Einleitung
Viele denken, doppelte Kundendaten seien kein Problem, außer, dass man sie eben halt doppelt erfasst hat. Daher hier ein paar Beispiele, welche Probleme durch doppelte Kunden entstehen können:
- Alte Handynr.
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Der Kunde hat bei seinem letzten Termin seine neue Handynr. mitgeteilt, und der Artist (z.B. Robin) hat diese auch bei dessen Kundendaten geändert. Nun hat der Kunde noch einen Termin bei einem anderen Artist (sagen wir: John), der den Kunden leider doppelt führt, also noch mit der alten Handynr. Jetzt nehmen wir mal an, John muss seinen Termin kurzfristig absagen (z.B. Zahnarzttermin), kann den Kunden aber nicht erreichen und denkt sich: „Selber Schuld, wenn er mir eine alte Handynr. nennt!“. Der Kunde ist zu Recht sauer, wenn er umsonst zum Termin erscheint.
- Aktuelle Risikofaktoren fehlen
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Nehmen wir das Beispiel von oben und wandeln es etwas ab: Der Kunde hat Robin bei seinem Termin mitgeteilt, dass er eine Nickel-Allergie hat und daher keine Farben verwendet werden sollten, die Nickel enthalten. Alles klar bei Robin, nur John weiß nichts davon…
Also abgesehen davon, dass doppelte Kundendaten mehr Arbeit machen, können sie auch gefährliche Probleme machen. Aus diesem Grund versucht KissCal bei der Kundenneuanlage doppelte Kunden zu vermeiden (Doubletten-Abgleich) und bietet zudem noch entsprechende Funktionen, um doppelte Kundendaten ganz einfach zu bereinigen.
Kundendoubletten bereinigen
Ihr kommt in diesen Programmteil entweder über eine entsprechende Fehlermeldung aus dem Kontroll-Center oder über den Menüpunkt „Manage – Dubletten“. Es öffnet sich die Übersicht über die Doubletten, die KissCal für euch identifiziert hat:
Wichtig ist gleich oben die Auswahl der Doublettenliste. KissCal kann für euch Doubletten nach folgenden Kriterien erkennen:
- Namens-Doubletten
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KissCal sucht nach Kunden, deren Vor- und Nachname ähnlich sind. Dabei kann KissCal auch Doubletten mit leicht unterschiedlicher Schreibweise erkennen.
- Email-Doubletten
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Hier werden alle Kunden angezeigt, welche die selbe Emailadresse haben.
- Handy-Doubletten
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Hier werden alle Kunden angezeigt, welche die selbe Handynr. haben.
Dabei kann es sein, dass einige Doubletten sowohl bei den Namens- als auch den Email- und/oder Handy-Doubletten auftauchen. Sobald ihr eine Doublette an einer Stelle bereinigt habt, verschwindet sie automatisch auch in den anderen Listen.
Doubletten von:
Sobald ihr auf einen Kunden aus der Doublettenliste klickt, erscheint darunter eine weitere Liste mit den Kunden, die ggf. zu dem in der ersten Liste ausgewählten Kunden doppelt sind.
Meist ist das nur einer, aber es können auch mehrere sein (insb. bei Kunden, zu denen ihr nur den Vornamen habt). Wenn ihr nun zwei Kunden ausgewählt habt (einen in der oberen Liste und einen in der unteren) habt ihr die drei nachfolgenden Möglichkeiten, wie es weiter gehen kann.
Zusammenführen
Wenn es sich eindeutig um dieselben Kunden handelt, könnt ihr diese über den gleichnamigen Button zusammenführen. Dabei werden alle Projekte, Termine und Nachrichten auf einen Kunden zusammengeführt. Evtl. Unterschiede in einzelnen Feldern werden euch vorab angezeigt:
Sind verschieden
Wenn es sich eindeutig um unterschiedliche Kunden handelt (oft bei Email/Handy-Doubletten bei Partnern/Geschwistern), könnt ihr diese beide über den Button „Sind verschieden“ als unterschiedlich kennzeichnen. Sie erscheinen dann nicht weiter in der Doublettenkontrolle.
In dem Info-Feld könnt ihr einen kurzen Vermerk dazu schreiben (z.B. Eheleute, Familie, etc.).
Sprung in die Kundenliste (Lupe + Name)
Seid ihr euch nicht sicher, ob es derselbe Kunde ist, könnt ihr euch mit einem Sprung in den Kalender nähere Informationen zu dem Kunden ansehen. KissCal sucht euch automatisch die betreffenden Kunden heraus (über den Nachnamen). Schaut z.B. nach, bei welchen Artists die Kunden Termine hatten und klärt mit diesen, ob es derselbe ist, oder nicht.
Doublettenausschlüsse
Diese Funktion erreicht ihr über den Menüpunkt „Manage – Doubletten-Ausschlüsse“, vorausgesetzt, ihr habt Adminrechte für KissCal. Denn der eine oder andere Anwender macht es sich gerne leicht und bereinigt seine Doublettenliste mit fleißigem Drücken von „Sind verschieden“.
In dieser Liste seht ihr, welche von KissCal angezeigten Kundendoubletten (Kunde von/zu) mit welcher Info, von welchem Anwendern, wann als „Sind verschieden“ von der Doublettenliste genommen wurden.
War hier jemand zu großzügig mit dieser Einschätzung, könnt ihr die Doubletten wieder aktivieren, indem ihr die betreffenden Einträge auf der Liste einzeln markiert und löscht.