Einleitung
In diesem Tutorial geht es nicht um irgendwelche Daten in KissCal, sondern darum, dass jedes Projekt für einen Wunsch eines Kunden nach einem Tattoo bzw. einem Piercing von euch steht. Die Projektdaten pflegen bedeutet also eigentlich, sich um die Wünsche eurer Kunden zu kümmern.
KissCal hilft euch, den Überblick über eure Projekte zu bewahren.
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Wer braucht noch weitere Termine?
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Bei wem fehlt noch die Anzahlung?
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Stimmen die Plan-Werte für die Jahresvorschau noch?
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Existieren noch geplante Termine zu erledigten Projekten?
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Welche Projekte ruhen und ist es evtl. Zeit, diese anzuschreiben?
Aber auch auf die korrekte Dokumentation eurer Projekte (für eine evtl. Steuerprüfung) hat KissCal ein Auge für euch.
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Ist das Projekt konkret benannt?
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Ist der Preis festgelegt?
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Wurden wegfallende Anzahlungen begründet?
Welche Hinweise ihr bekommt, könnt ihr selbstverständlich selber bestimmen, bei euren Assistenten.
Einstellungen zum Artist
Unter dem Menüpunkt „Extras – meine“ kann jeder Artist Einstellungen an seinen eigenen Daten vornehmen. Es öffnet sich der nachfolgende Dialog.
Unter dem Reiter „Assistenten“ könnt ihr nun einstellen, welche Hinweise ihr zu euren Projekten erhalten möchtet, und welche nicht.
Projekte managen
Wie oben bereits erwähnt, hilft euch KissCal, den Überblick über eure Projekte zu bewahren und für eine lückenlose Dokumentation zu sorgen (für evtl. Prüfungen). Dazu bietet euch KissCal einen eigenen Programmpunkt „Manage – Projekte.
Hinweise in der Projekterfassung
Die selben Hinweise erhaltet ihr aber auch direkt bei der Projekterfassung.
Eine vollständige Übersicht aller Hinweise erhaltet ihr grundsätzlich mit einem Klick auf diese Hinweise.
Hinweise im Kontroll-Center
Außerdem erhaltet ihr zwei summierte Hinweise zu euren Projekten im Kontroll-Center (siehe auch Tutorial Kontroll-Center).
Bedienung der Projekteliste
Kommen wir zur Projekt-Management-Liste.
Die Spalten sollten euch aus der Projekterfassung bekannt sein. Interessant sind evtl. noch die speziellen Funktionen der Liste.
Die verschiedenen Reiter (Listen)
Eure Liste der Projekte öffnet sind standardmäßig mit dem Reiter „Nur Fehler“. Unter diesem Reiter findet ihr alle Projekte, die eure Aufmerksamkeit bedürfen, zu denen es also Hinweise seitens KissCal gibt. Die weiteren Reiter enthalten folgende Listen:
Offene |
Alle offenen Projekte des ausgewählten Artists |
Ruhende |
Alle ruhenden Projekte. Projekte werden auf „ruhend“ gesetzt, wenn zu diesen gerade keine Aktivitäten stattfinden, meist auf Kundenwunsch (im Ausland, krank, schwanger etc.). |
Alle |
Alle Projekte des Artists |
Liste sortieren
Ihr könnt die Sortierung der Tabelle nach Belieben ändern. Standardmäßig ist sie nach Projekt-Status und letztem Termin sortiert. Das erkennt ihr zum einen an der Sortierungsinfo rechts oben über der Tabelle: 
Zum anderen an den Pfeilen vor den Überschriften: 
Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift ändert ihr die Sortierung von aufsteigend auf absteigend. Mit einem weiteren Klick auf die Überschrift deaktiviert ihr die Sortierung über diese Spalte. Erst wenn ihr alle bestehenden Sortierungen deaktiviert habt, könnt ihr nach anderen Spalten sortieren, ansonsten wird die Spalte an die bestehende Sortierung angehangen.
Fehler & Warnungen beheben
Kommen wir zu den einzelnen Fehlern und Hinweisen. Was ist in welchem Fall genau zu tun? Das erklären wir euch hier.
Projektname fehlt
Bei der Übernahme von Daten aus anderen Systemen kann es vorkommen, dass die Projektbezeichnung zu einem Projekt fehlt. Diese wird zum einen auf den Terminzetteln gedruckt, zum anderen macht sie euch das Leben an vielen Stellen leichter (diese Projektliste, Terminliste zum Kunden, Google-Schnittstelle, etc.). Hier also die Projekterfassung aufrufen und die Projektbezeichnung nachtragen.
