Einleitung
Eure Daten sind euer Kapital. Damit ihr das Maximum aus ihnen herausholen könnt und um eure Kunden optimal betreuen zu können, haben wir euch in kisscal ein leistungsstarkes Listen-Modul integriert, über das ihr zugleich auch eure Kunden gezielt anschreiben könnt (Broadcast). Wir vereinen hiermit also die altbekannten Management-Listen aus kisscal mit unserer Broadcast-Funktion!
Ihr findet dies unter dem unscheinbaren Symbol oben Links im Menü: 
Auf den nachfolgenden Seiten geben wir euch einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der kisscal Listen.
Zum Schutz eurer Daten können Anwender ohne Admin-Rechte je Liste nur max. 200 Datensätze abrufen. Zum Schutz unserer Server können Administratoren nur max. 5.000 Datensätze je Liste abrufen.
Solltet ihr mehr Daten abfragen wollen (z.B. für einen Export) empfehlen wir, die jeweilige Liste über die Suchfilter einzugrenzen und mehrmals abzurufen. u weiter Unten.
Die Übersicht
Wenn ihr die Listen das erste mal öffnet, gelangt ihr in eine leere Übersicht.
Standard-Listen kopieren
Ihr habt hier nun die Möglichkeit, euch aus unseren Standard-Listenvorlagen diejenigen in euer kisscal zu kopieren, die ihr für eure Arbeit benötigt, indem ihr einfach auf das "+" unten rechts klickt.
Markiert einfach die Listen, die ihr gerne hättet (oder alle, über einen Klick in die oberste Check-Box) und klickt dann wieder auf das "+".
Ihr gelangt anschließend wieder in die Listen-Übersicht, nun aber mit all den vorgefertigten Listen, die euch interessieren.
Eure Listen sind in Kathegorien gegliedert, die ihr natürlich nach euren eigenen Vorstellungen ändern könnt, aber dazu später mehr. Mit einem Klick auf den Pfeil vor einer Kathegorie könnt ihr diese auffächern und die Listen darunter sehen.
Mit einem Doppelklick auf eine Liste wird diese geöffnet.
Listen öffnen
Jede Liste, die ihr öffnet, hat im Grund den selben Aufbau:
-
Blau: Die Erleuterung zur Liste
Nähere Informationen zur Zweck und Verwendung der Liste sind hier beschrieben. Ebenso Informationen zu den Such-Filtern und ggf. auch evtl. Spalten-Filter (mher hierzu unter Die Liste gestalten/Exportieren). -
Grün: Die Such-Filter
Je nach Liste stehen euch unterschiedliche Such-Filter zur Verfügung und je nach Liste sind diese für euch auch bereits sinnvoll vorbelegt. Alles, was ihr sonst noch dazu wissen müsst, findet ihr in der Listen-Erleuterung links. -
"Suchen": Die Suche starten
Wenn ihr eure Such-Filter eingegeben habt, könnt ihr eure Liste über diesen Button abrufen. -
Orange: Die Liste - Das Such-Ergebnis
Das Ergebnis der Suche findet ihr dann in dieser Liste. -
Rot: Weitere Bearbeitung der Liste
Zur Weiteren Bearbeitung stehen euch je nach Liste diverse Funktionen zur Verfügung (siehe Standard-Listen-Funktionen).
Standard-Listen-Funktionen
Je nach Listen-Typ stehen euch unterschiedliche Funktionen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die wichtigsten erläutern wir euch hier (von links nach rechts), alle weiteren findet ihr in der Beschreibung der jeweiligen Listen:
Button |
Funktions-Beschreibung |
Zoom |
Damit blendet ihr den oberen Bereich (Listen-Beschreibung und Suchfilter) aus und habt so den maximalen überblick über eure Liste. |
Broadcast |
Ihr könnt einzelne oder alle Kunden/Projekte/Termine aus der Liste markieren und über unsere Broadcast-Funktion anschreiben. Sei es fehlende Anzahlungen, offene Tattoo-Anfragen, eure Wartelisten oder fertig gestellte Tattoos der letzten Woche für ein Follow-Up: Mit unserem Broadcast erreicht ihr jeden genau zum richtigen Zeitpunkt. Mehr dazu unter Das Broadcast. |
Bearbeiten |
Über den Stift könnt ihr den aktuell markierten Eintrag in der Liste bearbeiten. Ja nach Liste ist dies entweder ein Kunde, ein Projekt oder ein Termin. |
Kalender |
Wenn ihr euch den Kunden zu einer konkreten Listen-Zeile im Kalender ansehen möchtet, klickt einfach diesen Button. |
Speichern |
Als Administrator habt ihr die Möglichkeit, eure Änderungen an der Liste (Spalten-Auswahl, Sortierung, link/rechts Anheftungen, Spalten-Filter, siehe Die Liste gestalten/Exportieren) zu speichern. Beim nächsten Öffnen der Liste wird diese mit den neuen Einstellungen geöffnet. |
Die Liste gestalten/Exportieren
Neben den oben beschriebenen Standard-Listen-Funktionen hat jede Liste noch weitere Funktionen zu bieten, die ihr entweder über die Blauen Listen-Optionen erreicht oder über das Menü, das euch zu jeder einzelnen Spalte zur Verfügung steht:
Spalten-Auswahl
Über einen Klick auf die Option "Spalten" könnt ihr selbst festlegen, welche Informationen in der Liste enthalten sein sollen und welche ihr lieber ausblenden möchtet.
