Einleitung
Wartelisten sind auch heute noch ein wichtiges Werkzeug. Zum einen, falls ihr so gut gebucht seid, dass ihr nicht allen Kunden gleich Termine geben könnt, zum anderen für Guest-Artists mit einem speziellen Stil oder ihrer eigenen Stammkundschaft. Denn oft weiß man im Voraus nicht, wann diese wieder vor Ort sind.
Vertröstet man Kunden, die anrufen oder vorbeischauen, einfach mit den Worten: „Probier’s doch nochmal in ein paar Wochen.“, kann man sie auch gleich zur Konkurrenz schicken. Bei einem vollen eigenen Kalender mag das zunächst nicht weh tun, doch werden eure Guest-Artist irgendwann ausbleiben, wenn deren Kalender nicht ebenfalls gut gefüllt sind.
Wesentlich aufmerksamer ist es (und besser für’s Geschäft!), wenn man den Kunden sagen kann: „Danke für’s Vorbeikommen/Anrufen. Wir nehmen dich in die Warteliste auf und melden uns automatisch bei dir, sobald bei unserem Spezialisten wieder was frei wird.“ Das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn man sich dann auch tatsächlich bei den Leuten meldet.
In KissCal ist es denkbar einfach, solche Wartelisten zu führen und sein Versprechen gegenüber den Kunden zu halten.
Wartelisten führen
Ein Kunde kann auf verschiedenen Wartelisten stehen und somit bei einem Artists „aktiviert“ werden, während er bei einem anderen Artist noch wartet. Ein Kunde kann sich sogar bei seinem Artist auf die Warteliste setzen lassen, während er von diesem gerade ein Tattoo bekommt (um nicht so lange auf sein nächstes Tattoo warten zu müssen).
Wie das mit KissCal geht, zeigen wir euch in den nächsten Schritten.
Kunde auf Warteliste nehmen
Um einen Kunden bei einem Artist auf die Warteliste zu nehmen, legt ihr zu dem Kunden einfach ein Projekt an, wie ihr es bereits aus dem Tutorial Termine vereinbaren kennt. Ihr haltet gleich fest, was der Kunde gerne hätte, von welchem Artist und wie viele Sitzungen er dafür ca. benötigt (siehe Tutorial Jahresvorschau). Ihr könnt sogar schon vereinbarte Anzahlung und Preis festlegen. Wenn ihr später auf eure Warteliste zugreift, sind diese Informationen äußerst hilfreich (s.u.).
Das einzige, was für die Warteliste neu ist: Ihr setzt den Status des Projektes auf „wartend“. KissCal hält für euch automatisch fest, wann der Kunde auf die Warteliste gekommen ist:
Das war schon alles. Speichern, fertig.
Warteliste managen
Wenn ihr mehr Informationen benötigt, steht euch der Programmpunkt „Manage – Warteliste zur Verfügung. Hier seht ihr die Kunden mit deren Projekten auf der Warteliste, seit wann diese warten sowie wie oft und wann sie bereits kontaktiert wurden.
Über Klicks auf die Spaltenüberschriften könnt ihr auch diese Liste nach eigenen Vorlieben sortieren. Unter der Liste findet ihr eine kurze statistische Zusammenfassung.
Kunde/Projekt ändern
Mit einem Doppelklick auf einen Kunden in der Warteliste gelangt ihr direkt in die Kundenerfassung, wo ihr natürlich auch dessen Projekte seht und ändern könnt (z.B. Anzahl Termine anpassen, Projekt auf erledigt setzen, etc.). Nach dem Speichern (oder Abbruch) gelangt ihr wieder zurück in die Warteliste.
Sprung in Kalender
Wenn ihr zu einem Kunden mehr Informationen sehen möchtet, klickt ihr einfach auf dessen Eintrag in der Warteliste und anschließend auf „Kalender“. Ihr gelangt automatisch in den Kalender und der betreffende Kunde ist in der Kundenliste aktiviert. Zurück in die Warteliste kommt ihr über das Menü.
Warteliste aktivieren/anschreiben
Wenn ihr wieder Termine vergebt und einzelne (oder alle) Kunden von der Warteliste kontaktieren möchtet, ist es nicht mehr nötig, jeden einzelnen anzurufen. Vielmehr schreibt ihr die Kunden via SMS/Email an und bittet sie, sich bei euch im Studio zu melden (persönlich oder telefonisch, je nach dem, was ihr bevorzugt/anbietet).
Dafür klickt ihr einfach auf den Button „Broadcast“ unterhalb der Liste, markiert die Kunden, die ihr anschreiben möchtet,
wählt einen passenden Text aus (unter „Nachricht“)
und klickt auf „Versand an x Empfänger“. Ihr wartet dann lediglich, bis die Kunden sich zurückmelden.