Offene Projekte ohne Termine
Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:
| Situation | Aktion |
|---|---|
Noch keine Termine zum Projekt; Kunde meldet sich |
1. Projektstatus auf „ruhend“ setzen |
Kunde macht Pause |
2. Projektstatus auf „ruhend“ setzen |
Projekt erledigt |
3. Projektstatus auf „erledigt“ setzen |
Kunde braucht noch Termine |
4. Kunden ggf. anschreiben |
Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:
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Doppelklick auf das Projekt und Status auf „ruhend“ ändern.
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Doppelklick auf das Projekt und Status auf „ruhend“ ändern.
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Doppelklick auf das Projekt und Status auf „erledigt“ ändern.
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Klick auf Button „Broadcast“ (mehr hierzu im Tutorial Rundschreiben (Broadcast)).
Vereinbarte Anzahlung nicht angegeben
Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:
| Situation | Aktion |
|---|---|
Vereinbarte Anzahlung vergessen einzutragen |
1. Nachtragen |
Keine Anzahlung vereinbart |
2. Kurze Begründung in AZ-Info (z.B. „Stammkunde“ oder „kurzfristig eingesprungen“) |
Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:
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Doppelklick auf das Projekt und vereinbarte Anzahlung nachtragen.
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Doppelklick auf das Projekt und kurze Begründung in AZ-Info eingeben.
Anzahlung fehlt
Dieser Hinweis erscheint nur zu offenen Projekten. Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:
| Situation | Aktion |
|---|---|
Anzahlung steht noch aus (PayPal/Überweisung) |
1. Auf Zahlungseingang via PayPal/Überweisung warten 2. Kunde ggf. erneut anschreiben/erinnern |
Anzahlung fehlt |
3. Termin canceln und anderweitig vergeben 4. Es d’rauf ankommen lassen |
Keine Anzahlung erforderlich |
5. „Vereinbarte Anzahlung“ im Projekt auf 0 setzen mit Hinweis (warum) in „AZ-Info“ |
Anzahlung aus altem Projekt soll verwendet werden |
6. Anzahlungs-Status im alten Projekt auf 0 setzen und in neues Projekt übernehmen |
Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:
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Warten und in 2-3 Tagen erneut überprüfen.
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Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. In der Terminerfassung dann Klick auf „Sende Nachricht“.
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Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. Status auf „ausgefallen“ setzen mit kurzem Kommentar im Betreff (z.B. „AZ nicht gebracht“).
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–
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Doppelklick auf das Projekt und Felder ändern.
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Wenn das alte Projekt (erledigt mit AZ-Status > 0) auch in der Fehlerliste steht, beide Projekte ändern (Doppelklick) und AZ-Status von einem Projekt auf das andere übertragen. Die Fragen des Finalizers, ob Besprechungs-Termine angelegt werden sollen, jeweils mit „Nein“ beantworten.
Ausstehende Termine < 0
Wenn ihr ein neues Projekt anlegt, gebt ihr in dem Feld „ausst. Term.“ die ungefähre Größe des Projektes ein (Anzahl der Sitzungen). Wenn ihr dann Termine zu dem Projekt eintragt und nach und nach erledigt, werden diese automatisch von den noch ausstehenden Terminen abgezogen.
In diesem Fall wurde das Projekt ursprünglich mit 4 Terminen geschätzt. Zwei Termine wurden bereits erledigt und drei sind noch offen, daher ergibt sich jetzt die „-1“ Anzahl ausstehender Termine.
Öffnet die Projekterfassung (Doppelklick) und gebt in dieses Feld ein, wie viele zusätzliche Termine (neben den drei offenen) ihr noch braucht, um das Projekt abzuschließen. Reichen die drei Termine, gebt ihr hier „0“ ein.
Keine Preisangaben
Terminzettel ohne Preisangaben erwecken bei einer evtl. Steuerprüfung gerne den Verdacht auf Steuerbetrug. Daher, um euch das Leben leichter zu machen, gebt zu euren Projekten einen Preis an. Ca.-Angaben oder „von – bis“ sowie Stundensätze sind dabei absolut o.k.
Offene Anzahlung zu erledigtem Projekt
Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:
| Situation | Aktion |
|---|---|
Anzahlung soll für ein weiteres Projekt stehen bleiben |
1. Warnungen zum Projekt deaktivieren oder 2. Neues Projekt gleich anlegen. |
Vergessen, zu verrechnen |
3. Kunden kontaktieren und AZ auszahlen. |
Projekt nicht erledigt |
4. Projektstatus auf „offen“ ändern. |
Anzahlung wird erst beim Nachstechen (Foto) ausbezahlt |
5. Warnungen zum Projekt deaktivieren |
Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:
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Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.
