De nombreux studios sont à court de clients, d’artistes et/ou de coûts. Les calendriers ne sont remplis que si les clients sont satisfaits et attendent un service de qualité. Mais comment payer un bon personnel de service lorsque les artistes grognent déjà à la location de l’espace > € par mois ?
Soyez rapide, soyez le premier
De plus, avec la concurrence accrue, votre temps de réponse joue également un rôle. Premier arrivé, premier servi. Il semble impossible de satisfaire tout le monde. Pourtant, c’est possible.
Nous aimerions vous montrer ici comment vous pouvez réduire à 30 secondes votre temps de demande de tatouage jusqu’à la date réservée :
1) Disponible en ligne 24/7 pour les demandes de tatouage
Vos clients ne sont pas différents de vous : Vous n’avez généralement pas le temps de vous occuper de votre vie privée avant que tous les magasins ne soient fermés. Facilitez-vous la vie et celle de vos clients en leur proposant un formulaire de demande en ligne pour leurs besoins en tatouage.
Idéalement, vous devez vous assurer que vous recevez toutes les informations dont vous avez besoin pour une offre (motif, style, taille, partie du corps, type de peau, modèles de photos, couverture ?)
2) Répondez à court terme et n’oubliez personne
Faites-vous des modèles de messages pour les opérations les plus importantes telles que
« Merci beaucoup pour votre demande. Ce motif conviendrait à notre … En ce qui concerne les coûts, il faut compter environ xxx €. Si cela vous convient, n’hésitez pas à réserver un rendez-vous de X heures chez nous… »
Prenez l’habitude de répondre à toutes les demandes, au moins le matin et le soir. Avec de tels modèles de texte, cela se fait en un tour de main pour chaque demande. Car c’est toujours la même chose : soit vous envoyez une offre (comme esquissé ci-dessus), soit vous envoyez un de ces messages :
« Merci beaucoup pour votre demande. Nous serions ravis de le réaliser avec vous. Nous avons toutefois besoin de quelques informations supplémentaires pour pouvoir vous faire une offre : … «
« … Nous aimerions le faire avec vous. Aimerais-tu venir chez nous pour une consultation afin que nous puissions régler tous les détails ? … »
« … Nous aimerions réaliser cela avec vous, mais nous ne pouvons pas vous proposer de dates pour le moment. Mais si tu le souhaites, nous te mettrons volontiers sur notre liste d’attente… »
« …Malheureusement, nous ne pouvons pas vous aider avec votre demande de tatouage… »
Notez quand vous avez envoyé quoi à qui (en particulier les prix !) afin de ne pas oublier quelqu’un et de ne pas perdre le fil.
3) Laissez les clients réserver en ligne
Voilà, et maintenant, offrez au client la possibilité de réserver le rendez-vous en ligne. Le devis que vous lui avez envoyé contient tout ce qu’il/elle a besoin de savoir :
« … Le motif conviendrait à notre … je vous réserve volontiers un rendez-vous de X heures … »
Si vos horaires de travail, vos congés et tous vos rendez-vous sont enregistrés dans votre calendrier, cela ne pose aucun problème aujourd’hui. Selon le système, vous pouvez même définir les jours et les heures de réservation pour chaque type de rendez-vous (réunion, tatouage, repiquage, etc.).
L’impact est énorme, pour vous comme pour vos clients :
- Pour vous, le processus est d’abord terminé avec l’envoi du devis. Les clients réservent ensuite eux-mêmes les rendez-vous (généralement lorsque vous avez terminé votre journée de travail).
- Vos clients peuvent réserver tranquillement chez eux et choisir la date qui leur convient. Fini le ping-pong des « je ne peux pas » ! Les bons systèmes offrent également la possibilité de verser un acompte/une caution pour le rendez-vous. Le client n’a pas besoin de venir chez vous pour cela.
- Suivi : Si vous le souhaitez, utilisez votre liste du point 2 et faites un suivi de toutes les demandes qui n’ont pas été réservées après 3-4 jours. 😉
Et s’il arrive qu’un client réserve quelque chose qui ne lui convient pas, vous supprimez simplement le rendez-vous et disposez bien sûr du modèle de message approprié :
« Merci beaucoup pour votre réservation. Malheureusement, nous ne pouvons pas réaliser votre demande de tatouage de cette façon et nous devrions retirer la date. Si cela vous convient, vous pouvez réserver un rendez-vous de X heures avec … «
Évite le travail manuel et les listes en double
Si vous travaillez avec un système de calendrier qui intègre les informations et les fonctions décrites ci-dessus, vous n’aurez pas besoin de copier et de coller les données du client, les descriptions des motifs et les images. La réponse à vos demandes de tatouage jusqu’à la prise de rendez-vous se résume alors aux étapes suivantes :
- Récupérer les offres reçues, les consulter et définir l’artiste, le prix et la durée.
(Éventuellement, demander le prix à l’artiste, par exemple via WhatsApp) - Offre (ou autre réponse) au client
- Comparer les dates réservées avec l’offre
Oui, c’est ça.
Automatise autant que possible
Ce principe peut être appliqué à de nombreuses tâches de gestion de studio :
- Annulation de rendez-vous à court terme
Écrivez à tous les clients du même artiste qui ont un rendez-vous de même durée dans les jours/semaines à venir et demandez s’ils peuvent/voudraient éventuellement arriver plus tôt. - Artiste malade, 1 semaine de report de dates
Écrivez à tous les clients concernés, dites que vous êtes désolés et proposez immédiatement de réserver une date de remplacement en ligne. - Guest-Artist de retour
Écrivez à tous les clients qui sont passés chez lui/elle au cours des 12 derniers mois et invitez-les à réserver un autre rendez-vous avec l’artiste.
Avec le système approprié, toutes ces actions sont à nouveau réalisées en 1 minute, y compris le report de rendez-vous d’une semaine entière !
L’efficacité est un avantage concurrentiel
Plus la gestion de votre boutique est efficace, plus vous réduisez vos coûts tout en maintenant, voire en améliorant, le service offert aux clients. Et plus vos coûts sont faibles, plus vous pouvez louer vos emplacements à bas prix avec une marge bénéficiaire identique ou meilleure pour vous.
Tout en direct dans notre webinaire gratuit
Le lundi 3 février 2025 à 15h00, nous organiserons notre prochain webinaire gratuit sur le thème « Automatisation et amélioration du service », au cours duquel vous pourrez voir en direct les méthodes décrites ici. Si vous êtes intéressé, inscrivez-vous en ligne ici :
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