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Einleitung

In diesem Tutorial geht es nicht um irgendwelche Daten in KissCal, sondern darum, dass jedes Projekt für einen Wunsch eines Kunden nach einem Tattoo bzw. einem Piercing von euch steht. Die Projektdaten pflegen bedeutet also eigentlich, sich um die Wünsche eurer Kunden zu kümmern.

KissCal hilft euch, den Überblick über eure Projekte zu bewahren.

  • Wer braucht noch weitere Termine?

  • Bei wem fehlt noch die Anzahlung?

  • Stimmen die Plan-Werte für die Jahresvorschau noch?

  • Existieren noch geplante Termine zu erledigten Projekten?

  • Welche Projekte ruhen und ist es evtl. Zeit, diese anzuschreiben?

Aber auch auf die korrekte Dokumentation eurer Projekte (für eine evtl. Steuerprüfung) hat KissCal ein Auge für euch.

  • Ist das Projekt konkret benannt?

  • Ist der Preis festgelegt?

  • Wurden wegfallende Anzahlungen begründet?

Welche Hinweise ihr bekommt, könnt ihr selbstverständlich selber bestimmen, bei euren Assistenten.

Einstellungen zum Artist

01 Menue Einstellungen Meine

Unter dem Menüpunkt „Extras – meine“ kann jeder Artist Einstellungen an seinen eigenen Daten vornehmen. Es öffnet sich der nachfolgende Dialog.

Unter dem Reiter „Assistenten“ könnt ihr nun einstellen, welche Hinweise ihr zu euren Projekten erhalten möchtet, und welche nicht.

02 Einstellungen Assistenten

Erweiterte Funktionen

Aktivierter Assistent Abhängige Hinweise

KissCal prüft Anzahlungen

Fehlende Anzahlungen, fehlende Begründung bei wegfallenden Anzahlungen

Jahresvorschau nutzen

Fehler bei den ausstehenden Terminen (Planung zur Jahresvorschau)

Hinweise

Aktivierter Assistent Abhängige Hinweise

Fehlender Preis

Fehlende Preisangaben

Unfertige Projekte

Offene Projekte ohne Termine in der Zukunft

Hinfällige Termine

Erledigte Projekte mit Terminen in der Zukunft

Projekte managen

03 Menue Manage Projekte

Wie oben bereits erwähnt, hilft euch KissCal, den Überblick über eure Projekte zu bewahren und für eine lückenlose Dokumentation zu sorgen (für evtl. Prüfungen). Dazu bietet euch KissCal einen eigenen Programmpunkt „Manage – Projekte.

Hinweise in der Projekterfassung

Die selben Hinweise erhaltet ihr aber auch direkt bei der Projekterfassung.

04 Projekterfassung Hinweise

Eine vollständige Übersicht aller Hinweise erhaltet ihr grundsätzlich mit einem Klick auf diese Hinweise.

05 Komplette Fehlerliste

Hinweise im Kontroll-Center

Außerdem erhaltet ihr zwei summierte Hinweise zu euren Projekten im Kontroll-Center (siehe auch Tutorial Kontroll-Center).

06 Dashboard Hinweise

Bedienung der Projekteliste

Kommen wir zur Projekt-Management-Liste.

07 Projektliste

Die Spalten sollten euch aus der Projekterfassung bekannt sein. Interessant sind evtl. noch die speziellen Funktionen der Liste.

Artist-Auswahl

Ihr könnt diese Liste für jeden Artist aufrufen, bei dem ihr Schreibrechte habt.

Die verschiedenen Reiter (Listen)

Eure Liste der Projekte öffnet sind standardmäßig mit dem Reiter „Nur Fehler“. Unter diesem Reiter findet ihr alle Projekte, die eure Aufmerksamkeit bedürfen, zu denen es also Hinweise seitens KissCal gibt. Die weiteren Reiter enthalten folgende Listen:

Offene

Alle offenen Projekte des ausgewählten Artists

Ruhende

Alle ruhenden Projekte. Projekte werden auf „ruhend“ gesetzt, wenn zu diesen gerade keine Aktivitäten stattfinden, meist auf Kundenwunsch (im Ausland, krank, schwanger etc.).

Alle

Alle Projekte des Artists

Liste sortieren

Ihr könnt die Sortierung der Tabelle nach Belieben ändern. Standardmäßig ist sie nach Projekt-Status und letztem Termin sortiert. Das erkennt ihr zum einen an der Sortierungsinfo rechts oben über der Tabelle: 08 Liste Sortierung

Zum anderen an den Pfeilen vor den Überschriften: 09 Spaltentitel Sortierung

Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift ändert ihr die Sortierung von aufsteigend auf absteigend. Mit einem weiteren Klick auf die Überschrift deaktiviert ihr die Sortierung über diese Spalte. Erst wenn ihr alle bestehenden Sortierungen deaktiviert habt, könnt ihr nach anderen Spalten sortieren, ansonsten wird die Spalte an die bestehende Sortierung angehangen.

Projekt bearbeiten

Über den Button „Bearbeiten“, oder mit einem Doppelklick auf ein Projekt, gelangt ihr direkt in die Projekterfassung und könnt dort die erforderlichen Änderungen vornehmen.

