Einleitung
Aus der Webseite der Verbraucherzentrale: „Ein Gutschein ist grundsätzlich drei Jahre gültig, denn jeder allgemeine zivilrechtliche Anspruch verjährt in drei Jahren. Mit dem einem Gutschein zugrunde liegenden Anspruch (aus Kaufvertrag, Dienstvertrag, etc.) ist dies nicht anders. Gerechnet werden die drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Gutschein ausgestellt wurde (§§ 195, 199 BGB).“
Voraussetzung für das Ausbuchen verfallener Gutscheine ist in jedem Fall, dass ihr eine Liste der Gutscheine führt, die noch im Umlauf sind (mit Ausstellungsdatum, Betrag und Gutscheinnr.), denn sonst könnt ihr nicht ermitteln (und belegen), wieviel zum Jahresende ausgebucht werden soll/muss.
In KissCal könnt ihr diese Liste führen inkl. der Einlösungen der Gutscheine (mehrere pro Gutschein möglich). Wenn ihr eure Einnahmen in KissCal führt (siehe Tutorial Einnahmenbuch), könnt ihr direkt dort Gutscheine verrechnen lassen. KissCal hält eure Gutscheinliste automatisch aktuell.
Bei einigen Studios gibt es evtl. noch eine Besonderheit: Während üblicherweise Gutscheine über die Studiokasse verkauft werden, ist es auch möglich, dass die Gutscheine direkt von den Artists (aus deren Kasse) verkauft werden. Beim Einlösen muss man dann darauf achten, bei wem der Gutschein eingelöst wird. KissCal kann auch das für euch managen.
Gutschein verkaufen/einlösen
Ihr gelangt in die Gutscheinliste über den Menüpunkt „Manage – Gutscheine“. Dort könnt ihr Gutscheine ausgeben und einlösen und habt stets einen aktuellen Überblick über eure Liste der Gutscheine.
Neuen Gutschein ausgeben
Einen neuen Gutschein legt ihr an über den Button „+ Neu“. Die Gutscheinnr. wird dabei automatisch fortgeschrieben und das Datum mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Ihr müsste dann eigentlich nur noch den Betrag sowie den Beschenkten eintragen und „Speichern“ drücken.
Das letzte Feld „Ausgabe“ bzw. „Geld bei“ hängt von euren Einstellungen bei den Studiodaten ab (Gutscheinverkauf „in Studio-Kasse“ oder „in Artist-Kasse“) es wird in der Regel mit dem angemeldeten Artist vorbelegt.
Geld bei
Wenn in eurem Studio die Gutscheine nicht über die Studio-Kasse, sondern direkt durch einige Artists verkauft werden, müsst ihr hier festlegen, wer das Geld für diesen Gutschein erhält. Zur Auswahl stehen natürlich nur die Artists, bei denen ihr das Kennzeichen „Gutscheinverkauf“ aktiviert habt.
Nach einem Gutschein suchen
Möchte z.B. ein Kunde seinen Gutschein einlösen, findet ihr diesen am schnellsten, indem ihr nach der Gutscheinnr. sucht. Dazu gebt ihr in das Feld „Gutscheinnummer“ die Nummer des Gutscheins ein und klickt anschließend auf die Lupe.
Der betreffende Gutschein wird herausgesucht und ihr könnt ihn jetzt weiterbearbeiten.
Gutschein einlösen
Um einen Gutschein einzulösen, klickt ihr auf den betreffenden Gutschein und anschließend auf „Gutschein bearbeiten“.
Unter dem Reiter „Einlösungen“ seht ihr die bisherigen Einlösungen zu dem Gutschein und könnt neue eintragen. Dazu klickt ihr einfach auf „+ Einlösung“:
In diesem Fall haben wir von dem Gutschein Nr. 2140 über 120,- € der Betrag von 50,- € für eine Anzahlung bei dem Artist Laura verwendet. Achtet darauf, in dem Feld „Eingelöst bei“ immer den Artist einzutragen, bei dem der Gutschein eingelöst wurde, also der die Leistung für die Einlösung erbracht hat (Terminkaution, Tattoo, Piercing).
Mit Speichern schließt ihr den Vorgang ab und steht wieder in der Gutscheinliste mit den aktualisierten Werten.
Teileinlösungen möglich
Wie oben gezeigt, könnt ihr einen Gutschein auch in mehreren Schritten einlösen. Dennis z.B. würde die restlichen 70 Euro seines Gutscheins bei seinem Tattoo/Piercing-Termin anrechnen lassen (einlösen). Dazu sucht ihr wieder seinen Gutschein aus der Liste, klickt auf „Gutschein bearbeiten“, dort auf den Reiter „Einlösungen“ und legt einen neuen Eintrag mit „+ Einlösung“ an.
Nach dem Speichern wird die Gutscheinliste automatisch wieder aktualisiert.