Sortierung
Wenn ihr die Maus auf eine Spaltenüberschrift bewegt, erscheint die Sortierung-Option. Mit einem Klick sortiert ihr über diese Spalte aufsteigend, mit einem zweiten Klick absteigend und mit einem weiteren Klick entfernt ihr die Sortierung über diese Spalte wieder.
Wenn ihr über zwei verschiedene Spalten sortieren möchtet, aktiviert ihr auf diese weitere zuwerst die Sortierung der ersten Spalte, haltet anschließend die <Strg>-Taste gedrückt und fügt dann die Sortierung der nächsten Spalte hinzu.
links/rechts anheften
Das Spalten-Menü (siehe Oben) bietet euch zudem die Möglichkeit, einzelne Spalten links oder rechts anzuheften.
Spalten-Filter
Wenn ihr eure Listen weiter einschränken wollt, stehen euch zu jeder einzelnen Spalte weitere Filter-Möglichkeiten zur Verfügung, die ihr natürlich auch miteinander kombinieren könnt:
Zeilenhöhe
Für die Arbeit an einem Tablet sind höhere Zeilen praktischer, auf eurem Laptop wollt ihr die Liste evtt. kompakter sehen. Dies Zeilenhöhe könnt ihr hier ändern:
Exportieren
Wer noch einen (oder mehrere Schritte) weiter gehen will mit der Nutzung seiner Daten, kann sich jede Liste natürlich auch exportieren und z.B. in Excel weiter verarbeiten (Auswertungen, Grafiken, Trendanalysen etc.).
Auch wenn wir ein papierloses Arbeiten bevorzugen, könnt ihr eure Listen hier natürlich auch ausdrucken (z.B. für die Buchhaltung).
In Excel importieren
Die CSV-Datei, die beim Export erstellt wird, ist im internationalen Format, also mit Komma getrennt. Leider erwarten deutsche Versionen von Excel, entgegen dem internationalen Standard, ein Semikolon-getrenntes Format. Daher könnt ihr die CSV-Datei leider nicht einfach mit einem Doppelklick öffnen. Aber keine Sorge, es braucht nur wenige Klicks, um auch diese Csv-Datei in Excel zu öffnen.
Dazu starten ihr Excel mit einer leeren Tabelle und klickt oben im Menü aud "Daten" und dort auf die Option "Aus Text/CSV":
Öffnet anschließend die Csv-Datei, die ihr vorher in kisscal exportiert habt:
Wenn soweit alles passt, könnt ihr hier einfach auf "Laden" klicken und habt die CSV fertig importiert. Ihr habt aber auch die Möglichkeit, die Daten vorher zu transformieren:
Beim Transformieren stehen euch unzählige Möglichkeiten zur Verfügung: Spalten umbenennen, Filtern, Inhalte suchen/ersetzen, Spaltentyp ändern u.v.m. Eine detaillierte Anleitung dazu findet ihr in der excel Hilfe.
Und als kleiner Tipp: Wenn ihr die Tabelle anschließend speichert, müsst ihr nur die Csv-Datei (selber Ort, selber Dateiname) austauschen, schon zieht sich die Tabelle beim nächsten Öffenen die neuen Daten. Am Besten speichert ihr die Tabelle immer im selben Verzeichnis, wie die CSV-Datei, das macht die Handhabung am einfachsten.
Das Broadcast
Nehmen wir mal an, ihr möchtet eure Kunden monatlich nach Geburtsdatum anschreiben und zu einer Geburtstags-Aktion einladen ("Buche in deinem Geburtstags-Monat und erhalte 20 auf deine Terminkaution geschenkt!").