In den Kalendern springen (zum Kunden)

Wenn ihr zur Klärung weitere Informationen zu dem Projekt und Kunden benötigt, kommt ihr mit einem Klick auf den Button „Kalender“ zurück in den Kalender. Der Kunde von dem zuvor ausgewählten Projekt wird automatisch angezeigt.

Fehler & Warnungen beheben

Kommen wir zu den einzelnen Fehlern und Hinweisen. Was ist in welchem Fall genau zu tun? Das erklären wir euch hier.

Projektname fehlt

Bei der Übernahme von Daten aus anderen Systemen kann es vorkommen, dass die Projektbezeichnung zu einem Projekt fehlt. Diese wird zum einen auf den Terminzetteln gedruckt, zum anderen macht sie euch das Leben an vielen Stellen leichter (diese Projektliste, Terminliste zum Kunden, Google-Schnittstelle, etc.). Hier also die Projekterfassung aufrufen und die Projektbezeichnung nachtragen.

Offene Projekte ohne Termine

Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:

Situation Aktion

Noch keine Termine zum Projekt; Kunde meldet sich

1. Projektstatus auf „ruhend“ setzen

Kunde macht Pause

2. Projektstatus auf „ruhend“ setzen

Projekt erledigt

3. Projektstatus auf „erledigt“ setzen

Kunde braucht noch Termine

4. Kunden ggf. anschreiben

Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:

  1. Doppelklick auf das Projekt und Status auf „ruhend“ ändern.

  2. Doppelklick auf das Projekt und Status auf „ruhend“ ändern.

  3. Doppelklick auf das Projekt und Status auf „erledigt“ ändern.

  4. Klick auf Button „Broadcast“ (mehr hierzu im Tutorial Rundschreiben (Broadcast)).

Vereinbarte Anzahlung nicht angegeben

Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:

Situation Aktion

Vereinbarte Anzahlung vergessen einzutragen

1. Nachtragen

Keine Anzahlung vereinbart

2. Kurze Begründung in AZ-Info (z.B. „Stammkunde“ oder „kurzfristig eingesprungen“)

Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:

  1. Doppelklick auf das Projekt und vereinbarte Anzahlung nachtragen.

  2. Doppelklick auf das Projekt und kurze Begründung in AZ-Info eingeben.

Anzahlung fehlt

Dieser Hinweis erscheint nur zu offenen Projekten. Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:

Situation Aktion

Anzahlung steht noch aus (PayPal/Überweisung)

1. Auf Zahlungseingang via PayPal/Überweisung warten

2. Kunde ggf. erneut anschreiben/erinnern

Anzahlung fehlt

3. Termin canceln und anderweitig vergeben

4. Es d’rauf ankommen lassen

Keine Anzahlung erforderlich

5. „Vereinbarte Anzahlung“ im Projekt auf 0 setzen mit Hinweis (warum) in „AZ-Info“

Anzahlung aus altem Projekt soll verwendet werden

6. Anzahlungs-Status im alten Projekt auf 0 setzen und in neues Projekt übernehmen

Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:

  1. Warten und in 2-3 Tagen erneut überprüfen.

  2. Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. In der Terminerfassung dann Klick auf „Sende Nachricht“.

  3. Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. Status auf „ausgefallen“ setzen mit kurzem Kommentar im Betreff (z.B. „AZ nicht gebracht“).

  4. Doppelklick auf das Projekt und Felder ändern.

  5. Wenn das alte Projekt (erledigt mit AZ-Status > 0) auch in der Fehlerliste steht, beide Projekte ändern (Doppelklick) und AZ-Status von einem Projekt auf das andere übertragen. Die Fragen des Finalizers, ob Besprechungs-Termine angelegt werden sollen, jeweils mit „Nein“ beantworten.

Ausstehende Termine < 0

Wenn ihr ein neues Projekt anlegt, gebt ihr in dem Feld „ausst. Term.“ die ungefähre Größe des Projektes ein (Anzahl der Sitzungen). Wenn ihr dann Termine zu dem Projekt eintragt und nach und nach erledigt, werden diese automatisch von den noch ausstehenden Terminen abgezogen.

10 Projekterfassung Termin Infos

In diesem Fall wurde das Projekt ursprünglich mit 4 Terminen geschätzt. Zwei Termine wurden bereits erledigt und drei sind noch offen, daher ergibt sich jetzt die „-1“ Anzahl ausstehender Termine.

Öffnet die Projekterfassung (Doppelklick) und gebt in dieses Feld ein, wie viele zusätzliche Termine (neben den drei offenen) ihr noch braucht, um das Projekt abzuschließen. Reichen die drei Termine, gebt ihr hier „0“ ein.

Keine Preisangaben

Terminzettel ohne Preisangaben erwecken bei einer evtl. Steuerprüfung gerne den Verdacht auf Steuerbetrug. Daher, um euch das Leben leichter zu machen, gebt zu euren Projekten einen Preis an. Ca.-Angaben oder „von – bis“ sowie Stundensätze sind dabei absolut o.k.

