peut et qui veut. Le rendez-vous ainsi libéré se remplit à nouveau tout seul grâce à notre réservation en ligne. Coût total : environ 1 minute.

Externalisation vers le client

La réservation en ligne a un bel effet secondaire : les clients se chargent pour vous de la saisie des données du client, y compris l’adresse e-mail, le numéro de téléphone portable, les informations sur le projet et les photos.

Dossiers clients numériques

Nous gérons tout numériquement et dans un seul système: les données des clients, les informations sur les tatouages y compris les photos, les rendez-vous, les guest-spots, les dates de convention, les acomptes, les listes d’attente, les listes noires, les formulaires de consentement, etc. Cela nous permet d’économiser complètement le papier, le toner d’imprimante, les classeurs, l’espace pour les classeurs et bien sûr toute la paperasserie avec le classement tous les soirs. Et n’oubliez pas : Nous évitons également de perdre du temps à chercher quoi que ce soit. Un clic et tout est là.

CRM

Lorsque le téléphone portable du studio sonne, je vois déjà sur l’écran qui appelle. Pendant que je réponds, j’appelle le client dans kisscal et je le salue, par exemple, comme suit : « Bonjour Rebecca, Lemmi ici à Into The Light, que puis-je faire pour vous ? Est-ce que tu appelles pour ton rendez-vous avec Jannine la semaine prochaine ? ». Cela donne toujours un effet « wow » !

Notre système détecte automatiquement les tatouages non terminés des clients qui n’ont pas de rendez-vous (annulation de rendez-vous pour cause de maladie, rendez-vous à l’étranger, etc.) Nous leur envoyons également un message automatique lorsqu’il y a des rendez-vous disponibles chez l’artiste en question. De même, nous informons les clients réguliers lorsque les Guest Artists sont de retour dans nos locaux. En bref, personne n’est oublié.

Cela ne nous permet pas seulement d’être plus rapides dans le traitement des demandes. Nous donnons également à nos clients le sentiment que nous travaillons vraiment de manière professionnelle et que personne n’est oublié. Et cette impression se répercute involontairement dans la perception des clients* sur des sujets tels que l’hygiène et la qualité des travaux.

Coûts

Qu’un tel système me coûte 40,- €, 90,- € ou 150,- € par mois n’a alors plus aucune importance par rapport aux économies (coûts calculés) et aux effets positifs (chiffre d’affaires supplémentaire).

Votre