Se hai un tuo dominio e le tue email finiscono nello spam, allora questo articolo potrebbe interessarti. Perché anche se lavori molto con WhatsApp e DM: Per le grandi comunicazioni a molti clienti (eventi, promozioni, nuovi artisti, …), le e-mail e le newsletter sono ancora imbattibili in termini di rapporto costo/prestazioni. Ma l’e-mail è essenziale anche per le prenotazioni online, i promemoria degli appuntamenti, i voucher online, ecc.
È quindi importante che i tuoi messaggi vengano ricevuti.
Criteri di spam più severi
Negli ultimi mesi, molti provider di posta elettronica (Google, Microsoft & Co.) hanno inasprito i criteri di spam. Vogliono evitare che i truffatori inviino e-mail di pesca o altre sciocchezze sotto una falsa identità (mittente dell’e-mail).
Da Mail 2023, ad esempio, Google inoltra le email solo se superano almeno un controllo SPF o, meglio ancora, se sono firmate con DKIM.
Ok, non tutti sanno cosa sia. Ecco la spiegazione.
Rendi il tuo dominio adatto
SPF, SPF e DMARC sono le tecnologie comuni utilizzate per proteggersi da spam, phishing e tentativi di frode. DKIM conferma l’autenticità delle e-mail, SPF verifica il mittente autorizzato e DMARC controlla e valuta DKIM e SPF.
Non ti annoieremo qui con i dettagli tecnici di come funziona esattamente. È solo importante che tu abbia o abbia inserito le seguenti voci nell’area DNS del tuo dominio:
SPF
Di norma, i provider di domini e di e-mail offrono automaticamente una voce SPF. Qui abbiamo linkato l’articolo corrispondente di 1und1
Si tratta semplicemente di una voce DNS che deve essere aggiunta al tuo dominio. Questo dovrebbe essere fatto in pochi minuti.
DKIM
La firma DKIM è un po’ più complicata all’inizio, ma di solito può essere eseguita in pochi passi. Hai bisogno di una cosiddetta coppia di chiavi con una chiave pubblica e una privata. Abbiamo anche linkato l’articolo corrispondente di IONOS qui.
Di solito puoi ottenere questa coppia di chiavi dal team di assistenza del tuo provider di posta elettronica e devi inserirla nell’area DNS del tuo dominio seguendo le loro istruzioni (proprio come la voce SPF).
Se utilizzi un programma di newsletter come MailChimp o Brevo, puoi creare e attivare una coppia di chiavi anche lì.
DMARC
Questa opzione è piacevole ma non indispensabile e per molti di voi potrebbe essere un po’ eccessiva. Con una voce DMARK nella tua area DNS, puoi attivare la segnalazione delle e-mail che invii e ricevere i rapporti di consegna giornalieri dai rispettivi provider di posta.
Di solito si tratta di file piuttosto criptici, per lo più impacchettati, ma possono essere convertiti in grafici facilmente comprensibili gratuitamente tramite vari servizi online su Internet. (cerca su Google “dmarc analyser”).
Questo è particolarmente interessante nei primi giorni per capire se hai fatto tutto correttamente o se ci sono ancora delle lacune nella sicurezza.
Inoltre, inserisci un record DMARC nel tuo dominio nell’area DNS. Un tipico record DMARK può avere il seguente aspetto, ad esempio:
“v=DMARC1;p=reject;pct=100;rua=mailto:” seguito dal tuo indirizzo e-mail
Verifica la presenza di eventuali articoli non consegnabili
Se di tanto in tanto ricevi messaggi non recapitabili, non limitarti a cancellarli. Vale sempre la pena di dare un’occhiata:
- Indirizzo e-mail sconosciuto? Casella di posta elettronica piena?
Se hai altri recapiti per i tuoi clienti, puoi chiedere un indirizzo e-mail attuale/alternativo e modificare i dati del cliente. Nel caso di email importanti (appuntamenti riprogrammati, pagamenti anticipati, ecc.), questo eviterà anche potenziali problemi. - Spam o lista di blocco?
Può sempre capitare che il tuo indirizzo e-mail o l’indirizzo IP del server di posta finisca in una lista di blocco o di spam. In questo caso, riceverai un messaggio di non recapitabilità con informazioni importanti sulla lista in cui sei stato inserito e su come richiedere il blocco:
“Errore SMTP dal server remoto per il comando MAIL FROM, host: outlook-com.olc.protection.outlook.com (52.101.42.11) motivo: 550 5.7.1 Servizio non disponibile, host client [82.165.159.9] bloccato con Spamhaus. Per richiedere la rimozione da questo elenco, consulta https://www.spamhaus.org”
Non dimenticare: Impronta e-mail!
Quello che molti non sanno: Per i lavoratori autonomi e le aziende, proprio come per un sito web, l’obbligo di impronta si applica anche alle email nella firma dell’email.
Le seguenti cose dovrebbero quindi essere incluse nelle tue email nella tua firma (preferibilmente automatica):
Di conseguenza, le seguenti informazioni devono essere incluse nell’impronta dell’e-mail:
- Il nome dell’azienda
- La designazione della forma giuridica
- L’ubicazione della tua filiale (indirizzo dello studio)
- Se applicabile, tribunale e numero di registro con cui la società è iscritta nel registro delle imprese.
- Inoltre, devono essere nominati gli amministratori delegati della GmbH e, se è stato istituito un consiglio di sorveglianza, il presidente deve essere indicato con il suo nome e cognome.
Se questo aspetto viene trascurato, nel peggiore dei casi potresti essere minacciato di ammonimento.
Speriamo di essere stati in grado di aiutarti con queste informazioni e siamo sempre felici di ricevere un feedback
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