Offene Anzahlung zu erledigtem Projekt

Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:

Situation Aktion

Anzahlung soll für ein weiteres Projekt stehen bleiben

1. Warnungen zum Projekt deaktivieren oder

2. Neues Projekt gleich anlegen.

Vergessen, zu verrechnen

3. Kunden kontaktieren und AZ auszahlen.

Projekt nicht erledigt

4. Projektstatus auf „offen“ ändern.

Anzahlung wird erst beim Nachstechen (Foto) ausbezahlt

5. Warnungen zum Projekt deaktivieren

Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:

  1. Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.

  2. Auf Button „Kalender“ klicken, neues Projekt zum Kunden anlegen (am Besten in der Kundenerfassung) und die Anzahlung übertragen. Die Fragen des Finalizers, ob Besprechungs-Termine angelegt werden sollen, jeweils mit „Nein“ beantworten.

  3. Klick auf „Kalender“, Klick auf den Kunden und in der Kundenerfassung, Klick auf „Sende Nachricht“.

  4. Doppelklick auf das Projekt und Status auf „offen“ ändern.

  5. Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.

Offener Termin zu erledigtem Projekt

Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:

Situation Aktion

Es handelt sich um einen Nachstechtermin.

1. Warnungen zum Projekt deaktivieren

Termin gehört zu anderem Projekt

2. Projekt zum Termin ändern

Termin ist tatsächlich hinfällig

3. Termin aus Kalender löschen (bzw. auf „ausgefallen“ setzen).

Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:

  1. Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.

  2. Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. In der Terminerfassung dann das Projekt ändern bzw. neues Projekt anlegen.

  3. Klick auf „Kalender“ und dort entweder den Termin löschen bzw. den Status auf „ausgefallen“ setzen (um Lücken im Kalender zu vermeiden hinsichtlich einer evtl. Steuerprüfung).

Ruhende Projekte

Neben den Projekt-Stati „wartend“ (auf Warteliste, siehe entspr. Tutorial), „offen“ (laufende Projekte) und „erledigt“ (abgeschlossene Projekte), gibt es auch noch den Status „ruhend“. Diesen Status verwendet man immer dann, wenn von eurer Seite für das Projekt keine Aktivitäten stattfinden sollen:

  • Es existieren keine offenen Termine.

  • Der Kunde braucht derzeit auch keine weiteren Termine.

  • Demnach soll das Projekt auch nicht bei den Projekten mit Fehlern erscheinen.

  • Ebenso kein Hinweis im Kontroll-Center, dass das Projekt noch Termine braucht.

Das mach Sinn, wenn der Kunde z.B. derzeit verhindert ist (Auslandsaufenthalt, gerade kein Geld, schwanger, etc.) oder zuvor noch ein anderes Projekt abgeschlossen werden soll.

Dieser separate Status „ruhend“ hat außerdem den Vorteil, dass diese Projekte nicht vergessen werden (wie erledigte). Ihr könnt an dieser Stelle eures Projekt-Managements diese Projekte einsehen und ggf. anschreiben, bevor ihr neue Projekte beginnt oder wenn ihr noch Lücken in eurem Kalender habt.

Im Vergleich zu den anderen Projektlisten habt ihr hier zudem ein paar zusätzliche Spalten:

Letzt. Kont.

Datum, wann ihr den Kunden zu diesem Projekt das letzte Mal angeschrieben habt.

# Kont

Wie oft ihr den Kunden zu diesem Projekt schon angeschrieben habt.

Erl.

Anzahl erledigter Termine zu dem Projekt

11 Projektliste ruhende

So erkennt ihr sofort, welche Projekte bereits begonnen waren, wie lange der letzte Termin her ist sowie ob und wann ihr den Kunden zuletzt kontaktiert habt.

Kunden anschreiben

Um einen bestimmte Kunden anzuschreiben, könnt ihr einfach in den Kalender wechseln. Wenn ihr mehrere Kunden anschreiben wollt, ist die Broadcast-Funktion einfacher. Mit einem Klick gelangt ihr in die Funktion für Rundschreiben. Standardmäßig ist das Rundschreiben, wenn ihr sie aus dem Projekt-Management aufruft, eingestellt für die Projekte, die noch Termine brauchen.

12 Broadcast Datenfilter

Ihr müsst daher zunächst auf „Datenfilter“ klicken, um die Suche zu ändern. Beim Status wählt ihr „ruhend“ aus und das Datum aus „Letzter Termin Bis“ löscht ihr mit einem Klick auf das „x“.

13 Broadcast ruhende

Anschließend „Suchen“ klicken und dort die gewünschten Kunden auswählen.

14 Empfaengerauswahl

Dann noch den Nachricht-Text auswählen, ggf. ändern und auf „Versand an …“ klicken (siehe auch Tutorial Rundschreiben (Broadcast)).

Ruhende Projekte schließen

Wenn ihr einen Kunden mehrfach vergeblich kontaktiert habt, könnt ihr dessen Projekt ganz einfach von der Liste der ruhenden Projekte nehmen. Doppelklick auf das Projekt und den Status auf „erledigt“ setzen.

15 Projekterfassung erledigt