Wir haben eine Weile nichts von uns hören lassen, da wir tief abgetaucht sind in ein Thema, dass unglaublich aufregend ist und auch die Tattoo&Piercing-Branche grundlegend verändern wird:
Die KI
Wir zeigen euch in diesem Infoletter:
- KI ist kein Job-Killer und auch keine wirkliche Bedrohung für Kreativität.
- Im Tattoo&Piercing-Business hat sie ihr größtes Potential im Bereich Organisation und Verwaltung.
- Sie automatisiert Lästiges und schafft mehr Zeit für Kreatives.
- Sie kommt nicht, sie ist bereits da.
KI als Job- und Kreativitäts-Killer?
Viele sehen ihren Job und ihre Arbeitsweise gefährdet. Die Sozialen Medien werden gerade überflutet mit KI-generierten Bildern, Videos und Musik. Da fragt sich so mancher, wie er oder sie da noch mithalten soll. Und Ja, im Consumer-Bereich wir in Zukunft sehr viel über KI laufen, im echten Kreativ-Bereich sehen wir dies jedoch nicht.
Denn den größten Impact hat die KI derzeit im Bereich der Softwareentwicklung und das größte Potenzial im Bereich der Verwaltung.
Die Rechnung ist ganz einfach: In fast allen großen Unternehmen (und Behörden) liegt der Anteil der Verwaltungs-Kosten gegenüber dem Umsatz bei ca. 30%. Die KI kann schon heute besser als (nahezu) jeder Mensch: Texte und Dokumente lesen, Texte formulieren, Sprechen (in > 50 Sprachen), Gesichter erkennen (Identifikation), massenhaft Daten verarbeiten. Verwaltungstätigkeiten sind somit prädestiniert, durch KI ersetzt zu werden.
Nehmen wir als Beispiel den Gesundheits-Sektor: Wenn ihr z.B. 1.000,- € monatlich Krankenversicherung zahlt, dann bleiben davon min. 300,- € bei der Krankenkasse für deren Verwaltung hängen. Von den restlichen 700,- € bleiben wiederum min. 30 % für die Verwaltung bei den Ärzten, Krankenhäusern, Apotheken, Pharma-Unternehmen etc. hängen. Für die echte Gesundheitsleistung sind dann nur noch maximal 500,- € übrig. Und das ist sehr hoch gegriffen.
Spart man durch KI im Bereich der Verwaltung 80% dieser Kosten ein, bedeutet dies 400,- monatlich mehr für eure Gesundheitsversorgung, also mehr Geld für Pflege-Personal und Ärzte, die dringend benötigt werden.
KI in der Verwaltung ist kein Job-Killer. Sie bietet vielmehr wie keine andere Maßnahme die Chance, echte Mehrleistungen ohne steigende Kosten zu bieten.
Verwaltung im Tattoo&Piercing-Business
Aber wieviel Verwaltung hat man schon in einem Tattoo-/Piercing-Studio? Nun ja: Wenn man nicht irgendwann auf die Nase fallen möchte, nicht viel weniger als die oben genannten 30% vom Umsatz.
- Anfragen
Der Anteil der Tattoo-Anfragen die tatsächlich später zum Termin werden (Conversion-Quote) nimmt stetig ab. Das bedeutet zunehmend mehr Arbeit für die Beantwortung und Nachverfolgung von Anfragen. - Terminbuchungen (Tattoo/Piercing)
Ebenso hat der Anteil der Terminabsagen und -Verschiebungen zugenommen. Auch hier steigt der Aufwand, Lücken zu füllen und Ersatz-Termine zu finden stetig. Auch die Entgegennahme von Anzahlungen bzw. Terminkautionen will verwaltet werden. - Kundenbindung
Es ist immer deutlich günstiger, einen bestehenden Kunden zu halten, als einen neuen zu gewinnen. Doch das passiert nicht von selbst. Wer heute ein professionelles Follow-Up betreibt, hat die Nase gegenüber dem Wettbewerb klar vorn: „Ist alles gut verheilt?“, „Wir laden dich ein zur Nachkontrolle / Nachstechen / Schmuckwechsel…“, „Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!“, … - Aktionen
Ich kann viel Geld ausgeben, wenn ich z.B. eine Lotterie-Aktion über Insta/TikTok bewerbe oder ich mache es smarter und günstiger mit meinen eigenen Daten über einen E-Mail- oder WhatsApp-Newsletter. Vorausgesetzt: Ich habe die Daten. Datenmanagement wird in unserer Branche noch immer maßlos unterschätzt! - Dokumentations-Pflicht
Gerne vernachlässigt, bis irgendwann eine Schadensersatz-Forderung (aus welchem Grund auch immer) ins Haus flattert und man händeringend jeden Schnipsel Papier sucht, der einem vor Gericht helfen könnte.
Dies ist nur ein knapper Abriss der Arbeiten, die im Bereich Studio-Verwaltung anfallen. Hinzu kommen noch Buchhaltung, Wareneinkauf, Inventur (Schmuck) und vieles mehr.
Gleicher Umsatz, steigender Gewinn
Wie ihr wisst, betreiben wir selbst auch ein Tattoo-Studio mit 6 Arbeitsplätzen. Und auch wir spüren die massiven Veränderungen im Tattoo-Markt. Dennoch haben wir über die letzten Jahre zwei Dinge geschafft:
- Tattoo-Preise, Einnahmen (Terminauslastung) und Platzmieten für unsere Tätowierer*innen sind konstant geblieben.
- Unser eigener Stundenlohn für das Studio-Management ist stetig gestiegen.
