Si vous avez votre propre domaine et que vos e-mails finissent dans les spams, cet article pourrait vous intéresser. Car même si vous travaillez beaucoup avec WhatsApp et DM : Pour les grandes lettres d’information à de nombreux clients (événements, promotions, nouvel artiste, …), les mails et les newsletters sont toujours imbattables en termes de rapport qualité/prix. Mais l’email est également indispensable pour vos réservations en ligne, vos rappels de rendez-vous et vos bons d’achat en ligne, etc.
Il est donc important que vos e-mails arrivent à destination.
Critères de spam renforcés
Ces derniers mois, de nombreux fournisseurs de messagerie (Google, Microsoft et autres) ont renforcé leurs critères de spam. Ils souhaitent éviter que les fraudeurs n’envoient des courriers d’hameçonnage ou d’autres bêtises sous une fausse identité (expéditeur de l’e-mail).
C’est pourquoi Google, par exemple, depuis Mail 2023, ne transmet les e-mails que s’ils résistent au moins à un contrôle SPF, ou mieux encore, s’ils sont signés au moyen de DKIM.
OK, tout le monde ne sait pas ce que c’est. Voici donc l’explication.
Mettez votre domaine en forme
SPF, SPF et DMARC sont les technologies les plus courantes pour se protéger contre le spam, le phishing et les tentatives de fraude. DKIM confirme l’authenticité des e-mails, SPF vérifie l’expéditeur autorisé et DMARC surveille et évalue DKIM et SPF.
Nous ne voulons pas vous ennuyer avec les détails techniques sur la façon dont cela fonctionne exactement. Il est seulement important que vous ayez ou fassiez les entrées suivantes dans le domaine DNS de votre domaine :
SPF
En général, les fournisseurs de domaines et de messagerie proposent automatiquement un enregistrement SPF. Ici, nous avons mis en lien l’article correspondant de 1und1(SPF chez IONOS). Vous trouverez certainement rapidement des instructions similaires pour votre fournisseur de domaine.
Il s’agit tout simplement d’un simple enregistrement DNS qui doit être ajouté à votre domaine. Cela devrait être fait en quelques minutes.
DKIM
La signature DKIM est un peu plus compliquée, mais elle s’effectue généralement en quelques étapes. Vous avez besoin d’une paire de clés avec une clé publique et une clé privée. Ici aussi, nous vous avons mis en lien l’article correspondant de IONOS.
Vous pouvez généralement obtenir une telle paire de clés en contactant le support technique de votre fournisseur de messagerie et en suivant leurs instructions pour l’ajouter à votre domaine DNS (comme pour l’enregistrement SPF).
Si vous utilisez un programme de newsletter comme MailChimp ou Brevo, vous pouvez également créer et activer une telle paire de clés.
DMARC
Cette option est utile mais pas obligatoire et peut être un peu surdimensionnée pour beaucoup d’entre vous. Avec un enregistrement DMARK dans votre domaine DNS, vous pouvez activer un rapport sur les emails que vous envoyez et recevoir des rapports de livraison quotidiens de vos fournisseurs de messagerie.
Il s’agit généralement de fichiers assez cryptiques, généralement compressés, mais qui peuvent être convertis gratuitement en graphiques faciles à comprendre via différents services en ligne sur Internet. (recherchez « dmarc analyzer » sur Google).
C’est particulièrement intéressant dans les premiers temps, pour voir si vous avez tout fait correctement ou s’il y a encore des failles de sécurité.
Un enregistrement DMARC est également saisi dans votre domaine dans la zone DNS. Un enregistrement DMARC typique peut par exemple ressembler à ceci :
« v=DMARC1;p=reject;pct=100;rua=mailto : » suivi de votre adresse e-mail
Vérifie les éventuelles non-distributions
Si vous recevez occasionnellement des messages de non-distribution, ne les supprimez pas. Il est toujours utile de les consulter :
- Adresse e-mail inconnue ? Boîte aux lettres pleine ?
Si vous avez d’autres coordonnées de vos clients, vous pouvez demander ici une adresse e-mail actuelle/alternative et adapter vos données client. Vous éviterez ainsi les problèmes liés aux e-mails importants (reports de rendez-vous, paiements d’acomptes, etc.). - Liste de spam ou liste de blocage ?
Il peut arriver que votre adresse e-mail ou l’adresse IP de votre serveur de messagerie se retrouve sur une liste de blocage ou de spam. Dans ce cas, vous recevrez également un message de non-distribution contenant des informations importantes sur la liste sur laquelle vous vous êtes retrouvé et sur la manière de demander un dé-blocage :
« SMTP error from remote server for MAIL FROM command, host : outlook-com.olc.protection.outlook.com (52.101.42.11) reason : 550 5.7.1 Service indisponible, Client host [82.165.159.9] blocked using Spamhaus. Pour demander la suppression de cette liste, voir https://www.spamhaus.org »
N’oubliez pas de nous contacter : Mentions légales de l’email !
Beaucoup de gens ne le savent pas : Pour les indépendants et les entreprises, tout comme sur un site web, les mentions légales sont également obligatoires dans la signature des e-mails.
Les éléments suivants doivent donc être inclus dans votre signature d’e-mail (de préférence automatique) pour vos e-mails :
En conséquence, les informations suivantes doivent figurer dans les mentions légales de l’e-mail :
- Le nom de l’entreprise
- La désignation de la forme juridique
- Le lieu de votre établissement (adresse du studio)
- Eventuellement, le tribunal d’enregistrement et le numéro sous lequel la société est inscrite au registre du commerce.
- En outre, dans le cas d’une SARL, les gérants doivent être mentionnés et, si un conseil de surveillance a été créé, le président doit être indiqué avec son prénom et son nom.
Si vous ne le faites pas, vous risquez dans le pire des cas de recevoir un avertissement payant.
Nous espérons que ces informations vous seront utiles et nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires
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