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Auf Button „Kalender“ klicken, neues Projekt zum Kunden anlegen (am Besten in der Kundenerfassung) und die Anzahlung übertragen. Die Fragen des Finalizers, ob Besprechungs-Termine angelegt werden sollen, jeweils mit „Nein“ beantworten.
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Klick auf „Kalender“, Klick auf den Kunden und in der Kundenerfassung, Klick auf „Sende Nachricht“.
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Doppelklick auf das Projekt und Status auf „offen“ ändern.
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Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.
Offener Termin zu erledigtem Projekt
Folgende Aktionen sind, je nach Situation, sinnvoll:
| Situation | Aktion |
|---|---|
Es handelt sich um einen Nachstechtermin. |
1. Warnungen zum Projekt deaktivieren |
Termin gehört zu anderem Projekt |
2. Projekt zum Termin ändern |
Termin ist tatsächlich hinfällig |
3. Termin aus Kalender löschen (bzw. auf „ausgefallen“ setzen). |
Je nach Punkt geht ihr wie folgt vor:
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Doppelklick auf das Projekt und auf Button „Warnungen geprüft“ klicken.
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Klick auf „Kalender“, dort 2x Klick auf den betreffenden Termin in der Terminliste. In der Terminerfassung dann das Projekt ändern bzw. neues Projekt anlegen.
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Klick auf „Kalender“ und dort entweder den Termin löschen bzw. den Status auf „ausgefallen“ setzen (um Lücken im Kalender zu vermeiden hinsichtlich einer evtl. Steuerprüfung).
Ruhende Projekte
Neben den Projekt-Stati „wartend“ (auf Warteliste, siehe entspr. Tutorial), „offen“ (laufende Projekte) und „erledigt“ (abgeschlossene Projekte), gibt es auch noch den Status „ruhend“. Diesen Status verwendet man immer dann, wenn von eurer Seite für das Projekt keine Aktivitäten stattfinden sollen:
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Es existieren keine offenen Termine.
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Der Kunde braucht derzeit auch keine weiteren Termine.
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Demnach soll das Projekt auch nicht bei den Projekten mit Fehlern erscheinen.
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Ebenso kein Hinweis im Kontroll-Center, dass das Projekt noch Termine braucht.
Das mach Sinn, wenn der Kunde z.B. derzeit verhindert ist (Auslandsaufenthalt, gerade kein Geld, schwanger, etc.) oder zuvor noch ein anderes Projekt abgeschlossen werden soll.
Dieser separate Status „ruhend“ hat außerdem den Vorteil, dass diese Projekte nicht vergessen werden (wie erledigte). Ihr könnt an dieser Stelle eures Projekt-Managements diese Projekte einsehen und ggf. anschreiben, bevor ihr neue Projekte beginnt oder wenn ihr noch Lücken in eurem Kalender habt.
Im Vergleich zu den anderen Projektlisten habt ihr hier zudem ein paar zusätzliche Spalten:
Letzt. Kont. |
Datum, wann ihr den Kunden zu diesem Projekt das letzte Mal angeschrieben habt. |
# Kont |
Wie oft ihr den Kunden zu diesem Projekt schon angeschrieben habt. |
Erl. |
Anzahl erledigter Termine zu dem Projekt |
So erkennt ihr sofort, welche Projekte bereits begonnen waren, wie lange der letzte Termin her ist sowie ob und wann ihr den Kunden zuletzt kontaktiert habt.
Kunden anschreiben
Um einen bestimmte Kunden anzuschreiben, könnt ihr einfach in den Kalender wechseln. Wenn ihr mehrere Kunden anschreiben wollt, ist die Broadcast-Funktion einfacher. Mit einem Klick gelangt ihr in die Funktion für Rundschreiben. Standardmäßig ist das Rundschreiben, wenn ihr sie aus dem Projekt-Management aufruft, eingestellt für die Projekte, die noch Termine brauchen.
Ihr müsst daher zunächst auf „Datenfilter“ klicken, um die Suche zu ändern. Beim Status wählt ihr „ruhend“ aus und das Datum aus „Letzter Termin Bis“ löscht ihr mit einem Klick auf das „x“.
Anschließend „Suchen“ klicken und dort die gewünschten Kunden auswählen.
Dann noch den Nachricht-Text auswählen, ggf. ändern und auf „Versand an …“ klicken (siehe auch Tutorial Rundschreiben (Broadcast)).