Das haben wir nicht dadurch erreicht, dass unsere Artists den Wettbewerb in den Schatten stellen (auch wenn die das gerne anders sehen). Dies haben wir erreicht durch immer besseren Kunden-Service bei gleichzeitig immer stärkerer Automatisierung (also abnehmenden Personalkosten bzw. Arbeitsaufwand).
Und mit Einsatz der KI reduziert sich unser operatives Studio-Management auf nur noch eine Aufgabe: Zu einer Anfrage den richtigen Artist finden und mit diesem Preis und Dauer festzulegen.
80% der Studio-Verwaltung übernehmen KI und Self-Services
Wir haben in den letzten Monaten intensiv ein einem KI-Agenten-Modell gearbeitet, mit dem wir wirklich jeden Winkel des Studio-Managements erreichen. Das Agenten-Modell wird derzeit in zwei Studio pilotiert und erweist sich nicht nur als unglaublich effizient. Vielmehr ist dessen Output bereits jetzt auch qualitativ besser, als alles, was ein Shop-Manager leisten kann. Und das schließt mich mit ein.
Ein Beispiel: Ein Kunde hat ein Tattoo-Termin für ein neues Tattoo bei uns gebucht, musste diesen aber leider absagen. Die KI scannt täglich für uns solche „unterbrochenen“ Projekte, liest den Grund der Absage (aus Termin und Nachrichten), schaut, ob evtl. bereits ein neuer Termin gebucht wurde. Falls nicht, ermittelt sie einen sinnvollen Zeitpunkt für ein evtl. Nachfassen (bei Krankheit nach 7 Tagen, Absage aufgrund der Arbeit nach 3 Tagen, …). Ist ein nachfassen fällig, schlägt die KI dies vor und formuliert auf Anfrage eine entsprechende Nachricht (E-Mail/SMS) an den Kunden. Selbstverständlich liest sie dabei die bisherigen Nachrichten an den Kunden durch und geht auf wichtige Dinge ein („Wir hoffen, es geht dir mittlerweile besser und wollten fragen…“). Sie prüft, ob evtl. ältere Nachrichten nicht zugestellt werden konnten (alte Handynr.) und meldet sich selbständig, wenn ihr irgendwelche wichtigen Informationen fehlen.
Ich muss nur noch „ausführen“ klicken.
Täglich laufen zwischen 15 und 30 solcher KI-Agenten, durchsuchen (Beispiel Piercing) über 20.000 Datensätze (alle aktuellen Kunden, Projekte, Termine, Nachrichten), benötigen dafür weniger als 2 Minuten und kosten ca. 2-3 € pro Tag bei einem Studio mit 5 Tattoo-Arbeitsplätzen und 3 Piercing-Kabinen.
KI-Agenten sind heute sogar in der Lage, die Kunden für euch anzurufen und ein Gespräch in einer Qualität zu führen, dass man die KI nicht mehr von einem Menschen unterscheiden kann. Wir sehen bislang von solchen Telefon-Agenten ab, da dies bei den meisten Menschen zumindest heute noch und in unserem Kulturkreis nicht so gut ankommt. Dadurch, dass ich selbst auf „ausführen“ und „senden“ klicke, bleibe ich als Studio-Inhaber federführend und die Nachricht an den Kunden kommt letztendlich von mir.
Das Studio-Management ändert sich grundlegend
Ganz egal, wie ausgeklügelt euer System für das Management eurer Anfragen und Termin heute ist: Vor diesem Hintergrund ist es schlicht überholt. Die KI schlägt jedes System durch die Fähigkeit, gewaltige Datenmengen in kürzester Zeit für einen unschlagbaren Preis zu verarbeiten.
Und das alles, ohne das man die Kontrolle verliert. Jede Aktion wird als Vorschlag formuliert, den ihr annehmen, ändern oder ablehnen könnt. Zudem verschafft so ein System das unglaublich beruhigende Gefühl, nichts und niemanden mehr zu vergessen. Klar: Wenn die KI schlicht jedes Mal alle Datensätze durcharbeitet.
Natürlich sind solche Agenten-Modelle individualisierbar, so dass man seine ganz eigenen Schwerpunkte und seine Philosophie maßgeschneidert umsetzen kann.
Wann kommt die KI?
Wie gesagt: Die Piloten laufen bereits und wir werden in Kürze zwei weitere Studios mit in das Programm aufnehmen. Doch es wäre ein Fehler, sich zurückzulehnen und abzuwarten, bis das System fix und fertig für alle Verfügbar ist.
Denn das Rückgrat der Automatisierung und KI sind Daten! Und es gilt eine klare Regel:
Shit in – Shit out!
Das heißt: Je mehr Daten man heute sammelt und je besser deren Qualität ist, desto größer wird der Effekt der KI-Agenten sein. Und eines kann ich aus Erfahrung sagen: Jeder, wirklich jeder in unserer Branche hat heute Handlungsbedarf, was seine Daten angeht. Entweder fehlen entscheidende Dinge gänzlich (Namen, Kontaktdaten, Projekt-Beschreibungen, Nachrichten, …) oder die Qualität ist eher mangelhaft (Kunden-Dubletten, Projekt-Dubletten, Termin-Absagen, …).
Unsere Empfehlung lautet daher: Jetzt starten!
Was kommt noch?
Wir hatten auf dem BMXnet Aug. 2025 in Berlin einen ausführlichen Vortrag zum Thema „Automatisierung und KI im Tattoo&Piercing-Business“ gehalten, der auf sehr große Resonanz stieß. Wir bieten diesen nun als Webinar-Vortrag per Zoom an, für alle, die gerne mehr über dieses Thema wissen möchten:
Euer
