COVID-19: Tipps für den Re-Start

Die Nachricht, dass in Sachsen voraussichtlich ab dem 4.5.2020 wieder tätowiert werden darf, hat eingeschlagen wie eine Bombe. Man darf also hoffen, dass es auch in den anderen Bundesländern bald für uns weitergeht.

Doch schon tauchen die nächsten Probleme auf: Alle ausgefallenen Termine müssen neu vergeben werden. Und für diejenigen, die weit im Voraus ausgebucht sind: Wohin verschiebt man nun die ausgefallen Termine? Einfach ans Ende? Wohl kaum. Und was macht man in dieser Situation mit all den Anfragen für neue Tattoos?

Die Terminvergabe ist äußerst individuell

Für diese Probleme gibt es sicherlich kein Patentrezept, da die Art und Weise der Terminvergabe von Studio zu Studio und Artist zu Artist äußerst unterschiedlich ist. Wir haben allerdings von ein paar recht interessanten Ansätze erfahren, die wir euch nicht vorenthalten möchten.

Ausgefallene Termine vor neuen Projekten

Die meisten von euch werden ihren Bestandskunden vor evtl. neuen Kunden Termin anbieten wollen. Doch wie organisiert man das, wenn alles auf einmal kommt?

Kurze Info auf eure Website bzw. bei FB/Insta

Informiert eure Kunden über das grundlegende Vorgehen zu eurer Terminvergabe z.B. über einen Post oder einen entsprechenden Beitrag auf eurer Website (hier ein Beispiel von unserer Website).

Bei größeren Projekten einfach hinten anhängen

Bei Kunden mit größeren Tattoos und folglich mehreren Terminen kann man die ausgefallenen Termine ggf. einfach hinten anhängen. Dies sollte man als erstes machen, das lichtet schon einmal den Berg an Arbeit.

Für kisscal-Nutzer: Über Manage-Projekte könnt ihr diese Kunden abrufen und anschreiben bzw. abtelefonieren:

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Lasst eure Kunden aktiv werden

Wenn ihr die Möglichkeit habt, die Kunden mit Terminausfällen einfach anzuschreiben, dann macht das, sobald ihr wisst, ab wann ihr offiziell wieder öffnen dürft. In diesem Zuge könnt ihr sie auch gleich über neue Hygiene-Vorschriften informieren. Bietet ihnen eure Kommunikations-Kanäle zur Terminvereinbarung an. So macht ihr den Kunden zum Akteur und müsst nicht jeden einzelnen mühsam abtelefonieren.

Für kisscal-Nutzer: mit der Broadcast-Funktion macht ihr das mit wenigen Klicks:

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Zu viel zu verschieben? Evtl. einen Reset machen…

Solltet ihr viele Monate im Voraus ausgebucht sein, wird es schwer, die Termine so zu verschieben, dass man allen gerecht wird – inkl. sich selbst. Hier macht es evtl. Sinn, pauschal alle Termine abzusagen und ganz neu zu vergeben. Das ist übrigens ein optimaler Zeitpunkt, evtl. auf ein neues Kalender-System wie kisscal umzusteigen. ?

Online-Terminbuchung kann viel Arbeit sparen

Gerade bei der Flut der neu zu vergebenen Terminen können Online-Termine ein Segen sein, sowohl für euch, als auch für den Kunden. Denn er kann es bequem von zu Hause machen, kommt sofort dran und hat gleich ein Ergebnis. Evtl. Nachbearbeitungen dieser Online-Buchungen (ggf. nochmal um-terminieren) sind deutlich zeitsparender, als alles manuell und vor allem selbst zu machen.

Für kisscal-Nutzer: eine Termin-Art „Folge-Termine“ mit 2-3 Optionen (1-Stunde, 3-Stunden, Tages-Sitzung) genügt hier schon:

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Neue Tattoos auf die Warteliste

Neukunden kann man natürlich bis auf weiteres vertrösten und sagen, sie sollen sich in 2-3 Monaten mal wieder melden. Aber es geht auch etwas kundenorientierter: mit Wartelisten. Wenn ihr elektronisch geführte Wartelisten habt, könnt ihr neuen Kunden anbieten, dass sie automatisch angeschrieben werden, sobald ihr wieder Termine vergebt. Viele Kunden sind in der aktuellen Situation auch bereit, ihre Terminkaution vorab zu entrichten, einfach um euch zu unterstützen. Das macht die spätere Terminvergabe dann um so einfacher.

Für kisscal-Nutzer: Unter Manage-Warteliste könnt ihr eure Warteliste jederzeit einsehen, pflegen und natürlich auch automatisch anschreiben lassen:

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Knallt eure Kalender nicht mehr so voll

Spätestens jetzt merkt man, dass es nicht unbedingt nur Vorteile hat, wenn man sich seinen Kalender über viele Monate voll knallt. Es kann immer mal wieder passieren, dass man selbst mal für längere Zeit ausfällt (Bandscheibenvorfall oder so…). Dann habt ihr dasselbe Theater wieder. Oft endet das dann in monatelangen 7-Tage-Wochen, was auch nicht wirklich gesund ist. Überlegt euch hier ein Verfahren, dass euch genügend Luft zum Atmen lässt.

Für kisscal-Nutzer: Werft doch mal einen Blick in die Tutorials, Kapitel „Die Jahresvorschau“. Die wurde genau zu diesem Zweck für euch entwickelt.

Euer
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