Muchos estudios se están quedando sin clientes, artistas y/o costes. Los calendarios llenos sólo son posibles con clientes satisfechos, que a su vez esperan un buen servicio. > Pero, ¿cómo pagar a un buen personal de servicio cuando los artistas ya se quejan de los alquileres de espacio de 500 euros al mes?
Sé rápido, sé el primero
Además, tu tiempo de respuesta también influye en la creciente competencia. El primero que golpea, gana. Parece casi imposible hacer justicia a todos. Pero es posible.
Nos gustaría mostrarte aquí cómo puedes reducir el tiempo de consulta sobre tatuajes a 30 segundos, hasta la cita reservada:
1) Disponibilidad en línea 24/7 para consultas sobre tatuajes
Tus clientes no son distintos de ti: Normalmente sólo tienen tiempo para asuntos privados cuando todas las tiendas están cerradas. Así que hazte la vida más fácil a ti y a tus clientes y ofrece un formulario de consulta online para sus deseos sobre tatuajes.
Lo ideal es que te asegures de obtener toda la información que necesitas para una oferta (motivo, estilo, talla, parte del cuerpo, tipo de piel, plantillas de imagen, encubrimiento, etc.).
2) Contesta a corto plazo y no te olvides de nadie
Crea plantillas de mensajes para los procesos más importantes, por ejemplo
«Muchas gracias por tu consulta. El motivo sería algo para nuestro … Deberías esperar que los costes ronden los xxx euros. Si te parece bien, reserva una cita de X horas con nosotros…»
Acostúmbrate a responder siempre a todas las consultas, al menos por la mañana y por la noche. Con estas plantillas de texto, puedes hacerlo para cada consulta en unos sencillos pasos. Porque siempre es lo mismo: o envías una oferta (como se indica más arriba) o uno de estos mensajes:
«Muchas gracias por tu consulta. Nos encantaría realizarla contigo. Pero aún necesitamos un poco más de información antes de poder hacerte una oferta: … «
«… Nos gustaría realizarlo contigo. ¿Te gustaría venir a una consulta para que podamos aclarar todos los detalles? …»
«… Nos gustaría realizarlo contigo, pero de momento no podemos ofrecerte ninguna fecha. Pero si quieres, estaremos encantados de incluirte en nuestra lista de espera…»
«…Lamentablemente, no podemos ayudarte con tu petición de tatuaje…».
Anota cuándo enviaste qué a quién (¡especialmente los premios!) para no olvidarte de nadie y no perder la cuenta.
3) Deja que los clientes reserven online
Ahora dale al cliente la oportunidad de reservar la cita por Internet. Al fin y al cabo, la oferta que ha recibido de ti contiene todo lo que necesita saber:
«… El motivo sería algo para nuestro … reservar una cita de X horas …»
Si tus horarios de trabajo, vacaciones y todas las citas están almacenadas en tu calendario, esto ya no es un problema. Según el sistema, puedes incluso especificar para cada tipo de cita (reunión, tatuaje, retoque, …) en qué días o a qué horas se pueden reservar.
El efecto es enorme, para ti y para tus clientes:
- Para ti, el proceso se completa una vez enviada la oferta. A continuación, los clientes reservan ellos mismos las citas (normalmente cuando has terminado el trabajo).
- Tus clientes pueden reservar en casa y elegir una fecha adecuada. Se acabó el ping-pong de «Lo siento, no es posible». Los buenos sistemas también ofrecen la opción de transferir un depósito/depósito de cita. El cliente no tiene que visitarte para esto.
- Seguimiento: Si quieres, utiliza tu lista del punto 2 y haz un seguimiento de todas las consultas que aún no se hayan reservado al cabo de 3-4 días. 😉
Y si un cliente reserva algo que no encaja, puedes simplemente eliminar la cita y, por supuesto, tener la plantilla de mensaje adecuada para ello:
«Muchas gracias por tu reserva. Lamentablemente, no podemos satisfacer tu solicitud de tatuaje y tendríamos que cancelar la cita. Si te parece bien, ¿por qué no reservas una cita de X horas con … «
Evita el trabajo manual y las listas duplicadas
Si ahora trabajas con un sistema de calendario en el que están integradas la información y las funciones descritas anteriormente, también te ahorrarás la tediosa tarea de copiar los datos del cliente, las descripciones de los diseños y las imágenes de un lado a otro. Entonces, la respuesta a la consulta sobre un tatuaje hasta la cita reservada en realidad sólo consta de los siguientes pasos:
- Llama y consulta las ofertas recibidas y especifica el artista, el precio y la duración.
(Posibilidad de consultar el precio con el artista, por ejemplo, por WhatsApp) - Oferta (u otra respuesta) al cliente
- Haz coincidir las citas reservadas con la oferta
Sí, eso es.
Automatiza todo lo posible
Este principio puede aplicarse a muchas tareas de la gestión de un estudio:
Cancelación de citas de corta duración Escribe a todos los clientes del mismo artista que tengan una cita de duración similar en los próximos días/semanas y pregúntales si pueden/quieren venir antes.
Artista enfermo, posponer las citas 1 semana Escribe a todos los clientes afectados, pídeles disculpas y ofréceles la oportunidad de reservar una cita de sustitución por Internet.
Volver a invitar al artista Escribe a todos los clientes que hayan estado con él en los últimos 12 meses e invítales a reservar otra cita con el artista.
Con el sistema adecuado, todas estas acciones pueden completarse en 1 minuto, ¡incluido el aplazamiento de toda una semana!
La eficacia es una ventaja competitiva
Cuanto más eficaz sea la gestión de tu tienda, más bajos serán tus costes, al tiempo que prestas el mismo o incluso mejor servicio a tus clientes. Y cuanto menores sean tus costes, más barato podrás alquilar tus espacios manteniendo o mejorando tu margen de beneficios.
Todo en directo en nuestro webinar gratuito
El lun 3 feb 2025 a las 15:00 ofrecemos nuestro próximo seminario web gratuito sobre el tema «Automatización y más servicio», en el que podrás ver en directo los métodos aquí descritos. Si estás interesado, sólo tienes que inscribirte en línea aquí:
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