Anzahlung/Terminkaution mit Gutschein zahlen
Wenn ein Kunde seine Terminkaution für ein neues Projekt mit einem Gutschein zahlt, dann gilt der Gutschein in dem Moment als eingelöst (ggf. zum Teil). Das ist wichtig für eure korrekte Buchführung! Also nicht einfach den Gutschein in die Kundenmappe heften und erst mit dem letzten Termin einlösen.
Richtig ist (hier am Beispiel mit einer Registrierkasse): den Gutschein über die Kasse auszahlen (ggf. zum Teil) und den selben Betrag anschließend als Terminkaution für den jeweiligen Artist wieder einbongen.
Gutscheine bei den Termin-Einnahmen einlösen
Wenn ihr eure Einnahmen in KissCal erfasst (siehe Tutorial Einnahmenbuch), dann könnt ihr auch direkt dort einen Gutschein verrechnen lassen. Wählt als Zahlungsart einfach „Gutschein“ und tragt Betrag und Gutschein ein, KissCal macht den Rest:
In diesem Beispiel hat der Kunde mit dem Rest-Gutschein über 70,- € sowie 120,- € Bar gezahlt. Beim Speichern übernimmt KissCal automatisch die Einlösung in die Gutscheinliste.
Da der Artist (hier Laura) das Geld für den Gutschein aus der Studio-Kasse erhält, wird bei den Einnahmen zum Termin die Zahlungsart automatisch in Bar geändert.
Wenn ihr eure Gutscheine aus den Artist-Kassen verkauft, weist der Finalizer automatisch darauf hin, bei wem der Gutschein eingelöst werden kann:
Gutschein wieder auszahlen
Üblicherweise werden Gutscheine nicht ausbezahlt. Wenn ihr es jedoch vorzieht, den Kunden NICHT zu tätowieren/piercen, kann man da schon mal eine Ausnahme machen. Dazu sucht ihr den betreffenden Gutschein raus und gebt eine Einlösung dazu über den gesamten Gutscheinbetrag ein. Im Feld „Eingelöst bei“ könnt ihr den Vorgang kurz dokumentieren:
Gutschein zerreißen
Wir empfehlen grundsätzlich, die Gutscheine erst beim Ausstellen zu nummerieren. Wenn ihr euch mal verschreibt, müsst ihr nicht extra den verrissenen Gutschein aus der Liste austragen. Sind eure Gutscheine jedoch vornummeriert und ihr müsst einen solchen Gutschein austragen, legt ihr einfach den Gutschein mit der betreffenden Nummer an, lasst das Feld Betrag leer und kommentiert den Vorgang kurz im Feld „für“:
Die Gutscheinlisten
Die Gutscheinliste hat ebenso ein paar Funktionen, die euch die Arbeit erleichtern können.
Verschiedene Sortierungen
Wenn ihr mit der Maus über die Tabellen-Überschriften fahrt, ist euch vielleicht schon aufgefallen, dass die eine oder andere Spaltenüberschrift die Farbe ändert (grün). Mit einem Klick auf so eine Spaltenüberschrift ändert ihr die Sortierung der Liste. Die Sortierung selber wird euch in dem grauen Feld rechts oben über der Liste angezeigt:
Wenn ihr eine ganz neue Sortierung wünscht, müsst ihr erst die bestehende deaktivieren. Klickt in diesem Fall auf die Spaltenüberschrift „Nr.“, bis in dem Feld „Sortierung“ nichts mehr angezeigt wird.
Anschließend klickt ihr z.B. zweimal auf die Spaltenüberschrift „Gutschein für“, um die Liste absteigend nach dem Empfänger zu sortieren:
Nur offene Gutscheine
Wenn ihr nur die Gutscheine sehen wollt, die noch nicht vollständig eingelöst wurden, sich also noch im Umlauf befinden, klickt ihr auf den Button „nur Offene“. Alle bereits eingelösten Gutscheine werden aus der Liste gefiltert.
Nur Fehler
Der Button „nur Fehler“ zeigt nur die Gutscheine an, bei denen die Summe der Einlösungen über dem Gutscheinbetrag liegt. Es dürften keine Gutscheine angezeigt werden, da euch KissCal grundsätzlich darauf hinweist, wenn ihr versucht, einen höheren Betrag einzulösen, als der Gutschein wert ist.
Gutscheinliste exportieren
Ihr könnt die Gutscheinverkäufe sowie -Einlösungen natürlich auch exportieren (z.B. für eure Buchhaltung). Den entsprechenden Programmpunkt dafür findet ihr unter den Listen.
Dort könnt ihr zum einen den Zeitraum eingrenzen, zum anderen aber auch nach ausgebenem Artist filtern. Das ist z.B. wichtig, wenn ihr eure Gutscheine nicht über die Studio-Kasse, sondern direkt über die Artists verkauft.
Üblicherweise lässt man das feld "Artist" jedoch leer. Dafür klickt ihr einfach auf den Mülleimer neben der Artist-Auswahl.
Dann noch den Zeitraum auswählen und auf die Buttons klicken.
Wir empfehlen euch, die Datei zunächst zu speichern und dann mit einer Tabellen-Kalkulation zu importieren, da es sonst zu Problemen mit den Umlauten kommen kann.