Wartelisten in Portionen aktivieren
Habt ihr recht viele Kunden auf der Warteliste, könnt ihr im ersten Schritt auch z.B. nur 20 Kunden von der Warteliste anschreiben und 3-5 Tage warten. Haben sich bis dahin nicht genügend Kunden zurückgemeldet, schreibt ihr einfach die nächsten 20 Kunden an.
Anhand der Spalte „LetztMsg“ erkennt ihr die Kunden, die beim letzten Mal bereits angeschrieben wurden:
Ihr könnt natürlich auch zuerst die bevorzugten Projekte anschreiben und später die anderen. Das ist euch überlassen.
Warteliste pflegen
Im Laufe der Zeit werden sich auf eurer Warteliste eine menge Kunden ansammeln, von denen einige wahrscheinlich abgesprungen sind. Andere wiederum haben eure Nachricht evtl. nie erhalten.
SMS nicht zustellbar
Ihr solltet nach einem Rundschreiben an eure Warteliste prüfen, ob die Nachrichten auch wirklich angekommen sind. Konnten SMS nicht zugestellt werden (Handy nicht eingeloggt, alte Nummer etc.), ist der Wert in „# Kontakte“ entweder rot (keine Nachricht konnte zugestellt werden) oder gelb (es konnten nicht alle Nachrichten zugestellt werden).
In dem Fall probiert ggf. eine alternative Kontaktart (z.B: Email statt SMS) oder ruft diesen Kunden an, um die aktuellen Kontaktdaten zu erhalten.
Kunde(n) wahrscheinlich abgesprungen
Wurde der Kunde z.B. dreimal erfolgreich angeschrieben (min. im Abstand von je 2 Wochen) und hat sich nicht zurückgemeldet, ist er höchst wahrscheinlich nicht mehr interessiert. Diese Kunden könnt ihr entweder einzeln von der Liste nehmen (Doppelklick „Kunde/Projekt ändern“ s.o.) oder das automatisch von KissCal machen lassen, indem ihr auf den Button „Projekte Schließen“ klickt.
Hier könnt ihr nun einstellen, wie oft der Kunde erfolgreich kontaktiert worden und wie lange der letzte Kontakt mindestens her sein muss. Die betreffenden Kunden und Projekte werden euch in der Liste darunter gleich angezeigt.
Diese könnt ihr jetzt alle oder einzeln markieren und anschließend die „gewählten Projekte schließen“.
KissCal setzt dann bei den betreffenden Projekten das Feld „Wartet bis“ auf das aktuelle Tagesdatum und schreibt einen Vermerk in die Bemerkung zum Projekt („Automatisch geschlossen am xx.xx.xxxx durch Artist xy“).
Die abgesprungenen Kunden findet ihr anschließend auf der Liste „Abgesprungen“ (s.u. Weitere Listen - Abgesprungen).
Projekt nicht erwünscht
Ihr könnt natürlich auch einzelne Kunden/Projekte von der Liste nehmen, die ihr nicht haben wollt. Mit einem Doppelklick gelangt ihr in die Kundenbearbeitung (s.o.) und über den Reiter „Projekte“ auch zu dem Projekt auf dieser Warteliste.
Mit einem weiteren Doppelklick auf das betreffende Projekt könnt ihr dieses ändern und dort entweder den Status auf „erledigt“ setzen oder es an einen anderen Artist weitergeben. Der Kunde erscheint dann auf der Warteliste des Kollegen.
Weitere Listen
Für eure Auswertungen aber auch um ggf. einmal etwas nachzusehen, könnt ihr natürlich auch die aktivierten oder abgesprungenen Wartelistenkunden einsehen.
Aktiviert
Hier erscheinen alle Kunden/Projekte, die einmal auf der Warteliste standen und irgendwann dann Termine bekamen. KissCal notiert dabei automatisch, bis wann der Kunde gewartet hat („Wartet von/bis“). Anhand der Spalte „Status“ erkennt ihr zudem, ob das Projekt noch offen ist oder bereits erledigt.
Abgesprungen
Hier findet ihr alle Kunden/Projekte, die einmal auf der Warteliste standen, bei denen das Projekt auf „erledigt“ gesetzt wurde, die aber nie einen Termin zu diesem Projekt hatten. Dies sind in der Regel die Kunden, die abgesprungen sind. Anhand der Spalte „gew. Mon“ könnt ihr recht gut erkennen, wie lange eure Kunden im Schnitt bereit sind, zu warten und ab wann sie sich ein anderes Studio suchen.
Ruhend
Wenn ihr eure Kunden anschreibt, kann es sein, dass sie sich zurückmelden jedoch mit der Info, dass sie derzeit nicht können (z.B. schwanger), sich aber gerne später wieder melden würden. Diese Projekte setzt ihr dann auf „ruhend“. Damit die Kunden nicht untergehen, könnt ihr sie hier einsehen und ggf. nach einem Jahr mal wieder anschreiben.