Dann würdet ihr z.B. unsere vorgefertigte Liste "20 Geburtstags-Aktion" aus der Kathegorie "50 Kundenbindung" verwenden, die korrekten Such-Parameter eingeben, die gewünschten Kunden selektieren und anschließend auf den Broadcast-Button klicken:
Es öffnet sich das Fenster für die kisscal-Rundschreiben, das Broadcast-Fenster:
-
1. Absender auswählen
Als erstet wählt ihr den Absender. Denn aus dessen Postfach werden evtl. Emails verschickt und in dessen Postfach landen dann auch die Antworten eurer Kunden. -
2. Nachrichtenvorlage auswählen
Für wiederkehrende Rundschreiben macht es Sinn, sich vorgefertigte Textvorlagen zu erstellen. Diese könnt ihr hier nun auswählen. -
3. Nachricht ändern
Falls nötig könnt ihr den Email- bzw. SMS Text noch anpassen. Wenn ihr im Text Kunden- oder Termin-Informationen verwenden wollt (z.B. den vereinbarten Preis), könnt ihr euch sog. Vorlagen-Variablen über die Zwischenablage in den Text kopieren. Siehe dazu die entsprechende Funktion unterhalb des SMS-Text. -
4. Ggf. Email bevorzugt
Unsere neue Broadcast-Funktion bietet nun die Möglichkeit, Kunden bevorzugt via Email anzuschreiben, wenn eine Email-Adresse beim Kunden hinterlegt ist. -
5. Senden
Sind alle Änderungen vorgenommen, könnt ihr das Rundschreiben mit Klick auf "Sende an xxx Empfänger" starten.
Kisscal übernimmt nun im Hintergrund für euch den Versand via Email bzw. SMS. Den aktuellen Stand des Rundschreibens sowie evtl. Unzustellbarkeiten könnt ihr anschließend über die Liste "99 Administration" / "Alle Aufträge sortiert nach Anlagedatum absteigend" abrufen.
Listen bearbeiten
Wenn ihr euch als Admin in der Listen-Übersicht befindet, stehen euch unten rechts einige weitere Funktionen zur Verfügung:
Die Bedeutung der Buttons (von links nach rechts) findet ihr in der nachfolgenden Tabelle:
Button |
Funktions-Beschreibung |
Löschen |
Wenn ihr feststellt, dass ihr eine Liste nicht (mehr) benötigt, könnt ihr diese über den Mülleimer einfach aus eurer Übersicht löschen. |
Kopieren |
Ihr könnt eigene Listen auf Basis von vorhandenen Listen erstellen und z.B. die Filter, Sortierung oder Spaltenauswahl anpassen. Dazu klickt ihr einfach auf eine bestehende Liste und kopiert diese (siehe Eigene Listen definieren). |
Standard-Listen einfügen |
Hier könnt ihr aus der Auswahl an Standard-Listen diejenigen in eure Listensammluing übernehmen, die euch noch fehlen (siehe Standard-Listen kopieren). |
Listen-Eigenschaften bearbeiten |
Über diesen Button gelangt ihr in die Listen-Eigenschaften und könnt z.B. den Namen oder die Kathegorie ändern. Ebensokönnt ihr festlegen, welche Listen für alle und welche nur für Administratoren verfügbar sein sollen. Siehe mehr dazu unter Listen-Eigenschaften bearbeiten |
Liste starten |
Über diesen Button (oder über Doppelklick) wird eine Liste geöffnet. |
Listen-Eigenschaften bearbeiten
Zu jeder Liste könnt ihr selbst (als Admin) die Kathegorie, den Namen sowie die Beschreibung der Liste hinterlegen. Ihr könnt auch festlegen, welche Liste für alle und welche nur für Administratoren verfügbar sein sollen:
So könnt ihr auch ganz eigene Kathegorien definieren. Die Nummern zu Beginn der Kathegorien und Listennamen geben euch zudem die Möglichkeit, diese nach eigenen Wünschen zu sortieren.
Eigene Listen definieren
Als Administrator könnt ihr euch eure eigenen Listen definieren. Dazu geht ihr in die Listenauswahl, sucht euch die Liste heraus, die von den Inhalten und Such-Filtern eurer Wunschliste am nächsten kommt und klickt unten auf den Button zum Kopieren einer Liste:
Ihr gelangt automatisch in die Listen-Eingenschaften, ändert hier z.B. den Namen und die Beschreibung und speichert eure Änderungen:
⇒ 
Nach dem Speichern wird die Liste automatisch geöffnet. Hier nehmt ihr nun die gewünschten Änderungen an der Liste vor und speichert diese:
Fertig. Sobald ihr wieder zurück in die Listenauswahl kommt, steht euch die neue Liste ab sofort zur Verfügung:
